7 nov. 2012

631 - L’établissement des règles de gestion du cycle de vie des dossiers : du mode « push » au mode « pull »

Traditionnellement, les caractéristiques des dossiers, leurs règles de conservation et celles relatives à l’accès ont toujours été établies en mode « push » (du dossier vers les documents). Cette approche s’imposait dans un contexte de documents disponibles uniquement sur support papier. Ainsi, à partir de chacune des séries documentaires annoncées dans un schéma de classification auxquelles se rattachent un nombre indéfini de dossiers, la pratique consiste à planifier globalement leur cycle de vie (durée de vie utile et sort final, niveau de confidentialité, essentialité) et, par conséquent, celui des documents qui les composent. La même approche s’applique en ce qui a trait aux droits d’accès plus ou moins limités aux dossiers et à leurs composantes.

Avec l’introduction progressive de dossiers technologiques composés de fichiers informatiques, de courriels… on a eu tendance à appliquer les mêmes principes directeurs en se basant sur les caractéristiques définies au niveau des séries documentaires fédératrices de dossiers électroniques, de répertoires informatiques.

Mais dans un environnement numérique, il est technologiquement possible de comparer les caractéristiques des documents d’un dossier ainsi que leur durée d’utilité individuelle  en lien avec les autres documents du même dossier. En mode « pull » (des documents vers le dossier) la sécurisation des documents et des dossiers peut être plus poussée. En confrontant les informations de gestion propres à chaque document, il est possible d’ajuster automatiquement la gestion du cycle de vie et de l’accès pour l’ensemble ou une portion de chaque dossier. Et ce, au fur et à mesure de l’ajout de nouveaux documents (fichiers informatiques, courriels…).

Une telle approche automatisée permet une gestion évolutive de la durée de conservation (règle de conservation dynamique), de la mise à niveau des accès, de l’identification de la présence d’informations essentielles à protéger en cas de sinistre ou de renseignements personnels.

Un principe de gestion intégrée des documents à considérer qui peut mieux répondre aux attentes des responsables de la gestion documentaire et ceux de la sécurité de l’information.

Michel Roberge

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