Dans le bulletin municipal Ma ville (Ville de Québec) de juin 2013,
page 5, on peut lire cette affirmation bien en évidence dans le coin supérieur
droit de la page qui me tracasse en tant que spécialiste de la gestion documentaire.
Cette affirmation apparaît aussi sur le
site
Web de la ville; il y en est aussi question à la page 4 du guide Accès
et utilisation des services ebee sur le site Web de la firme Asentri ainsi
qu’à la page 10 : « Vous pouvez
ajouter des documents à votre coffre-fort. Les
documents ajoutés au coffre-fort peuvent être signés et avoir une valeur légale)
:
Considérant
les exigences de la Loi concernant le cadre juridique des
technologies de l’information, loi québécoise, il me semble que ce
raccourci assurant les citoyens que le
simple fait de déposer dans ledit coffre-fort des documents qu’ils auront eux-mêmes
numérisés, horodatés, marqués d’une empreinte cryptée et signés numériquement en fera des documents non contestables d’un
point de vue légal, le document original sur papier ayant été détruit ou
perdu.
Ce qui
m’inquiète (ai-je tort ?), c’est la teneur de l’article 17 de la loi qui se lit
ainsi :
« L'information d'un document qui doit être conservé
pour constituer une preuve, qu'il s'agisse d'un original ou d'une copie, peut
faire l'objet d'un transfert vers un support faisant appel à une technologie
différente.
Toutefois, […] pour que le document source [sur
papier, par exemple] puisse être détruit et remplacé par le document qui résulte du
transfert [fichier PDF, par exemple] tout en conservant sa valeur
juridique, le transfert doit être documenté de sorte qu'il puisse être
démontré, au besoin, que le document résultant du transfert [fichier
PDF]
comporte la même information que le document source [sur papier] et que son intégrité est assurée [par
les mesures de sécurité appliquées dans le coffre-fort].
La documentation
comporte au moins la mention du format d'origine du document dont l'information
fait l'objet du transfert, du procédé de transfert utilisé ainsi que des
garanties qu'il est censé offrir, selon les indications fournies avec le
produit, quant à la préservation de l'intégrité, tant du document devant être
transféré, s'il n'est pas détruit, que du document résultant du transfert.
La documentation, y compris celle relative à tout transfert antérieur,
est conservée durant tout le cycle de vie du document résultant du transfert.
La documentation peut être jointe, directement ou par référence, soit au
document résultant du transfert, soit à ses éléments structurants ou à son
support. »
Si cette exigence légale s’applique dans le cas des entreprises ou des
organismes publics qui numérisent leurs documents en format papier qu’ils
décident de détruire en respectant les règles énoncées par la loi, ne
s’applique-t-elle pas aussi pour les citoyens utilisateurs du coffre-fort ?
Si cette exigence s’applique aussi aux individus, pourquoi n’en fait-on
pas mention dans la documentation, dans le contrat d’utilisation…?
Si devant un tribunal la valeur juridique de l’image numérique produite
par le citoyen (ou l’impression sur papier de cette image) est contestée par la
partie adverse et qu’aucune documentation du processus de transfert n’est
disponible, qui prendra la défense du citoyen?
Il y a une semaine, j’ai posé entre autres cette question au personnel
de la firme Asentri, partenaire de la ville de Québec dans ce projet pilote
qu’on qualifie aussi de vitrine technologique. J’attends toujours la réponse. Je la publierai dès que je l’aurai reçue.
2 commentaires:
Quell type d'aciton assure un transfert documenté ?
Expert en gouvernance documentaire a dit...
Vous trouverez la réponse à cette question en consultant les annotations relatives à l'article 17 de la loi diffusées sur le site Web du Conseil du trésor : http://bit.ly/18sigZz
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