758 - Valeur probante des documents numérisés dans le coffre-fort virtuel de la Ville de Québec

Dans le bulletin municipal Ma ville (Ville de Québec) de juin 2013, page 5, on peut lire cette affirmation bien en évidence dans le coin supérieur droit de la page qui me tracasse en tant que spécialiste de la gestion documentaire.

Cette affirmation apparaît aussi sur le site Web de la ville; il y en est aussi question à la page 4 du guide Accès et utilisation des services ebee sur le site Web de la firme Asentri ainsi qu’à la page 10 : « Vous pouvez ajouter des documents à votre coffre-fort. Les documents ajoutés au coffre-fort peuvent être signés et avoir une valeur légale) :

Considérant les exigences de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information, loi québécoise, il me semble que ce raccourci assurant les citoyens que le simple fait de déposer dans ledit coffre-fort des documents qu’ils auront eux-mêmes numérisés, horodatés, marqués d’une empreinte cryptée et signés numériquement en fera des documents non contestables d’un point de vue légal, le document original sur papier ayant été détruit ou perdu.

Ce qui m’inquiète (ai-je tort ?), c’est la teneur de l’article 17 de la loi qui se lit ainsi :

« L'information d'un document qui doit être conservé pour constituer une preuve, qu'il s'agisse d'un original ou d'une copie, peut faire l'objet d'un transfert vers un support faisant appel à une technologie différente.

Toutefois, […]  pour que le document source [sur papier, par exemple] puisse être détruit et remplacé par le document qui résulte du transfert [fichier PDF, par exemple] tout en conservant sa valeur juridique, le transfert doit être documenté de sorte qu'il puisse être démontré, au besoin, que le document résultant du transfert [fichier PDF] comporte la même information que le document source [sur papier] et que son intégrité est assurée [par les mesures de sécurité appliquées dans le coffre-fort].

La documentation comporte au moins la mention du format d'origine du document dont l'information fait l'objet du transfert, du procédé de transfert utilisé ainsi que des garanties qu'il est censé offrir, selon les indications fournies avec le produit, quant à la préservation de l'intégrité, tant du document devant être transféré, s'il n'est pas détruit, que du document résultant du transfert.

La documentation, y compris celle relative à tout transfert antérieur, est conservée durant tout le cycle de vie du document résultant du transfert. La documentation peut être jointe, directement ou par référence, soit au document résultant du transfert, soit à ses éléments structurants ou à son support. »

Si cette exigence légale s’applique dans le cas des entreprises ou des organismes publics qui numérisent leurs documents en format papier qu’ils décident de détruire en respectant les règles énoncées par la loi, ne s’applique-t-elle pas aussi pour les citoyens utilisateurs du coffre-fort ?

Si cette exigence s’applique aussi aux individus, pourquoi n’en fait-on pas mention dans la documentation, dans le contrat d’utilisation…?

Si devant un tribunal la valeur juridique de l’image numérique produite par le citoyen (ou l’impression sur papier de cette image) est contestée par la partie adverse et qu’aucune documentation du processus de transfert n’est disponible, qui prendra la défense du citoyen?

Il y a une semaine, j’ai posé entre autres cette question au personnel de la firme Asentri, partenaire de la ville de Québec dans ce projet pilote qu’on qualifie aussi de vitrine technologique. J’attends toujours la réponse. Je la publierai dès que je l’aurai reçue.

Michel Roberge