943 – Un livre blanc sur la gouvernance de l’information avec l’infonuagique

Le 16 jan­vier 2014, les Commission Records Management/Gestion des docu­ments d’acti­vité - Groupe de tra­vail Gestion des docu­ments d’acti­vité électroniques et Commission Archives électroniques ont orga­nisé, une jour­née d’études inti­tu­lée « Quelle gou­ver­nance de l’Information avec le Cloud Computing ? ».

Cette journée avait comme objectif de poser les fon­da­men­taux sur le Cloud Computing et aler­ter sur les enjeux docu­men­tai­res et archi­vis­ti­ques dans un contexte d’évolution rapide des usages et des tech­no­lo­gies :

« Le Cloud nous ramène à l’impé­rieuse néces­sité de bien dif­fé­ren­cier le sto­ckage, de la sau­ve­garde et l’archi­vage. Nativement, les offres et ser­vi­ces Cloud de sto­ckage ne répon­dent pas à toutes les exi­gen­ces pro­pres à la ges­tion des docu­ments d’acti­vité et à l’archi­vage électronique d’où le tra­vail préa­la­ble sur la nature, le besoin de conser­va­tion, d’élimination, la tra­ça­bi­lité et la cri­ti­cité des don­nées et docu­ments. Si ter­ri­to­ria­lité, sécu­rité et confi­den­tia­lité sont sou­vent cités comme les freins majeurs à l’adop­tion du Cloud et concer­nent également la ges­tion des docu­ments d’acti­vité et l’archi­vage, qu’en est-il réel­le­ment pour nous pro­fes­sion­nels de l’infor­ma­tion ? »

Le livre blanc découlant de cette journée est maintenant disponible en ligne.

928 - Vient de paraître : incidences juridiques de l’infonuagique

Nicolas VERMEYS, Julie GAUTHIER et Sarit MIZRAHI, Étude sur les incidences juridiques de l'utilisation de l'infonuagique par le Gouvernement du Québec, document de travail, Laboratoire de cyberjustice, 2014.

SECTION I : État des lieux relatifs à l’infonuagique

A. L’infonuagique : Description et modèles.

1) Les modèles de déploiement

a) Le modèle public

b) Le modèle privé

c) Le modèle communautaire

d) Les modèles hybrides

2) Les modèles de service

a) Les logiciels sous forme de service (SaaS)

b) La plateforme sous forme de service (PaaS)

c) L'infrastructure sous forme de service (IaaS)

d) Autres types de modèles disponibles

B. Les exemples d’utilisation de solutions d’infonuagique par différents États

1) Les exemples canadiens

a) Le gouvernement du Canada

b) La Colombie-Britannique

c) La Saskatchewan

2) Les exemples internationaux

a) L'Australie

b) Le Royaume-Uni

c) Les États-Unis

SECTION II : Les incidences juridiques de l’utilisation de l’infonuagique par le gouvernement du Québec

A. Le cadre juridique applicable à l’utilisation de l’infonuagique par le gouvernement du Québec : principes et balises

1) La disponibilité des documents technologiques

a) La disponibilité des données

b) La disponibilité des infrastructures

2) L’intégrité des documents technologiques

3) La confidentialité des documents technologiques

a) Les renseignements confidentiels

b) L’obligation de confidentialité

B. Le cadre juridique applicable à l’utilisation de l’infonuagique par le gouvernement du Québec : exemples et cas d’application

1) La Solution de dotation en ligne SaaS de Sagir 3

2) Le service de courriel gouvernemental (SaaS)

3) Une plateforme de développement et d’intégration (PaaS)

4) Un service de traitement et de stockage de données (IaaS)

À visionner : Archivage électronique, records management et tiers de confiance

Une conférence présentée dans le cadre de Documation, Paris, 2014 :

L'élaboration d'un SAE - système d'archivage électronique -- répond aux besoins de confiance et de sécurisation dans le temps de ses données. Quel apport du Records management ? Quelle complémentarité entre archives traditionnelles et archives numériques ? Panorama des tiers de confiance.



Intervenants :
Jules Arnaud : Orange | Directeur Gestion et conservation de l'information
Thomas Michel : Indépendant | Consultant
Banat-Berger Françoise : SIAF - Service Interministériel des Archives de France | Sous-directrice à la
politique interministérielle et territoriale pour les archives traditionnelles et numériques
Borghesi Alain : FNTC - Fédération nationale des tiers de Confiance | Vice-Président
Fuzeau Pierre (Président de séance) : Président de la Commission Nationale Information et
documentation (CN46) à l'AFNOR Diplômé de l'EHESS - Ecole des Hautes Etudes en Sciences Sociales

905 - Cédéroms, dévédés et blu-ray : des supports d’information déjà en voie de disparition…

Au cours des dernières années, les documents d’activité en format technologiques (fichiers informatiques, documents numérisés…) ont été avantageusement stockés sur des cédéroms, puis, plus massivement, sur des dévédés et plus récemment sur des blu-ray.

Or l’utilisation de ces supports ont été rendus possible parce qu’ils avaient été spécifiquement créés pour les besoins de l’industrie de la musique et celle du cinéma.

L’infonuagique et les coffres-forts numériques alliés avec la baisse des ventes de l’industrie du divertissement (disponibilité de plateforme de téléchargement ou de visionnement à la demande) risque de transformer en artéfacts de musée ces formats de stockage d’information, comme le furent, il n’y a pas si longtemps, les disquettes, les disques ZIP, les cassettes sonores et vidéos…

Michel Roberge

Vient de paraître : L’infonuagique, la protection des renseignements personnels et les droits d’accès des gouvernements

Jean-François DE RICO, « L’infonuagique, la protection des renseignements personnels et les droits d’accès des gouvernements », dans Technologies de l’information en bref, janvier 2014, 2-14.

 « L’auteur analyse l’étendue des obligations imposées par les lois québécoises aux organisations qui envisagent de recourir aux services de prestataires d’infonuage issus ou utilisant des installations dans d’autres juridictions, notamment en regard des risques associés aux droits d’accès accordés aux autorités gouvernementales. 

Il passe en revue les principales lois américaines et canadiennes autorisant les autorités gouvernementales à acéder aux documents, notamment à des fins de sécurité. Il conclut en observant que l’étendue des pouvoirs accordés par les lois aux autorités canadiennes et américaines est similaire. L’interprétation qui en est faite peut toutefois être significativement différente. Un organisme public liée par les dispositions de la législation québécoise sur la protection des renseignements personnels pourrait validement conclure que les documents confiés à un prestataire de services en mode infonuagique soumis à la juridiction américaine bénéficieront d’une protection équivalente à celle prévue par les lois québécoises qui prévoient également des exceptions à l’interdiction de communication sans consentement en faveur d’un organisme chargé de prévenir, détecter ou réprimer les crimes. »

 Source : it-can.ca (Association canadienne du droit des technologies de l'information)

Hors série - Un peu d'humour : le stockage d'information sur le cloud

Vu sur LinkedIn :-)

Info Flash : Les données personnelles des Québécois sont-elles déjà scrutées par les Américains ?

Lu sur le blogue de Michelle Blanc :

« […] Le Patriot Act […] permet aux services gouvernementaux américains de « pomper toutesles données » se trouvant sur un serveur, quel qu’il soit, en territoire américain.

[…] un des fournisseurs préféré du gouvernement du Québec, CGI, héberge de nombreux centres de données en sol américain […] (et ailleurs de par le monde… [et] il semble que personne au gouvernement ne soit au courant exactement de l’endroit ou des endroits physiques spécifiques ou logent nos données ».

Pas très rassurant l’infonuagique et les coffres-forts virtuels !

Michel Roberge

688 - Informatique en nuage: Par où commencer?

676 - Informatique en nuage : les pièges à éviter

Voici une courte vidéo qui traite de quelques pièges à éviter lorsqu’une organisation songe à utiliser l’infonuagique : les coûts réels de l’opération, la sécurité de l’infrastructure et de l’accès aux données, les processus de recouvrement en cas de catastrophe… Certaines des personnes interviewées recommandent aussi de se faire conseiller par un expert, de consulter les forums de discussion qui traitent des solutions proposées sur le marché…

Info Flash - À propos de la gouvernance documentaire

Voici un long article documenté qui présente l’ensemble des facettes et des défis de la gouvernance documentaire. Il a été publié sur le site du Nouvel économiste avec comme sous-titre « Produire au bon moment l’information pertinente pour répondre à des exigences réglementaires ou commerciales croissantes ». Ce qui est en fait l’objectif même du concept.

Je vous cite le paragraphe d’introduction afin de vous mettre l’eau à la bouche :

« La croissance des informations dans l’entreprise et leur disponibilité est un enjeu d’efficience. Soumises peu ou prou aux exigences de la [conformité], les organisations doivent être capables de produire au bon moment l’information pertinente pour répondre à des exigences réglementaires ou commerciales croissantes. Pour faire face à ce défi, une politique générale de gestion, d’indexation et d’archivage de l’information, dite aussi gouvernance documentaire, permet d’aborder dans son ensemble cette problématique. Les systèmes de gestion de l’information offrent des outils complets qui tendent vers une externalisation totale des processus, notamment via le cloud. Mais la réussite de ces projets repose sur une approche transversale qui prend en compte la sécurité et les processus métiers. »

Michel Roberge

Info Flash – Une journée de réflexion sur le Records Management… à Paris

Voici un autre bel exemple qui illustre le bouillonnement créatif d’idées sur la gestion des documents d’activités en France.

 

Une activité de l’Association  des archivistes français (AAF) en décembre 2012 où il sera question de Gestion des documents d’activités électroniques - GDAE (présentation de la synthèse sur les DAE, des standards d’échange (SEDA) et de retours d’expériences et de témoignages oraux pour documenter l’archivage d’applications informatiques. Il y sera aussi question des enjeux du Cloud Computing pour la GDAE, de procédures, de modélisation et de partage des documents technologiques, de formation. On y présentera également une synthèse des travaux normatifs ISO (nouvelles normes de la série 30300 et révision de la 15489, entre autres).

Michel Roberge

628 - L’infonuagique vu par Steve Wozniak

Lu sur le site Web de Gizmodo :

« Je m’inquiète vraiment du fait que toutes les données soient amenées à aller dans les nuages. Je pense que ça va mener à une situation horrible. Je pense que de nombreux problèmes vont apparaître dans les 5 années à venir. [...] Avec le cloud, rien ne vous appartient vraiment. Vous avez déjà tout délégué. [...] Plus nous allons envoyer des données sur la toile, et moins nous aurons de contrôle sur ces mêmes données. »

Steve Wozniac, co-fondateur d’Apple

588 – L’infonuagique. Oui, mais…

Un de mes clients m’a transmis ce lien vers le site Web de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) qui propose une série de « Recommandations pour les entreprises qui envisagent de souscrire à des services de Cloud computing ».

« Concernant la sécurité, la CNIL constate que les offres de Cloud reconnues peuvent présenter des niveaux de sécurité supérieurs à ceux que peuvent garantir les PME. Cependant, le Cloud génère de nouveaux risques, tant du côté du prestataire que du côté du client, notamment au niveau de la pérennité des données. Il est donc nécessaire de s’assurer que ces nouveaux risques sont maitrisés avant de choisir une solution de Cloud.

La CNIL a établi les recommandations suivantes afin d’aider les entreprises françaises, notamment les PME, à effectuer une prise de décision éclairée lorsqu’elles envisagent d’avoir recours à des prestations de services de Cloud computing. »

1. Identifier clairement les données et les traitements qui passeront dans le Cloud

2. Définir ses propres exigences de sécurité technique et juridique

3. Conduire une analyse de risques afin d’identifier les mesures de sécurité essentielles pour l’entreprise

4. Identifier le type de Cloud pertinent pour le traitement envisagé

5. Choisir un partenaire présentant des garanties suffisantes

6. Revoir la politique de sécurité interne

7. Surveiller les évolutions dans le temps

Le document comprend également la liste des « Éléments essentiels devant figurer dans un contrat de prestation de services de Cloud computing » ainsi que des « Modèles de clauses contractuelles ».

Un document de référence pour qui songe à héberger ses documents d’activité qui peuvent contenir des renseignements personnels ou des données sensibles, confidentielles ou stratégiques pour l’organisation.

Michel Roberge

519 - La tête dans les nuages

En soi, l’infonuagique (le mode « cloud computing », comme disait Molière) ne règle pas la gestion des documents d’activité dans une organisation. Une désorganisation structurelle des fichiers informatiques dans les nuages du Web demeure un capharnaüm organisationnel, comme c’est souvent le cas sur les serveurs internes : absence de normalisation des identifiants de dossiers et de règles pour la gestion du cycle de vie des documents technologiques.

Si une organisation décide de stocker et de sécuriser ses actifs informationnels numériques chez des tiers hébergeurs, elle a avantage tant pour l’exploitabilité de ses documents que pour des raisons économiques d’entreposage de se doter de règles de gouvernance documentaire efficace et efficiente. Elle pourra intégrer ses choix de lieu de conservation de ses documents dans sa politique de gestion documentaire, établir ou sélectionner une arborescence de classification pour structurer et nommer ses répertoires et y associer les règles de conservation (durée de conservation utile et sort final – à détruire ou à conserver comme document d’archives) et à enregistrer le tout dans une solution logicielle de gestion intégrée des documents (GID). Et surtout, prendre les moyens pour que les utilisateurs des documents (l’ensemble du personnel, tout niveau hiérarchique confondu) acquièrent les compétences pour appliquer et respecter les processus de gouvernance des documents par l’acquisition des savoirs et des savoir-faire et par les mesures d’accompagnement et de soutien apporté par des spécialistes du métier de la GID.

Toujours se rappeler que le succès des projets de GID passe par la maîtrise du pourquoi et de la manière de faire, la solution technologique étant un outil incontournable pour mettre en application ce savoir.

Michel Roberge