821 - La gestion du cycle de vie du patrimoine documentaire des entreprises

Si j'étais chargé d'un cours de niveau universitaire portant sur les systèmes de gestion intégrée des documents d’activité, voici une des premières lectures que je proposerais à mes étudiants, futurs intervenants concepteurs d'outils de gestion documentaire mais surtout formateurs et accompagnateurs des utilisateurs des documents en organisation afin de les sensibiliser d'abord à une réalité, celle du secteur privé : « Le patrimoine immatériel des entreprises : de la protection à la pérennité », un excellent texte de Cédric Sylvestre, directeur de Numen Digital et publié sur le site Web de ITRnews.com.

Pour vous mettre en appétit, j’en cite quelques extraits :

« La notion de « patrimoine » est porteuse d’une double idée. Elle concerne, d’une part, les biens qui ont de la valeur, et d’autre part les biens qui ont une durée de vie supérieure à une génération [soit] tous les biens qui ne sont pas des actifs matériels, à savoir les informations, les engagements, les titres, les actes, etc.

Appliqué aux entreprises, le ‘’ patrimoine immatériel ‘’ est donc composé de pièces portant des engagements commerciaux, juridiques, réglementaires, mais également des éléments de propriété intellectuelle comme les cahiers de recherche, les marques, les brevets, etc. »

Et l’auteur de constater que dans les entreprises, ce patrimoine « est souvent mal identifié, et le fonds documentaire mal valorisé, limité au classement et à l’archivage classique de métadonnées. Pourtant, la numérisation des fonds documentaires hétérogènes constitue une opportunité concrète et efficace d’agréger, d’unifier, de partager et de protéger ce patrimoine. »

La réflexion se poursuit sur quatre principaux enjeux relatifs à la protection du patrimoine documentaire des entreprises :

• protéger le patrimoine de recherche et développement ;
• protéger le fonds de commerce de l’entreprise : « les relations contractuelles qu’elle entretient avec ses clients, ses partenaires, ses fournisseurs ; les bons de commandes qui l’engagent, les garanties qui la protègent, les contrats qu’elle doit faire respecter, etc. »
• protéger « le patrimoine informationnel concernant la vie sociale de l’entreprise : sa comptabilité informatisée, sa relation avec l’expert comptable, avec le réviseur des comptes, ses registres légaux, sans oublier les exigences supplémentaires du fait d’une cotation boursière. »
• protéger la conformité de l’entreprise avec les lois et les règlements : « Si un établissement n’est plus en capacité de démontrer l’application stricte de ces cadres réglementaires, il s’expose à des risques financiers évidents. »

L’article se poursuit sur les avantages de la transformation des documents en format papier en images numériques, rendant accessible une base informationnelle « aussi facilement que via un moteur de recherche sur Internet   [avec] la capacité à agréger des documents hétérogènes. Ce qui hier posait des problèmes de gestion de formats duals – renforcés par la multiplication des informations naissant au format numérique natif (télé-déclaration mail, comptabilité informatisée) ».

Et Cédric Sylvestre d’ajouter que le « record management permet ainsi d’intégrer la capture et le versement au fil de l’eau des nouvelles pièces produites, rendant plus aisé la valorisation de ses droits d’antériorité et la consolidation du patrimoine ancien avec des éléments plus récents. »

L’article se termine sur des considérations relatives à la nécessité de gérer le cycle de vie des documents : « Lorsque l’entreprise se place dans le projet de traitement complet du cycle de vie des documents, elle se dote des moyens pour gérer, tracer et protéger efficacement ses flux sortants, entrants et circulants. Elle renforce ainsi la conformité de ces traitements. »

Michel Roberge