Depuis que je pratique ce métier (depuis 1974), aujourd’hui celui de Conseiller en gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques, j’ai toujours cherché comment faire mieux plus rapidement au plus bas coût. Je crois que c’est qu’on appelle la recherche de l’efficience définie ainsi dans le
Grand dictionnaire terminologique de l’Office québécois de la langue française : «
Rapport entre les réalisations et les dépenses engagées ou, d'une manière générale, entre les résultats obtenus et les moyens mis en œuvre; utilisation optimale des ressources financières, humaines et matérielles de façon à obtenir la maximisation des extrants pour un niveau donné de ressources, ou la minimisation des intrants pour une certaine quantité et qualité d'extrants. » C’est dans ma nature et il me semble qu’il s’agit là d’un objectif noble.
Aussi, au sein de mon entreprise, depuis 1985, nous avons réussi à concevoir, à développer et à utiliser une méthodologie qui repose sur des processus normalisés ainsi que des outils informatiques (bases de données) pour normaliser et établir plus rapidement des schémas de classification personnalisés et y rattacher les données de gestion du cycle de vie des dossiers et des documents, les règles de conservation. Des outils qui nous empêchent de réinventer la roue ou les boutons à quatre trous. Des outils qui nous permettent de produire des composantes de systèmes de GID de qualité supérieure. Des outils de modélisation dont le résultat est validé par les représentants du client qui doivent s’impliquer dans la démarche pour assurer l’adéquation avec les besoins et la réalité organisationnelle et s’en approprier. Une première étape dans la gestion du changement anticipé par la mise en place de nouvelles pratiques. Et bientôt, une nouvelle génération d’outils de développement nous sera disponible, nous permettant d’être encore plus performants. L’objectif étant toujours l’efficience dans la démarche.
Or, se pourrait-il que la recherche de telles façons de faire soient pénalisantes? J’ai comme l’impression qu’il s’agit là d’un piège. Dans un récent appel d’offres public, l’évaluation de l’effort requis pour établir une politique de GID, un schéma de classification, un calendrier de conservation, un guide de procédures et un plan de gestion du changement nous semblait nettement surestimée : 2 à 3 fois plus élevée qu’elle ne devrait l’être si la soumission faite devait reposer sur une démarche plus traditionnelle, peu performante : 215 jours/personne dont 60 jours/personne pour la gestion d’un projet somme toute non complexe. 100 jours/personne pour établir le schéma de classification alors qu’il est possible de réaliser le tout en moins de 30 jours (peut-être même en se trainant les pieds)!
Lorsque dans le porte-folio des réalisations d’un soumissionnaire la taille des projets présentés en terme d’efforts/personne semble peu importante compte tenu de la méthodologie utilisée, celui-ci part perdant. Il peut être certain de se faire répondre que si son offre n’a pas été acceptée, c’est, entre autres, parce qu’il ne peut présenter aucun projet d’envergure similaire. À moins de mentir. Par exemple, confirmer qu’il faudra investir 100 jours/personne pour établir le schéma de classification d’une organisation publique de taille moyenne, sachant que 80% de ce schéma concerne les fonctions et les activités de gestion interne (gestion administrative, gestion des ressources, des communications et des affaires juridiques) sont déjà connues et comparables dans ce groupe d’organisme, c’est… de la pure science-fiction. Et je crois profondément que lorsque notre éthique professionnelle est remise en cause, on doit dénoncer ce qui doit l’être.
C’est mon opinion et j’espère que je ne suis pas le seul à la partager.
Michel Roberge
