865 – Un conflit qui perdure : la guerre du papier

J’en rêve depuis 1983, depuis que j’ai intitulé la conclusion de mon premier livre sur La gestion des documents administratifs : « Vers un bureau sans papier ». Avec les années, les hostilités ont progressivement débuté. Les armes technologiques de destruction massives du support traditionnel de l’information qui hante les organisations depuis des siècles sont de plus en plus sophistiquées et les Paperbusters font des gains qui ne se traduisent pas toujours par des « success stories ». Car il ne faus pas se le cacher : il y a des histoires d’horreur dans la « dématérialisation » débridée des supports physiques lancée dans un contexte de panique ou par excès de confiance dans des processus mal contrôlés.

Mais l’objectif du conflit armé pourra-t-il atteindre un jour l’objectif zéro papier, le bureau sans papier qui outrepasse le concept de « paperless office », les administrations avec moins de papier ? Car, d’un point de vue pragmatique, pour encore bien des années, « … le document papier va quand même continuer à faire partie des processus des entreprises ».

Cette affirmation réaliste introduit un article de Colin Miller sur le site Web journaldunet.com et intitulé Archivage : gagner la guerre du papier : « …vous risquez de perdre des clients et de l'argent si vous ne parvenez pas à gérer correctement vos documents papier et numériques » (le concept même de la gestion intégrée des documents – GID).

J’ai bien aimé ce texte dans lequel l’auteur traite des avantages de la centralisation de l’information numérique au profit de tous les utilisateurs, de la conversion des documents papier au format numérique, de l’élimination des classeurs obsolètes, « une des voies vers une gestion plus efficace des documents ». Et que les grands « vainqueurs de la guerre du papier » sont les « entreprises qui traitent un volume important de documents, comme l’industrie pharmaceutique, les assurances, les banques, les entreprises du secteur automobile ainsi que les grandes institutions juridiques et les bibliothèques, bien entendu. Elles peuvent beaucoup y gagner en déployant des serveurs de conversion de documents et en déplaçant la documentation imprimée dans des emplacements de stockage électroniques centralisés. De nombreux systèmes peuvent être déployés rapidement, ce qui procure un retour sur investissement dès l’achat. »

Je suis tout à fait d’accord avec ce constat car les plus petites organisations (petites municipalités, petites entreprises…) ne peuvent disposer de ces moyens technologiques hors proportion à tous égards pour répondre à des besoins plus modestes. Condamnées à une guerilla perpétuelle entre la gestion du papier et celle des courriels et des arborescences Windows...

Michel Roberge