17 mars 2014

885 - Qui sont les véritables gestionnaires des documents d’activité dans une organisation ?

Vue sur le forum du groupe LinkedIn National Association of Government Archives & Records Administrators (lien accessible uniquement si vous êtes membre de ce réseau social), cette discussion : « Are organizations making all their employees act as Records Managers? » lancée par Daniel Jacobs Account Manager-Feith Systems and Software

« Not everyone in an organization is a Records Manager, and they shouldn’t be. Then why would one expect everyone in an organization to records manage? It’s inefficient, and probably detrimental to RMA 5015.2 compliance and eDiscovery, to propagate manual records organization, right? Workaround processes like email "categorization" by having staff set up rules & macros in Outlook, dragging & dropping documents into messy folders, or manually setting reminders or making notations about when a document is ready for disposition, is not proper RMA. Is Automation the solution to letting just Records Managers records manage, and where does one find that? Opening a discussion on how to keep staff from having to records manage. »

Je ne sais pas ce que vous en pensez, mais il me semble qu’il est devenu incontournable de responsabiliser l’ensemble du personnel d’une organisation dans la gestion des documents qu’il produit, reçoit et expédie au quotidien. Comment peut-il en être autrement depuis l’accessibilité individuelle des outils bureautiques ?

Personnellement je crois que les conditions gagnantes pour vider à atteindre les objectifs d’un système efficace et efficient de gestion intégrée des documents activités reposent inévitablement par une formation, un encadrement, un accompagnement et un soutien continu des utilisateurs des documents.

Mais il faut aussi être réaliste : il y a les normes et les humains qui les appliquent au moyen d’outils de plus en plus sophistiqués… mais qui exigent encore l’interaction humaine.


Michel Roberge

1 commentaire:

Antony Belin a dit...

D'accord avec toi Michel, c'est non seulement devenu indispensable, mais cela devrait l'être depuis longtemps. Quand je repense à mon premier poste, à la Direction de la Sécurité sociale du ministère de la Santé, que de dossiers dans les bureaux, errant de mains en mains, ou plutôt d'armoires en armoires, sans que quiconque ne les ouvre... L'activité courante n'y échappait malheureusement pas et c'est un vaste et continu travail de sensibilisation que patiemment s'acharnent à assurer les missions des Archives nationales.