Traditionnellement,
les caractéristiques des dossiers, leurs règles de conservation et celles
relatives à l’accès ont toujours été établies en mode « push » (du dossier vers les
documents). Cette approche s’imposait dans un contexte de documents disponibles
uniquement sur support papier. Ainsi, à partir de chacune des séries
documentaires annoncées dans un schéma de classification auxquelles se rattachent
un nombre indéfini de dossiers, la pratique consiste à planifier globalement leur
cycle de vie (durée de vie utile et sort final, niveau de confidentialité,
essentialité) et, par conséquent, celui des documents qui les composent. La
même approche s’applique en ce qui a trait aux droits d’accès plus ou moins
limités aux dossiers et à leurs composantes.
Avec
l’introduction progressive de dossiers technologiques composés de fichiers
informatiques, de courriels… on a eu tendance à appliquer les mêmes principes
directeurs en se basant sur les caractéristiques définies au niveau des séries
documentaires fédératrices de dossiers électroniques, de répertoires
informatiques.
Mais
dans un environnement numérique, il est technologiquement possible de comparer
les caractéristiques des documents d’un dossier ainsi que leur durée d’utilité
individuelle en lien avec les autres
documents du même dossier. En mode « pull »
(des documents vers le dossier) la sécurisation des documents et des dossiers peut
être plus poussée. En confrontant les informations de gestion propres à chaque
document, il est possible d’ajuster automatiquement la gestion du cycle de vie
et de l’accès pour l’ensemble ou une portion de chaque dossier. Et ce, au fur
et à mesure de l’ajout de nouveaux documents (fichiers informatiques, courriels…).
Une
telle approche automatisée permet une gestion évolutive de la durée de
conservation (règle de conservation dynamique), de la mise à niveau des accès,
de l’identification de la présence d’informations essentielles à protéger en
cas de sinistre ou de renseignements personnels.
Un
principe de gestion intégrée des documents à considérer qui peut mieux répondre
aux attentes des responsables de la gestion documentaire et ceux de la sécurité
de l’information.
Michel
Roberge
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