Si quelqu’un vous propose l’utilisation d’un moteur de recherche autonome
dans le contenu de vos documents technologiques comme étant LA solution pour la
gestion intégrée de vos documents d’activité, méfiez-vous !
La GID repose sur la notion de dossiers d’activité : ensemble de
documents en lien avec une activité de mission ou de gestion interne. Un
système de GID doit permettre d’enregistrer ou de reconstituer un dossier
composé de différents technologiques classés dans un même ou dans différents
répertoires informatiques et d’hyperliens vers des pages Web. Sans oublier,
dans certains cas, la portion papier consevée dans un classeur, un carton ou
tout autre support technologique complémentaire (cd, dvd, bluray…).
Ce que ne peut pas faire un moteur de recherche.
Ce que ne peut pas faire un moteur de recherche.
Seule une solution logicielle conçue spécifiquement pour prendre en
charge l’ensemble des fonctions de gestion documentaire permet la
classification, le classement, le repérage (à l’aide d’un moteur de recherche
dans le contenu intégré), la consultation, la gestion des versions, l’application
des règles de gestion du cycle de vie des dossiers (calendrier de conservation
ou tableau de gestion). Un moteur de recherche dans le contenu n’est pas un
outil de GID.
Comme son nom l’indique, c’est un puissant outil de repérage des
documents technologiques à partir de mots et des expressions qu’ils
contiennent. Dans une stratégie de mise en place d’un nouveau système de GID
intégré à une solution logicielle de GID, un moteur de recherche peut être
considéré comme un moyen complémentaire pour, entre autres, être en mesure d’exploiter
de façon dynamique les stocks de documents accumulés dans les serveurs de
fichiers qui ne seront pas pris en charge, pour des raisons évidentes (effort
humain, logique et économique), par le nouveau système.
Michel Roberge
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