Combien de fois entendons-nous ou lisons-nous dans les
médias « ceci ou cela est très tendance » en gastronomie, en mode, en
décoration. Mais qu’en est-il pour le domaine de la gestion des documents d'activité ? À
la lumière de mes observations sur le terrain et de ma veille quotidienne, j’oserais énoncer ma vision de la gestion des documents d'activité pour la prochaine décennie. Vous pouvez
la compléter ou en débattre si vous le souhaitez :
- Arrimage du métier avec la 2e version de la
norme ISO 15489 et à la série 30300 et adoption de l’expression « gestion
des documents d’activité » dans le langage courant.
- Certification ISO 30300 des organisations pour
la gestion de leurs documents d’activité.
- Abandon de la théorie des trois âges et adoption
d’un modèle conceptuel répondant à la réalité numérique reposant sur la durée
de vie utile des documents d’activité jusqu’à leur sort final pour la gestion
de leur cycle de vie.
- Disponibilité de solutions logicielles de gestion
des documents d’activité plus abordables et sans limites du nombre d’utilisateurs.
- Modélisation des activités de développement des
outils de gestion des documents d’activité afin de réduire au minimum les coûts
souvent faramineux, injustifiés et injustifiables.
- Concentration des efforts et des coûts de
déploiement sur la formation, l’accompagnement initial et le soutien permanent
des utilisateurs des documents d’activité.
- Réalisation et adoption par la haute direction des organisations de
plans de gouvernance documentaire détaillés avant d’amorcer la conception, le
développement et le déploiement de systèmes de gestion des documents d’activité.
- Programmation de plans de maintenance à court,
moyen et long terme du système et des outils de gestion des documents d’activité,
incluant des audits sectoriels et organisationnels.
- Concentration des efforts sur la gestion systématique
et rigoureuse des documents ayant une forte valeur qui engagent la
responsabilité de l’organisation et qui assurent la traçabilité de ses actions
engageantes (vision d’affaires centrée prioritairement sur la prévention des risques) en y
associant des acteurs clés pour leur enregistrement et la gestion de leur cycle
de vie.
- Professionnalisation de la fonction "gestion des documents d'activité" en tant que spécialité reconnue du management des organisations tant au niveau de la formation académique que dans la pratique courante. (Reconnaissance d'une nette distinction avec les fonctions "gestion des documents d'archives de conservation permanente" et "gestion de la documentation de référence")
- Sensibilisation et formation académique des futurs
intervenants professionnels et techniques au rôle principal qu’ils auront à jouer
dans les organisations : transmission de leur savoir (formation) et de
leur savoir-faire (accompagnement et soutien) en mettant leur savoir-être (attitude
proactive auprès des utilisateurs des documents) au service de leur organisme.
- Et pour le Québec, une Loi sur la gestion des documents d'activité et des documents d'archives adaptée à la gestion des documents technologiques, obligeant tous les organismes publics à se doter d'une politique de gestion de leurs documents d'activité et d'un schéma de classification auquel devraient être intégrées les règles de gestion du cycle de vie des dossiers.
- …
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