626 – Accroître la flexibilité d’un schéma de classification hiérarchique des documents d’activité

J’ai toujours été à la recherche de la conception et de l’établissement de schémas de classification de qualité supérieure pour une exploitabilité maximale des dossiers dans des structures hiérarchiques physiques (pour les documents en format papier) ou virtuelles (pour les documents technologiques. Arborescences classificatoires rigoureuses et souple.

Parmi les dossiers d’une organisation, la très grande majorité d’entre eux portent sur des activités, des actions sur des objets de gestion. Par exemple, les dossiers d’Embauche (action) des ressources humaines (objets de gestion). D’autres dossiers regroupent des documents qui concernent directement des objets de gestion. C’est le cas des Dossiers du personnel, des Dossiers des clients, des Dossiers de projets…

Prenons ce dernier exemple, celui des Dossiers de projets. Dans un organisation qui gère nombreux projets, un grand nombre de documents relatifs à chacun d’eux doivent être pris en charge et être accessibles aux équipes de projet. Chaque projet a un nom et dans chaque cas, une mini structure de « sous-dossiers » est requise pour découper l’ensemble de la documentation selon les phases et les activités de gestion du projet. On est alors en présence de Subdivisions spécifiques® (l’expression est une marque de commerce enregistrée au Canada depuis 1995) applicable potentiellement à chaque dossiers de projets. Cette manière de faire qui permet aussi de lier chaque subdivision à une règle de conservation qui lui est propre assure une organisation modélisée de la documentation de projet et l’application plus rigoureuse des règles de gestion du cycle de vie des documents.

J’ai imaginé cette façon de faire en 1985 lors de la publication de La classification universelle des documents administratif (ouvrage épuisé depuis quelques années) et j’en explique les tenants et aboutissants de façon plus détaillée dans Le schéma de classification hiérarchique des documents administratifs (2011).

Cet exemple concerne les dossiers de projets, qu’on applique ou non la méthodologie du PMBOK® (Project Management Body of Knoweledge) du Project Management Institute (PMI). Mais elle est aussi très efficace pour les dossiers de clients, du personnel, de production de biens livrables, d’organisation d’activités…

Michel Roberge