712 – Mon lexique de la gestion intégrée des documents d’activité (GIDA) : D (2)

Disque  dur - Disque rigide simple ou regroupé en plateau servant à l'enregistrement électromagnétique de toute forme d'information visuelle ou sonore.

Document - Information portée par un support (papier, support électromagnétique, magnétique, électronique, optique,  logique, microforme…).

« L'information y est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d'images. L'information peut être rendue au moyen de tout mode d'écriture, y compris d'un système de symboles transcriptibles sous l'une de ces formes ou en un autre système de symboles. (…) est assimilée au document toute banque de données dont les éléments structurants permettent la création de documents par la délimitation et la structuration de l'information qui y est inscrite. » Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information.

Document d’archives de conservation permanente - Document dont la valeur administrative, financière ou juridique est éteinte, qui a une valeur archivistique, historique ou patrimoniale et qui doit être conservé en permanence.

Document/Dossier actif - Document/Dossier d’activité d’une organisation couramment utilisé à des fins administratives, financières ou juridiques et généralement conservé dans les espaces à bureau lorsqu’ils sont en format papier, sur les serveurs de fichiers ou dans une voûte électronique s’il s’agit de documents technologiques.

Document/Dossier confidentiel - Document/Dossier d’activité qui protège les droits d’une organisation (information stratégique) dont l’accès est limité à certaines personnes. Dans le cas des organismes publics québécois, la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels précise les principales catégories de documents et de dossiers à accès limité.

Document/Dossier d’activité - Document ou ensemble de documents produit ou reçu dans le cadre des activités d'une organisation et susceptible d'être utilisé pour consultation, étude, preuve, prise de décision ou suivi d’une décision.

Document/Dossier essentiel - Document/Dossier d’activité indispensable au fonctionnement d’une organisation ou qui assurerait la continuité de ses activités à la suite d'un sinistre, d'un sabotage ou d'une erreur.

Document/Dossier inactif - Document/Dossier d’activité d’une organisation qui n'est plus utilisé à des fins administratives, financières ou légales et qui peut être détruit ou conservé en permanence pour sa valeur archivistique, historique ou patrimoniale.

Document/Dossier semi-actif - Document/Dossier  d’activité d’une organisation occasionnellement utilisé à des fins administratives, financières ou juridiques. En format papier, il est généralement entreposé dans un local dédié à la cette fin ; technologique, il peut être stocké sur un  serveur dédié ou sur un support externe ou demeurer disponible sur un serveur de fichiers ou dans une voûte de documents technologiques jusqu’à ce qu’il devienne inactif.

Extrait de Michel Roberge. – La gestion intégrée des documents en format papier et technologiques. Québec, 2009.