715 – Mon lexique de la gestion intégrée des documents d’activité (GIDA) : D (3)

 

Document/Dossier technologique - Document/Dossier d’activité disponible sur support électromagnétique, magnétique, optique, électronique ou logique. Selon la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information, un document technologique forme un tout même si l’information qu’il contient est fragmentée et répartie sur un ou plusieurs supports situés en un ou plusieurs emplacements ; inversement, plusieurs documents technologiques réunis en un seul à des fins de transmission ou de conservation ne perdent pas leur caractère distinct, si  des éléments logiques structurants permettent d'assurer à la fois l'intégrité du document qui les réunit et celle de chacun des documents qui ont été ainsi réunis. 

Documentation de référence - Ensemble de documents de toute nature (monographies, publications en séries, vidéos…) conservés dans une bibliothèque ou un centre de documentation.

Documestre - Professionnel de la gestion des documents administratifs dont la fonction est de coordonner le déploiement et d’assurer l’entretien régulier du système global dans chacune des unités administratives d’une organisation, de vérifier l’adéquation du schéma de classification et des règles de conservation, de coordonner le transfert des documents et des dossiers semi-actifs, l’élimination des documents et des dossiers inactifs (inutiles) et le versement ou l’entreposage des documents d’archives de conservation permanente et d’assurer la mise à jour, selon l’évolution des besoins, du schéma de classification et du calendrier de conservation.

Domaine de la gestion interne - Ensemble de fonctions et d’activités communes à chaque organisme public ou à chaque organisation du secteur privé : gestion administrative et gestion des communications et des affaires juridiques ; gestion des ressources humaines, financières, informationnelles, matérielles et des services en soutien à la mission de l’organisation.

Domaine d’affaires - Ensemble de fonctions et d’activités relatives à la mission propre de chaque organisme public ou de chaque organisation du secteur privé. Exemple pour un organisme municipal : Gestion du territoire.

Dossier - Ensemble de documents d'activité, quel que soit le support d’information, portant sur une personne, un organisme ou une activité.

Droit d'accès - Droit de consulter, de reproduire et d'utiliser des informations ou des données contenues dans des documents ou des dossiers à l'exclusion de ceux pour lesquels des réserves ou des limitations ont été prévues par une loi ou des règlements.

Extrait de Michel Roberge. – La gestion intégrée des documents en format papier et technologiques. Québec, 2009.