1127 – Économiser des millions de dollars en gérant mieux les documents d’activité

Une étude récente commandée par la firme Iron Mountain auprès d’un millier de décideurs et membres de la direction d'entreprises de plus de 500 salariés concernés par la gestion de leurs documents d’activité dans les secteurs financiers, de la fabrication industrielle, de la santé, de la vente en gros et au détail, des services professionnels, des télécommunications, des services de TI, de l'éducation, de la construction, des transports, de l'énergie et des services publics démontre que les entreprises pourraient économiser des millions de dollars si elles géraient mieux leurs documents. Les répondants appartenant aux services de TI, à la direction juridique, à la conformité et aux divisions métier des entreprises des États-Unis, du Canada, du Royaume-Uni, de la France, de l'Espagne, des Pays-Bas, de l'Allemagne et de l'Australie ont été interrogés sur leurs pratiques actuelles de gestion documentaire, leurs stratégies et processus, la valeur ajoutée potentielle de leurs documents et sur ce qu'ils pensent de la facilité d'accès à l'information dans différentes circonstances.

 Il ressort entre autres de cette enquête qui fait l’objet d’une publication intitulée « Mining for Insight: Rediscovering the Data » téléchargeable depuis le site Web de Iron Mountain que les « entreprises de toute taille et de tous secteurs d'activité se noient sous les données, dans l'incapacité d'interroger efficacement leurs archives pour en extraire des renseignements utiles afin de produire de meilleurs résultats. » Mais aussi « qu'un petit groupe d'organisations parvient à valoriser ses données et en retire des résultats impressionnants : jusqu'à 10 millions de dollars de recettes en plus, pour avoir rationalisé leurs opérations IT et leur service client. »

Réaliser des économies, voire des profits en gérant adéquatement ses documents d’activité. Voilà ce qui devrait intéresser tout dirigeant d’entreprise. Avec l’assistance d’un professionnel de la gestion des documents d’activité qui saura piloter et valoriser le capital documentaire de l’organisation en accord avec un plan de gouvernance des documents approuvé par la direction, la première phase d’un projet de gestion des ressources documentaires.