887 - Connaissance et gouvernance de l’information

« Quel rapport entre la gouvernance de l’information et la connaissance. Celui, simplement qui base la connaissance sur l’information, et donc donne un point de vue qualitatif d’interdépendance entre les deux. L’information est le vecteur de développement de notre savoir et savoir-faire (connaissance et expérience). On entend très souvent parler de Knowledge Management ‑ KM (Management des connaissances), de gestion et capitalisation de connaissances, d’outils collaboratifs, de GED, etc. Il est possible de visualiser ces éléments très simplement, sous la forme d’un cycle de vie […] qui associe le monde de la gestion de l’information avec celui de la gestion du savoir (KM = Knowledge Management), et bien sûr avec celui des réseaux sociaux. »

« On note que si l’élément de base est une « petite » information, simple, appelée donnée, celle-ci évolue pour devenir un élément constitutif d’un réseau de savoir. Les étapes initiales correspondent à des méthodes de gestion, à des outils et à des cultures qui sont associées au monde de la gestion de l’information (plus technique, plus organisationnelle, plus structurée). La partie droite est associée à la gestion du savoir et savoir-faire (plus humaine, plus métier, plus complexe, plus liée à la culture de l’organisation, tous ces éléments induisent des conduites d’accompagnement au changement conséquentes, etc.).

[…] Si on maîtrise la donnée, on peut apporter une plus grande pertinence pour alimenter la connaissance et les compétences associées. »

Source : Extrait du livre blanc 2012 de la gouvernance de l’information réalisé par un collectif de 33 personnes venant de 26 organisations ayant participées à l’observatoire.

Michel Roberge

865 – Un conflit qui perdure : la guerre du papier

J’en rêve depuis 1983, depuis que j’ai intitulé la conclusion de mon premier livre sur La gestion des documents administratifs : « Vers un bureau sans papier ». Avec les années, les hostilités ont progressivement débuté. Les armes technologiques de destruction massives du support traditionnel de l’information qui hante les organisations depuis des siècles sont de plus en plus sophistiquées et les Paperbusters font des gains qui ne se traduisent pas toujours par des « success stories ». Car il ne faus pas se le cacher : il y a des histoires d’horreur dans la « dématérialisation » débridée des supports physiques lancée dans un contexte de panique ou par excès de confiance dans des processus mal contrôlés.

Mais l’objectif du conflit armé pourra-t-il atteindre un jour l’objectif zéro papier, le bureau sans papier qui outrepasse le concept de « paperless office », les administrations avec moins de papier ? Car, d’un point de vue pragmatique, pour encore bien des années, « … le document papier va quand même continuer à faire partie des processus des entreprises ».

Cette affirmation réaliste introduit un article de Colin Miller sur le site Web journaldunet.com et intitulé Archivage : gagner la guerre du papier : « …vous risquez de perdre des clients et de l'argent si vous ne parvenez pas à gérer correctement vos documents papier et numériques » (le concept même de la gestion intégrée des documents – GID).

J’ai bien aimé ce texte dans lequel l’auteur traite des avantages de la centralisation de l’information numérique au profit de tous les utilisateurs, de la conversion des documents papier au format numérique, de l’élimination des classeurs obsolètes, « une des voies vers une gestion plus efficace des documents ». Et que les grands « vainqueurs de la guerre du papier » sont les « entreprises qui traitent un volume important de documents, comme l’industrie pharmaceutique, les assurances, les banques, les entreprises du secteur automobile ainsi que les grandes institutions juridiques et les bibliothèques, bien entendu. Elles peuvent beaucoup y gagner en déployant des serveurs de conversion de documents et en déplaçant la documentation imprimée dans des emplacements de stockage électroniques centralisés. De nombreux systèmes peuvent être déployés rapidement, ce qui procure un retour sur investissement dès l’achat. »

Je suis tout à fait d’accord avec ce constat car les plus petites organisations (petites municipalités, petites entreprises…) ne peuvent disposer de ces moyens technologiques hors proportion à tous égards pour répondre à des besoins plus modestes. Condamnées à une guerilla perpétuelle entre la gestion du papier et celle des courriels et des arborescences Windows...

Michel Roberge

836 - La structure d’information : l’identité d’un document

Lu dans le roman historique et scientifique de José Rodrigues dos Santos, La formule de Dieu (HC éditions, 2012) mettant en vedette un historien cryptologue chargé de déchiffrer un manuscrit inédit d’Albert Einstein :

« D’un tiroir, [le père de Tomás Noronha] il sortit un livre de cuisine et l’ouvrit pour en montrer l’intérieur. Tu vois ces caractères ? Ils sont imprimés en quelle couleur ?

- Noir.

- Imagine qu’au lieu d’encre noir, le typographe ait utilisé de l’encre rouge. Il referma le livre et le brandit. Est-ce que cela aurait modifié le message de ce livre ?

- Bien sûr que non.

- Évidemment non. Ce qui fait l’identité de ce livre n’est pas la couleur des caractères, c’est une structure d’informations. Peu importe que l’encre soit noire ou rouge, ce qui compte c’est le contenu informatif du livre, sa structure. Je peux lire un Guerre et Paix imprimé en Times New Roman et un autre Guerre et Paix imprimé en Arial chez un autre éditeur, le livre sera toujours le même. Quelles que soient les circonstances, il s’agira de Guerre et Paix de Léon Tolstoï. Inversement, si j’ai un Guerre et Paix et un Anna Karénine imprimés avec la même police, par exemple Times New Roman, cela ne suffira pas en faire le même livre, n’est-ce pas ? Ce qui est constitutif, donc, ce n’est ni la police ni la couleur des caractères, mais la structure du texte, sa sémantique, son organisation. La même chose se passe avec la vie. » (pp. 92-93)

809 – De l’importance des structures classificatoires pour comprendre et catégoriser les contenus

Je partage avec vous un billet d’Anna Li, intitulé How taxonomies help news organizations understand and categorize their content  et publié sur le site Web de poynter.org. Un texte avec lequel je suis en plein accord, entre autres pour les raisons que l’auteure énonce quant à l’utilisation de structures logiques de classification dans la gestion de l’information consignée sur un support, y compris les documents technologiques (fichiers informatiques et courriels) :

• Making it easy to recommend stories to users because your system has identified and sorted those stories into categories. Surfacing this content to users encourages them to stay on your website.
• Taking the subjectivity and human error out of classifying information by automating the system.
• Eliminating the need for editors to memorize extensive categories and risk forgetting to apply them.
• Improving search-engine results. “Search engines can only index what’s in the text unless you give them additional synonyms,” Myles said. “We can do that through the taxonomy.” Moreover, if users don’t use the exact keywords to search, related articles can still appear because of metadata.
• Making categories flexible. Taxonomies can generally link categories withalternative names, name variations and references to a subject that change over time. For example, a sports player can be linked to her team and jersey number — terms that might not be explicit in the story but are directly related to her.

À condition évidemment d’appliquer des principes directeurs clairement définis afin de construire des schémas de classification de qualité supérieure en lien avec les activités génératrice des documents et des dossiers de toute organisation.

Bonne lecture.

786 - Le support d’un document est-il davantage porteur d’émotions que le contenu ?

C’est à cette question qu’une étudiante a voulu répondre dans un mémoire de recherche de master 1 Histoire, Document (métiers des archives) dont le but était de « recueillir le point de vue d’archivistes sur les relations qu’ils entretiennent avec les documents qu’ils traitent, mais aussi d’appréhender la dimension émotive des archives et son éventuelle influence sur les pratiques professionnelles. Entre support et informations, quels éléments suscitent des émotions chez les professionnels des archives ? La dématérialisation des informations affecte-t-elle les émotions ressenties ? »

 

Plus de détails sur le site WebALMA (Archives, livres, manuscrits et autres supports de l’information.

 

En passant, les archives, les livres et les manuscrits ne sont pas des supports d’information : ce sont des types de documents. Plutôt étonnant qu'un site spécialisé entretienne la confusion en ces deux notions !

 

Michel Roberge