La conception, le développement,
le déploiement et la maintenance de systèmes de gestion des documents d’activité
(« Records Management ») repose sur un certain nombre de principes
directeurs. La question peut être abordée sous différents angles. À preuve, cet
article publié sur le site
Web de l’AIIM sous la plume de Johannes James et intitulé « Principles of Creating a Top-Down Filing
plan ». L’auteur y traite des aspects suivants :- Knowing the factors that drive solid records management
- Moving forward with an effective records management strategy
- Creating a flexible definition of records
- Supporting a workable file plan
- Creating a comprehensive retention strategy
- Executing the file plan
L’article se termine sur trois hypothèses de mise en application :
- Manually executed file plan in which data is stored in non-controlled physical and electronic locations and a reference is made within an electronic (simple) database or EDRMS.
- Computer controlled filing plan execution and data stored outside of the RMA system.
- Computer controlled filing plan execution with data inside repositories that are controlled by the RMA application.
Michel Roberge
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