966 - Qui devrait-être responsable de la gestion des documents d'activité dans une organisation ?

Lu sur le site Web de solutions-magazine.com cet intéressant article de Alain de Fooz intitulé Gestion documentaire : qui est responsable ?

L’auteur y décrit en une phrase la raison d’être de la gestion des documents d’activité dans une organisation : « Quand les bons documents sont accessibles aux bonnes personnes et au bon moment, les bonnes décisions peuvent être prises ». Mais s’interroge aussitôt à savoir si c’est bien le cas puisque les entreprises « sont confrontées à trois défis majeurs: la croissance continue du volume d’information, la multitude de systèmes de gestion sur site et dans le cloud et, enfin, les besoins croissants de traçabilité pour répondre aux audits et aux nouvelles réglementations. »

La table est mise pour une réflexion à savoir qui dans les organisations où la « gestion de l’information est devenue une fonction stratégique de l’entreprise » doit en être responsable. La démarche proposée est porteuse de succès permettant de conclure ainsi :

« Lorsque la gouvernance de l’information est bien mise en place, lorsque les systèmes ont été adoptés, les utilisateurs formés, lorsque les règles sont connues et respectées, lorsque les procédures sont formalisées et appliquées, lorsque les RACI dans la gestion de l’information des domaines sont bien mis en oeuvre, alors la gestion de l’information de l’organisation devient résiliente: le départ du chef de projet ou du consultant principal ne met plus en danger le savoir d’un domaine, ni la qualité des données, une ré-organisation tiendra compte des rôles et responsabilités dans la gestion de l’information, chacun est devenu acteur et responsable. Les libertés individuelles seront balisées et une responsabilité collective aura été construite. »

Tout à fait d’accord.

Michel Roberge