559 – La piètre qualité de certains schémas de classification des documents d’activité

Tout au cours de mes 37 années de métier, j’en ai consulté, comparé, analysé et évalué des centaines, voire des milliers de schémas de classification pour la structuration des séries de dossiers et des documents d’activités. Et pas tous hiérarchiques, croyez-moi. Et je me suis toujours demandé comment on pouvait en arriver à mettre en place un système de gestion documentaire efficace en le faisant reposer une représentation déficiente de l’ensemble des fonctions, des activités et des sous-activités de mission et de gestion interne d’un organisme. Que cet outil fondamental pour l’exploitabilité et la gestion du cycle de vie de l’information portée par tout type de support soit pour une bonne part le résultat d’une improvisation totale. Or, l’ensemble des fonctionnalités (classification, identification, classement, repérage, utilisation, gestion du cycle de vie d’un système de GID) reposent sur un schéma de classification hiérarchique des documents administratifs qui doit être rigoureux, complet, logique et performant. En négligeant sa facture, c’est un peu comme si on mettant toute sa confiance en un architecte ou un ingénieur qui propose d’ériger un édifice d’une dizaine d’étages sur les fondations d’un bungalow!

Je traite aujourd’hui de ce sujet à la suite de deux événements vécus au cours des derniers jours. Le premier déclencheur, la prise de connaissance du schéma de classification d’un organisme gouvernemental québécois dans un processus de veille professionnelle : une structure de classification à laquelle j’aurais attribué la note « E » (échec) si un étudiant ou une étudiante me l’avait soumise. Vraiment n’importe quoi réalisé peut-être par un ou une stagiaire pour sabrer dans les dépenses (parce qu’il ne s’agit certainement pas ici d’un investissement). Et ce cas n’est pas unique…

Quelques jours auparavant, dans une discussion informelle, un de mes collaborateurs m’a informé que pendant toute sa formation universitaire en gestion des documents administratifs et des archives, on ne lui avait jamais appris comment établir un schéma de classification. J’en suis tombé en bas de ma chaise, pour employer une expression populaire. Le lendemain, j’ai posé la question aux autres membres du personnel possédant un certificat ou une maîtrise dans le domaine : même réponse déconcertante!

Pas surprenant qu’un très grand nombre de schémas de classification soient de piètre qualité lorsque les « spécialistes du métier » ne possèdent pas les savoirs et les savoir-faire essentiels à l’établissement de structures classificatoires de qualité supérieure. Imaginez alors les résultats lorsque n’importe quel quidam sans aucune connaissance en gestion documentaire se voit confié, au sein de son organisation, la mission engageante de structurer les ensembles documentaires s’improvise du jour au lendemain architecte documentaire. Est-on conscient des risques inhérents à cet état de fait, ou totalement irresponsable?

Michel Roberge