995 - Les responsabilités d’un professionnel de la gestion des documents d’activité

Vu sur le site Web de la Society of American Archivists (SAA) la description nord-américaine d’un poste de professionnel de la gestion des documents d’activité (Records Management) pour le San Francisco Museum Of Modern Art (SFMOMA). Intéressant pour bien comprendre le champ d’action du métier dans une organisation :

« The Records Manager (RM) is part of the Collections Division, a dynamic group of departments dedicated to the stewardship of SFMOMA’s collections and to working collaboratively across all museum departments and facilities.  The RM is responsible for the effective and appropriate management of the records management program. The RM will develop and maintain records management policies, procedures, and best practices; train and assist staff on the museum’s records management programs and policies; ensure proper and timely disposition of records; and provide information and assistance to museum staff in the identification and protection of museum records.  The RM, in collaboration with Archives staff and the Head of the department, is also responsible for establishing, managing, and implementing an Electronic Records Management Program (ERMP).

ESSENTIAL RESPONSIBILITIES:

• Monitors and maintains the records management program’s policies, procedures, and the records retention schedules; develops, recommends and implements changes and improvements to the program.
• Works with General Counsel to evaluate, and create strategies for complying with, established and emerging federal and state regulations regarding records storage and maintenance.
• Oversees legal research for records retention (RRS) and disposition (RDS) schedules.
• Develops migration strategies for institutional records.
• Collaborates with Archives staff for the timing transfer of designated records.
• Creates and implements strategies for records storage, security, longevity, and ongoing preservation.
• Develops long-term plans for electronic records management, including standards and guidelines, based on institutional goals.
• Develops policies and standards for ensuring that all records generated electronically are coherently uniform in structure and appearance.
• Manages all existing, corporately owned electronic records for the purpose of secure storage in compliance with the law.
• Assesses compatibility of electronic record formats with statutory regulations; propose changes where necessary.
• Evaluates electronic records management tools and resources; makes recommendations based on findings; tracks standards and technologies.
• Maintains awareness and knowledge of developments within the electronic records management industry.
• Assists with processing, tracking, and coordinating with other departments for records requests; ensuring timely responses and dissemination of requested records consistent with established museum policies and guidelines.
• Administers the records center operation by accessing, storing, and retrieving inactive files, boxes, and other records; maintains database and inventory of records held at the records center; conducts inventories and prepares reports as needed.
• Provides consultation services for all museum departments regarding records management issues, concerns, policies and procedures (i.e. records and files arrangements, classifications, and storage- both paper and electronic).
• Conducts records management training.
• Ensures proper and timely disposition of museum records.
• Oversees volunteers and interns as needed or assigned.
• Participates in SFMOMA Disaster Plan meetings.
• Assist in planning for the impending move of staff records and unprocessed institutional records currently in off-site storage locations.

MINIMUM QUALIFICATIONS:

Education and Training:  MLIS from an ALA-accredited program with an emphasis in records management or Masters in archival management with a CRM certificate desired.  Comprehensive knowledge of current records management – paper and electronic, and archival methods, procedures, tools, and techniques, including preservation trends and applications.

[…]

Skills and Abilities: Knowledge of principles of records management, organization and administration; knowledge of technology, equipment, and materials used in creation and maintenance of records; knowledge of local, state and federal laws relating to records retention and dissemination; knowledge of modern office methods, records filing systems, equipment and practices. Ability to analyze records systems and recommend changes and improvements; ability to use judgment and initiative; ability to establish and maintain effective working relationships with museum staff; ability to communicate effectively both orally and in writing; ability to maintain strict confidentiality of records and sensitive documents; ability to prioritize tasks with constant deadlines and meet schedules and deliverables. Ability to be flexible and responsive to an evolving work environment. »

921 - Records Management for Archivists: Embracing the "Dark Side"

Cette présentation a été faite par Kristy Sorensen et Angela Ossar à la conférence 2014 de la Society of Southwest archivistes conférence 2014 à New Orleans.

À consulter aussi la liste de différents liens relatifs au sujet :

http://bit.ly/ssadarkside

898 - Conseil en gouvernance de l’information pour Records Managers « paralysés »

Lu sur le site searchcontentmanagement cette entrevue avec Steve Goodfellow, président de Access Systems Inc. Intitulée « Information governance tips for 'paralyzed' records managers » dont je reproduis ici une portion du texte introductif :

« Records management is rapidly becoming a necessity for many organizations, but it's also an intimidating prospect. Many records managers are" "kind of paralyzed" and are unsure of how to begin… »

« … the problems that records managers face today stem from the rapid pace of technological change and an age-old problem: Managing physical and digital records -- while completely possible -- requires a solid, cohesive system that can encompass both universes. »

« Many organizations have processes in place that stand in the way of successful records management. For example, some organizations regularly copy data and store it on local hard drives as well as centralized servers. Duplicative archiving creates problems by jeopardizing the single authoritative, or golden, image of a record. In other situations, companies have brought in new technologies that don't suit their business processes well. As a result, users may flout processes and manage records improperly or not at all. So, overall information governance strategy is also critical. »

Michel Roberge

885 - Qui sont les véritables gestionnaires des documents d’activité dans une organisation ?

Vue sur le forum du groupe LinkedIn National Association of Government Archives & Records Administrators (lien accessible uniquement si vous êtes membre de ce réseau social), cette discussion : « Are organizations making all their employees act as Records Managers? » lancée par Daniel Jacobs Account Manager-Feith Systems and Software

« Not everyone in an organization is a Records Manager, and they shouldn’t be. Then why would one expect everyone in an organization to records manage? It’s inefficient, and probably detrimental to RMA 5015.2 compliance and eDiscovery, to propagate manual records organization, right? Workaround processes like email "categorization" by having staff set up rules & macros in Outlook, dragging & dropping documents into messy folders, or manually setting reminders or making notations about when a document is ready for disposition, is not proper RMA. Is Automation the solution to letting just Records Managers records manage, and where does one find that? Opening a discussion on how to keep staff from having to records manage. »

Je ne sais pas ce que vous en pensez, mais il me semble qu’il est devenu incontournable de responsabiliser l’ensemble du personnel d’une organisation dans la gestion des documents qu’il produit, reçoit et expédie au quotidien. Comment peut-il en être autrement depuis l’accessibilité individuelle des outils bureautiques ?

Personnellement je crois que les conditions gagnantes pour vider à atteindre les objectifs d’un système efficace et efficient de gestion intégrée des documents activités reposent inévitablement par une formation, un encadrement, un accompagnement et un soutien continu des utilisateurs des documents.

Mais il faut aussi être réaliste : il y a les normes et les humains qui les appliquent au moyen d’outils de plus en plus sophistiqués… mais qui exigent encore l’interaction humaine.

Michel Roberge

835 – Qui sommes-nous ? Archivistes, Gestionnaires, Analystes, Conseillers… ? (2/2)

Au cours de mes quarante années dans des services publics et au sein de mon entreprise, j’ai été moi aussi, comme Natalie Bissonnette, en quête d’identité. Les différentes versions de mes cartes professionnelles pourraient en témoigner. Pour des raisons que j’ai déjà expliquées dans des billets précédents « Pour en finir avec l'expression " Records Management " », je n’ai évidemment jamais porté le titre de « Records Manager ». Ni celui de « Gestionnaire de documents », conscient que cette fonction, particulièrement avec l’introduction des outils bureautiques, est désormais assumée par l’ensemble du personnel d’une organisation, tout niveau d’emploi confondu. Tous sont devenus par la force des choses « gestionnaires de documents » (fichiers informatiques, courriels…) dans leurs unités administratives.

Je ne me suis jamais non plus identifié en tant que « Gestionnaire de l’information », expression qui m'a toujours semblé être une aberration puisque par définition, l’information est intangible alors que la notion de document repose sur la combinaison d’information et de support matériel sur lequel celle-ci y est consignée ou enregistrée. Le récent billet de Daniel Ducharme « Le jouet Écran magique (Etch a Sketch) et le règle de l’éphémère » illustre bien que l’information peut être conservée, donc gérée, si et seulement si elle est fixée sur un support stable non modifiable pour en assurer l’intégrité et qu’il ne soit surtout pas réutilisé pour y stocker de nouvelles informations. Un fichier informatique est un document puisque l'information qu'il contient est portée par un support technologique tangible et qu'on ne peut l'altérer.

Les titres d’« analyste » ou de « conseiller » que j’ai aussi portés m'ont rendu conscient, dans le quotidien, que mon rôle professionnel outrepassait celui d’analyser des problématiques et de recommander des solutions, voire de me limiter à conseiller les gestionnaires. Ils m’ont laissé insatisfait jusqu’au jour où, en rédigeant mon livre sur La gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologique, j’ai fait un temps d’arrêt afin de lister l’ensemble des responsabilités et des actions que des professionnels comme moi devaient assumer concrètement :

• évaluer les pratiques actuelles;
• établir des plans d’action;
• concevoir et développer des outils afin de structurer les documents et les dossiers;
• planifier leur durée de vie et leur sort final une fois leur utilité administrative et légale terminée;
• produire du matériel de communication, d’information et de formation du personnel;
• sélectionner des solutions technologiques qui répondent aux besoins;
• rédiger des politiques, des directives, des procédures sur tous les aspects de gestion des documents (traitement, description [métadonnées];numérisation des documents, transfert des semi-actifs, versement des archives…);
• animer des activités de formation;
• accompagner et soutenir les utilisateurs des documents tant au niveau des processus que de l’utilisation des solutions technologiques;
• mettre en place des mécanismes récurrents d’audit pour assurer la maintenance du système;
• ...

Un corpus de compétences que des « experts » (n’ayons pas peur des mots) d’un domaine complexe comme le nôtre doivent maîtriser (savoir, savoir-faire, savoir-être) sur le « comment faire » les choses : la « gouvernance » d’une ressource. Une responsabilité professionnelle qui, dans les organisations, considère les utilisateurs des documents comme étant les acteurs principaux d'une gestion documentaire, fonctionnelle, efficace, efficiente et pérenne.

C’est pourquoi, il y a quelques années, j’ai décidé de m’identifier comme « Expert en gouvernance documentaire ». Un titre court qui s’inscrit dans les préoccupations modernes du management des organisations et de la gestion intégrée de leurs documents d’activité. Dans un métier qui n'est pas une spécialité de l'histoire ni de la bibliothéconomie, mais bien des sciences administratives ou de la gestion.

Dans le positionnement stratégique de nos responsabilités respectives et collaboratives de spécialistes de la gestion des documents d'activité (Experts en gouvernance documentaire) d'une part et, d'autre part, de responsables de la préservation de la mémoire historique (Archivistes), je suggère de méditer sur la sagesse d'un grand classique de la poésie classique (la fable « Le vacher et le garde-chasse » de Jean-Pierre Claris de Florian). Nous en sortirons tous gagnants... et plus influents.

Michel Roberge

PS : Je vous invite à répondre au sondage de Natalie Bissonnette sur Le blogue de Nyctale : " Nouveau titre pour Archiviste " Parmi les choix offerts, lequel préférez-vous ? " Vous pouvez aussi en suggérer de meilleurs et suivre le résultat des réponses des lecteurs. Comme me l'indiquait Natalie, " à la lumière des résultats au sondage, un article sera publié sur les préférences émises par les participants-es sur le blogue Convergence " de l'Association des archivistes du Québec. Et comme toujours, vos commentaires sont les bienvenus.

834 – Qui sommes-nous : Archivistes, Gestionnaires, Analystes, Conseillers… ? (1/2)

J’ai lu avec grand intérêt, le 8 novembre dernier, le billet de Natalie Bissonnette sur Le blogue de Nyctale intitulé « En quête d’identité ». Et je me suis dit que voilà bien l’illustration d’un métier de professionnels et de techniciens, au Québec en tout cas, en perpétuelle recherche de repères identitaires, situation symptomatique d’un malaise latent. Et je partage les préoccupations de Natalie quant à l’étiquette à inscrire sous la signature d’un courriel, d’un livrable…

Personnellement j’ai réglé cette question il y a de ça plusieurs années, en m’identifiant non pas à partir d’approches théoriques du métier, mais plutôt en me collant à la réalité du terrain. Je m’explique.

Dans mon premier emploi à la Division des archives de l’Université Laval (1975-76), je portais le titre d’« archiviste » au sein d’une unité administrative dédiée à la préservation des documents de conservation permanente de nature historique. Mais aussi au maintien de ce qu’on appelait à l’époque d’un « programme » de gestion des documents actifs et semi-actifs et de l’application du Plan de classement uniforme des dossiers dans les unités administratives et pédagogiques de l’institution. Ce qui était ma responsabilité professionnelle assumée avec l’aide de trois techniciens.

En 1977, j’ai été recruté dans un ministère du Gouvernement du Québec (Richesses naturelles) avec comme mandat de concevoir et développer un schéma de classification des documents ministériels. Intégré dans le corps d’emploi d’« analyste en procédés administratifs ». Secondé par deux « techniciens en documentation ». Dans un contexte où, contrairement à celui de l’Université Laval, ce qu’on appelle aujourd’hui la « gestion des documents d’activité » était sous la pleine responsabilité du ministère alors que celle de la conservation des archives (portion des « documents d’activité » à valeur historique) relevait des Archives nationales du Québec où se retrouvaient les seuls « archivistes » du gouvernement. Cette réalité du terrain correspondait d’ailleurs tout à fait à la dichotomie fonctionnelle appliquée dans l’ensemble des administrations gouvernementales nord-américaines. Et je m'y suis identifié tout naturellement

Puis, à partir de 1982, le concept théorique de l’« archivistique » dite « moderne » où tous les documents sont des « archives » sous la responsabilité de professionnels devant tous s'attribuer le titre d'« archivistes » a, avec le recul, contribué à la confusion des genres. Un modèle conceptuel abordant la gestion documentaire à partir de la lorgnette de l’« archiviste » en aval des « documents d’activité » utiles à la gestion et à réalisation de la mission d’un organisme. Cette vision professionnelle nous a été imposée jusqu'à un certain point en « vampiriser » le métier avec ses impacts sur la nature de la Loi sur les archives, les structures internes de l'Association des archivistes du Québec (abolition de la section « Gestion des documents », la formation universitaire des futurs intervenants du métier... 

Cette approche répondait davantage « aux besoins de l’administration et de la recherche » dans un contexte où certaines unités d’archives universitaires de l’époque luttaient pour s’imposer par rapport aux « services des systèmes et méthodes » (ancêtres des services de TI) dont le rôle premier de ces derniers était de fournir aux unités administratives les politiques, les directives, les procédures, les formulaires pour une gestion efficace et efficiente des activités. Un modèle conceptuel qui, j’en suis profondément convaincu, a nui au positionnement du métier, particulièrement avec la place et l’influence que les TI ont progressivement prise dans les organisations. Je suis conscient que cette affirmation est téméraire; mais elle s’appuie sur de nombreuses conversations que j’ai eues avec des collègues et des clients.

Personnellement, je n’ai jamais adhéré à cette approche « archivistique », considérant que les interventions en amont des « archives » répondaient d’abord à des besoins de management. J'ai toujours considéré et intégré dans mes interventions le fait que si la systématisation des processus était adéquate et maintenue dans le temps durant la vie utile des documents à des fins administratives, juridiques ou légales, la portion des documents de conservation permanente à valeur historique (les « archives ») allait être adéquatement identifiée pour être archivée au moment opportun, conservée, préservée et mise en valeur par les « Archivistes ». Dans un processus continu de gestion d’une ressource selon un cycle de vie prédéfini où chaque intervenant professionnel joue son rôle dans son champ d’action. (Suite)

Michel Roberge

831 - Pour en finir avec l’expression « Records Management » (4/4)

Traduire le « Records Management » par la « Gestion des enregistrements », la « Gestion des documents engageants », voire la « Gestion managériale de l’archivage » est absurde. Je l’affirme sur la base de mes quarante années d’interventions professionnelles sur le terrain dans des centaines d’organisations publiques et privées de toutes tailles. Et comme me l’a suggéré un de mes lecteurs assidus qui affiche un sens de l'humour hors du commun, « À quand le management archivistique de la gestion des archives archivées ? ».

L’Organisation internationale de normalisation a tranché. 26 pays se sont entendus sur une traduction qui a du sens. Encore la semaine dernière je rencontrais le directeur de l’administration et des finances, la directrice des technologies et une secrétaire de direction d’un nouveau client chez qui j’ai le mandat de préparer un plan de gouvernance documentaire. Nous avons parlé de documents d’activité, de schéma de classification des activités génératrice des documents de l’organisme. Jamais les mots « Records Management » ni « Archives, Archivistique, Archivage, Archiviste, Enregistrements, Documents engageants » n’ont été prononcés. Et comme dans toutes les rencontres que j’ai eues avec des clients et même certains fournisseurs de solutions technologiques, l’utilisation de l’expression « Gestion des documents d’activité » arrimait la fonction à la réalité quotidienne du management.

On ne peut accuser les organisations nationales de normalisation de faire fausse route en se ralliant aux choix d’ISO. Je le répète, 26 pays en sont venus à un consensus terminologique. Déjà en 2001, la norme 15480 ciblait les documents « créés, reçus et préservés à titre de preuve et d’information par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses obligations légales ou la conduite de son activité ». Même dans la loi française du 3 janvier 1979 vise les documents « quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité ». Sans oublier le Manuel d'archivistique français (édition 1970) qui associe les documents d'un fonds d'archives d'un « corps administratif » à « son activité » (p. 23).

En conclusion, il me semble important qu’en tant que membres de la Francophonie, nous toutes et tous du métier de spécialistes de la gestion des documents d’activités, nous nous devons d’adopter un vocabulaire unifié en référence avec la normalisation internationale. Et ce afin de nous imposer comme experts dans un domaine du management auprès des organisations qui requièrent nos services. Il faut cesser d’entretenir la confusion des genres et remettre les pendules à l’heure.

La définition de William Benedon, celui que je considère comme le père du « Records Management » avec qui j’ai eu le privilège de dîner (déjeuner), à Montréal, il y a plusieurs années, lors d’un congrès de l’Association des archivistes du Québec et le choix linguistique du sous-comité ISO/TC 46/SC 11 doivent nous guider. La richesse de la langue française doit servir de bouclier contre ceux et celles qui baissent pavillon en proposant l’anglais comme langue commune du métier ou en persistant à se qualifier de « Records Manager ».

Enfin, les « Records Managers » se regroupent au sein d’associations professionnelles internationales anglophones. La Francophonie aurait intérêt, elle aussi, de se doter de structures associatives professionnelles à la fois nationales et internationales afin de rassembler les spécialistes de la gestion des documents d'activité et mettre en commun, dans leur langue, leurs expériences.

Michel Roberge

PS : Ce billet en quatre parties a été rédigé en rafale. Sa forme et son contenu ne peuvent qu'être enrichis par vos commentaires et vos suggestions qu'il me fera plaisir de publier, quelles que soient les idées et les opinions que vous voudrez bien exprimer
.

769 - Records management – it’s just about storing stuff? Well, isn’t it ?

Lu sur le blogue Where we write about the things we love : 10 mythes à propos du Records Management (merci Johanne Lessard - Bombardier, pour la référence) : 

• I don’t use paper at all – records management is irrelevant to my role.
• Records Management is where I send paper files when I don’t need them anymore.
• Records Management staff are really librarians in disguise.
• We have a PRA (Public Records Act) compliant EDRMS, so our records management needs are fulfilled.
• Records management is a public sector issue; it doesn’t apply to private sector.
• Records managers don’t like to talk to people. So how can they understand my needs ?
• Records Management adds no value to my business.
• Records Management means that everyone has to think like a records manager.
• Records Management is dead; we care about content now.
• Records Management is dull !

Avec une telle réputation, il y a tout une côte à remonter. 

Et si on remplaçait « Records Manager » par « Archivist », pensez-vous que résultat serait plus positif ? [Vous pouvez me lancer des pierres : j’ai mon bouclier bien en main et j’ai enfilé mon casque antiémeute J].

Michel Roberge

Hors-série – Humour : sans « Records Manager », point de salut !

683 – Records Management - Gestion efficace des documents de l'entreprise

Je vous invite à lire cette entrevue qu’une « informatiste » à la Caisse de dépôt et de gestion (CDG) du Maroc à Rabat a accordé au journal Le Matin qui fait un portrait réaliste du rôle des « Records Managers », des principales fonctions et des finalités de la gestion des documents d’activité :

·         Pouvez-vous nous dresser le profil du Records Manager et ses principales missions ?

·         Pourriez-vous nous exposer les avantages et les limites du RM ?

·         Existe-t-il des normes qui régissent le métier du Records Manager ?

·         Pensez-vous que les organisations marocaines sont conscientes du rôle éminent du RM ?

 

L’article se termine sur les nouveaux plans de formation mis en place par l’École des sciences de l’information (ESI) de Rabat.

Michel Roberge

669 - Les « Records Managers » n’ont plus d’avenir

Je soumets à votre attention un billet publié sur le site Web Inside Counsel et intitulé Records management might be a career dead-end, but information governance is not. L’auteur s’emploie à démontrer que le concept de « Records Management » est en voie d’être supplanté par celui de la « gouvernance de l’information ». Je me suis bidonné en considérant certains arguments invoqués :

« While traditional records management may be somewhat limiting, a larger information governance program that address not only policies but also execution, defensible disposition, information access, discovery and privacy compliance may paradoxically offer career-enhancing opportunities for legal professionals. »

Ou encore :

« One of the hottest areas in corporate legal circles these days is Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) compliance. […] For FCPA compliance, this requires managing not only what we call “big R” records, which must be retained for a period of time to satisfy regulatory or legal requirements (expense reports, for example) but also “little r” records which there is no specific regulatory mandate to keep, like e-mails to subcontracting partners to ensure FCPA compliance and defensibility. Good information governance is a key component of FCPA compliance and defensibility, and far-thinking organizations are expanding their records program. »

Si on ne parle pas des objectifs d’un système de gestion des documents d’activité (Records Management) dans un environnement technologique, je me demande bien de quoi l'on parle.

Le commentaire qui accompagne ce texte m’a toutefois conforté :

« A rose by any other name... no matter how many times people try to re-brand it, it's STILL Records Management. Someone has to manage the content, records, information, knowledge, objects, documents... »

Michel Roberge

635 – Archiviste d’entreprise maître des données

Il est intéressant de constater qu’en Europe on réfléchit tout haut sur la définition et l’évolution du métier ou d’archiviste ou de records manager. À preuve cet article de Julien Tarby publié sur le site Web Le nouvel Economiste.fr qui rejoint mes intérêts professionnels depuis plusieurs années : Archiviste d’entreprise – Le maître des données Le numérique a poussé la profession sur le devant de la scène.

La lecture de ce texte ne pouvait tomber à un meilleur moment : le client du secteur privé chez qui j’ai amorcé hier l’établissement d’un plan de gouvernance documentaire a énoncé les mêmes préoccupations.

Pour vous mettre l’eau à la bouche, voici quelques extraits significatifs :

« Une personne qui manie en sous-sol des cartons poussiéreux… voilà ce qu’évoque l’appellation d’archiviste d’entreprise, qui draine encore son image d’Epinal. »

« L’archiviste du secteur public a d’emblée une mission de sauvegarde de patrimoine et sa présence est structurelle. A contrario son homologue dans le privé devra prouver à l’entreprise que cette action sert son image […]. Il devra plutôt déterminer le cycle de vie des documents pour des raisons réglementaires et juridiques. Et avant tout s’imposer dans l’organisation. »

« […] il peut venir du département qualité, ou du risk management pour être à même de s’adapter au secteur » (une autre bonne raison pour détacher la formation universitaire des départements d’histoire !)

« […] la responsabilité de mettre au point deux chartes : celle de l’archivage – ce qu’on doit conserver et ce qu’on doit jeter – et celle de conservation – qui y a accès. »

« Le “maître des données” est ainsi le garant de la conformité avec la réglementation, évitant amendes et redressements. »

« Mais il permet aussi de maîtriser certains risques, gardant les preuves de ce qui s’est passé pour les ressortir en cas de coup dur. »

« Il y a eu des dérives dans l’archivage électronique. Beaucoup de données inutiles ont été enregistrées par facilité, alors qu’à terme le problème d’encombrement est le même que pour le papier » (on pourrait aussi dire que dans certaines organisations, la non gestion des documents technologiques constitue une bombe à retardement dont les dégâts sont actuellement difficile à anticiper).

Cet article est une bouffée d’air frais qui manque de ce côté de l’Atlantique.

Michel Roberge