772 – Une « solution d’archivage » ou une « solution documentaire » ?

Je lis toujours avec grand intérêt les billets d’Arnaud Hulstaert publiés sur le blogue Onderzoek - Recherche. Son plus récent texte intitulé Pourquoi une solution d’archivage et non une solution documentaire (DB) a particulièrement attiré mon attention sur deux plans. D’abord l’argumentaire pour la mise en place d’une solution dite « d’archivage électronique » pour répondre aux besoins de son client dont les objectifs sont une conservation et une exploitation efficace et efficiente de ses documents engageants pendant tout leur cycle de vie :

• « permettre une vue globale de tous les documents relatifs à un dossier ;
• uniformiser les procédures documentaires ;
• enregistrer le courrier entrant ;
• faciliter la production documentaire ;
• faciliter la gestion des emails et des fax ;
• faciliter la gestion des durées de conservation et du sort final ;
• soutenir l’objectif du projet business de réduire le volume de documents papiers ;
• veiller à la capture des documents engageants pour l’institution afin qu’elle puisse produire ces pièces en justice : ceci n’inclut pas de facto une capture numérique. Cependant, afin d’en faciliter la consultation, une capture numérique semble la plus pertinente, principalement pour les documents nativement numériques. »

Le tout appuyé sur des motifs légaux et de métier afin d’assurer la sécurité du système, son intégrité, l’exhaustivité des documents visés, son accessibilité et la traçabilité des actions qui y sont enregistrées. Sans oublier ses capacités à assurer la fixité, l’authenticité, l’intégrité, la pérennité, l’exploitabilité et l’accessibilité des documents qui y sont enregistrés.

Par contre, j’ai tiqué sur le vocabulaire utilisé par l’auteur : opposer une « solution d’archivage électronique » à une « solution documentaire ». À mon humble avis, ces deux expressions portent à confusion.

Généralement, lorsqu’on parle d’archivage, ou bien on fait référence au versement des documents devenus inutiles d’un point de vue administratif, juridique ou financier, mais possédant une valeur historique ou patrimoniale et devant être conservés en permanence par une autorité archivistique (unité administrative interne ou institution spécialisée) chargée de les préserver et de les rendre accessibles.

On utilise également cette expression pour désigner l’archivage électronique dans des solutions informatiques de GED ou GEIDE (SharePoint, Livelink, Documentum…).

Quant à l’expression « solution documentaire », elle correspond généralement à une « solution de gestion intégrée des documents (GID) », ce qui ne semble pas être le cas ici.

ISO, sous l’influence d’un groupe représentatif d’une bonne partie de la Francophonie a pris position avec l’émission des nouvelles normes de la série 3030X en retenant l’expression « Système de gestion des documents d’activité » pour désigner le concept décrit dans ce texte.

Le prétexte de mon billet vise suggérer que nous tous tant consultants que professionnels du métier de spécialistes de la gestion documentaire nous nous rallions, dans l’ensemble de la Francophonie, à la dénomination adoptée par ISO. Comme la norme 15489 « Records Management » fera bientôt l’objet d’une révision en lien avec la 3030X, il y a fort à parier qu’elle s’intitulera « Gestion des documents d’activité ». En normalisant notre vocabulaire, nous augmenterons notre crédibilité professionnelle.

Personnellement, j’ai adopté cette expression. Et je propose de partager librement le logo qui accompagne ce billet.

Michel Roberge