1123 – À la recherche de solutions pour intégrer les courriels dans un système de gestion des documents d’activité

La gestion des courriels dans une organisation est généralement un problème de taille. Ces documents technologiques auxquels sont joints des fichiers de bureautique, qu’ils aient été produits ou reçus sont parfois des éléments importants d’un dossier d’activité ou relatif à une personne, une organisation… Sans oublier, bien entendu, les chaînes de courriels (réponses multiples à de multiples réponses). Souvent, sinon généralement, les courriels ne sont pas classés avec les autres fichiers du dossier qu’ils concernent. Il n’y a pas de solution miracle. Voici une démarche proposée sous forme d’infographie sur le site Web de Locarchives intitulée « 6 points clés pour une bonne gestion des emails » :

1002 – Les courriels : les documents d’activité qu’on oublie souvent de gérer

Je vous invite à consulter ce billet publié sur le site Web de locarchives.fr qui présente la problématique de la gestion et de la conservation des courriels ayant une valeur probante pour une organisation et qui prône une politique pour l’intégration des messages électroniques reçus ou expédiés au système de gestion des documents d’activité (SGDA).

Comme projet d’entreprise, l’auteur propose une démarche en 6 étapes pour une bonne gestion des courriels. Un défi de tous les jours.

991 - Nécessité de la gestion des documents d’activité : rien de nouveau sous le soleil

Encore une fois, la nécessité de mettre en place des systèmes pour la gestion des documents d’activité (Records Management) s’impose à la suite d’événements qui frôlent la catastrophe. Le cas des courriels professionnels d’Hilary Clinton expédiés et reçus à partir de son compte personnel en est une autre illustration. Comme preuve : cet article de Whitney Blair Wyckoff intitulé Clinton emails add urgency to records management et publié sur le site Web de fedscoop.com.

968 - Perte de millions de courriels par les entreprises

Selon un sondage EMC réalisé dans vingt-quatre pays auprès de 3 300 décideurs en technologies de l’information (TI) de moyennes et de grandes entreprises rapporté par Dominique Lemoine sur le site Web de Direction Informatique, « les entreprises auraient perdu en moyenne 400 % plus de données depuis 2012, c’est-à-dire l’équivalent de 24 millions de courriels par entreprise ».

La même enquête rapporte que « la plupart des entreprises répondantes ont indiqué ne pas être bien préparées pour affronter l’ère de la mobilité, de l’infonuagique et des données volumineuses (Big data en anglais) ».

Plutôt inquiétant, non ?

938 – La gestion efficace des courriels, une utopie ? + Des conseils d’un spécialiste

On ne m’a pas encore convaincu du contraire. Dans les organisations, depuis plus d’une décennie, les courriels constituent un volet problématique dans la gestion intégrée des documents (GID) d’activité. Parce que « tout un chacun » est impliqué et parce que les créateurs des messages électroniques pêchent tous par excès de non-uniformité. Et je m’inclus dans ce constat. Que de discipline demandée dans le feu de l’action alors que les politiques de gestion des courriels sont souvent reléguées dans le rayon des vœux pieux. Et la liste des cas de figure pourrait s’avérer fastidieuse.

D'ici à ce qu'on trouve la solution "miracle", vaut mieux plutôt se rabattre sur les conseils d’un expert en utilisation des boîtes de courriel qui répond aux questions suivantes que vous vous posez probablement vous aussi :

1.    Est-ce une bonne idée, de gérer ses courriels en appliquant des règles de tris et pourquoi ?

2.    Quel est le meilleur moyen de gérer toutes les alertes provenant des médias sociaux que je reçois ?

3.    Je reçois beaucoup de courriels promotionnels qui ne m’intéressent pas. Est-ce une bonne pratique de les marquer comme indésirables ?

4.    Lorsqu’un client m’écrit pour me poser une question et je suis très occupée, j’ai l’habitude de répondre rapidement en lui disant que j’en ai pris connaissance du message et je lui indique quand je vais lui répondre, devrais-je continuer en ce sens ?

5.    Tous les outils de messagerie contiennent des marqueurs, je les utilise très peu. Est-ce que je devrais les utiliser, si oui, comment ?

Ça ne règle évidemment pas tous les problèmes. Voilà des pistes fort intéressantes.

Merci à Félix Arsenau pour ces quelques trucs dont vous trouverez les réponses sur le blogue icipmeweb.com.

Michel Roberge

Vient de paraître : Gérez efficacement vos… courriels

La deuxième édition de cet ouvrage de Luc Démaret (Paris : ENI, 2014. – 176 p.) intitulé Gérez efficacement vos mails. Stratégies et bonnes pratiques présente les étapes indispensable à suivre afin de bien organiser sa messagerie et gagner du temps :

• effectuer un diagnostic de l’utilisation afin de choisir l’organisation adéquate des courriels;
• établissement d’un plan de tri automatique des messages;
• découverte des fonctionnalités avancées afin de traiter l’information plus rapidement.

Avec une approche très pédagogique complétée par un certain nombre d’astuces, le lecteur apprendra personnaliser sa messagerie personnalisée et à réaliser certaines actions nécessaires afin de s’assurer d’un environnement performant, fiable et sûr.

Source : Archimag

907 - La saga de la destruction des dossiers de l’Ontario Gaz : une étude de cas en gestion des documents d’activité

Je vous suggère de lire ce billet de James Lappin publié sur le site thinkingrecords.co.uk (avec en prime une bande dessinée sous forme de diaporama comme seul peut le faire son auteur) qui illustre bien l’écart entre un plan de gouvernance documentaire très complet (loi sur les archives et calendriers de conservations approuvés) et les ratés dans l’application de certaines règles de conservation, particulièrement en ce qui a trait à la gestion des comptes de messagerie du personnel politique.

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The Ontario gas plant cancellation records deletion saga from JamesLappin

Michel Roberge

875 – Plusieurs images valent mille mots : le scandale ontarien des courriels détruits (suite)

Dans mes billets 824 et 847, j’ai mentionné les cinq premières parties d’une histoire à suivre publiée par James Lappin sur son blogue Thinking Records : The Ontario e-mail Deletion Scandal. Voici les sixième (The retention schedule), septième (Reaction to the retention schedule), huitième (The Commisioner makes her report) et neuvième (A portion of the e-mail account is found) épisodes.

À suivre.

 

Michel Roberge

853 - Les risques d’une non-gouvernance documentaire

Lu sur le site de LesEchos.fr sous la plume de  Sharon Wajsbrot : Barclays condamné aux État-Unis pour des archives non conservées : « Accusée de ne pas avoir conservé convenablement ses données, confirmations d'ordres d'achat, et archives de comptes entre 2002 et avril 2012, la banque britannique a été condamnée à 3,75 millions de dollars d'amende aux Etats-Unis. Selon la Finra (Financial Industry Regulatory Authority), l'autorité chargée de surveiller l'ensemble des professionnels des marchés outre-Atlantique, la banque n'a pas conservé la trace de près de 3,3 millions de messages instantanés échangés sur la plate-forme Bloomberg d'octobre 2008 à mai 2010. »

Une histoire d’horreur qui devrait porter à réfléchir : investir dans la gouvernance documentaire, c’est, pour une entreprise ou pour une organisation de services publics, assurer son avenir.

Michel Roberge

847 - Plusieurs images valent mille mots : le scandale ontarien des courriels détruits (suite)

Dans mon billet 824, je faisais mention de cette façon originale de sensibiliser les lecteurs sur un sujet important à l’aide de la bande dessinée.

Eh bien, je vous invite à lire les quatrième (The RAID Server) et cinquième (The Backup Tapes) épisodes d’une histoire à suivre publiée par James Lappin sur son blogue Thinking Records : The Ontario e-mail Deletion Scandal. Prochain chapitre : The Retention Schedules).

Michel Roberge

838 – La problématique gestion des courriels au cours de leur vie utile

Un lecteur m’a également transmis cette autre référence (voir aussi billet 837) qui date de 2008 mais dont le contenu est encore d’actualité. Il s’agit d’une publication de la Fédération ILM Stockage et archivage intitulée « Conserver les courriers électroniques ? Ou comment résoudre la problématique de l’archivage des e-mails ». En voici le résumé du contenu présent sous forme de 12 fiches thématiques qui portent davantage sur la gestion des courriels au cours de leur vie utile en raison de leur valeur administrative, financière ou juridique :

Fiche 1 : Besoin d’archivage

Fiche 2 : Aspects juridiques du mail

Fiche 3 : Contraintes techniques

Fiche 4 : Méthodologie et normes

Fiche 5 : Grandes familles de solutions, fonctionnalités

Fiche 6 : Exemples d’architecture

Fiche 7 : Tiers archiveur

Fiche 8 : Risques et assurances

Fiche 9 : Sécurité

Fiche 10 : Principaux acteurs du marché

Fiche 11 : Coûts de l’archivage

Fiche 12 : Cas Clients

Michel Roberge 

837– La problématique de la conservation permanente des courriels

À celles et ceux qui s’intéressent à juste titre à la conservation dans les archives des courriels ayant une valeur historique, je vous recommande la lecture de cette publication récente (septembre) des Archives de France : « L’archivage des messageries électroniques Preuve de concept VITAM » dont je reproduis en partie la table des matières :

1. Les messageries : contexte d’utilisation

1.1. Un outil technique

1.2. Au croisement de plusieurs droits

1.3. … et dont l’utilisation dépend de l’organisation et de l’utilisateur

2. Quelle approche archivistique de l’objet messagerie ?

2.1. Les réflexions engagées au niveau national et international

2.2. Bilan des expériences

2.2.1. Que collecter ?

2.2.2. Comment et quand collecter ?

2.2.3. Comment traiter et conserver ?

2.2.4. Comment restituer ?

3. Les expérimentations menées dans le cadre du volet 2 du POC VITAM

3.1. Présentation générale des tests réalisés

3.2. Résultats

3.3. Conclusions

Conclusion et propositions

• Propositions générales
• Propositions organisationnelles
• Propositions juridiques
• Propositions techniques
• Propositions archivistiques
• Propositions dans le cadre du programme VITAM

Michel Roberge 

824 – Plusieurs images valent mille mots : le scandale ontarien des courriels détruits

Voici une façon des plus originales façon de relater un cas type de destruction de courriels reçus et envoyés dans le non respect des lois et des règles de conservation. 

Une bande dessinée en trois épisodes de James Lappin sur son blogue Thinking Records : The Ontario e-mail Deletion Scandal (première partie, deuxième partie et troisième partie).

Michel Roberge

817- Le choix de la NARA pour la conservation permanente des courriels

Sur le site Web de Thinking Records, on apprend que la US National Archives and Records Administration (NARA) envisage ne prendre en considération que les comptes de courriels du personnel « senior » en vue d’un éventuel versement aux archives pour une conservation permanente. Une approche nommée « Capstone » que l’organisation américaine explique ainsi :

 « ’’Capstone’’ is the term used for the apex stone on top of a pyramid.  The capstone is the only stone in a pyramid that looks out in all four directions.  On the US dollar bill the capstone of a pyramid is depicted as an all-seeing eye.

NARA are hoping that the e-mail accounts of senior managers act like the capstone of a pyramid.  They are working on the assumption that all major discussions and decisions in an organisation are filtered up through one or more members of senior management, and leave a trace in their e-mail accounts. »

Prenez le temps de prendre connaissance du billet de James Lappin qui situe cette approche dans un contexte plus global de gestion des documents technologiques provenant de diverses sources.

Face au volume sans cesse croissant des courriels qui entrent et qui sortent des organisations, comment s’assurer de conserver en permanence les messages les plus représentatifs des décisions qui ont été prises et des activités de mission et de gestion qui ont été réalisées ? Sinon en faisant des choix sur la base de critères de tri. Y aurait-il d’autres pistes ?

Michel Roberge

Flash Info - Reconnaissance de l’écriture manuscrite

Lu sur le site de LaPresse.ca :

Google annonce que Gmail et Google Docs reconnaissent désormais l'écriture manuscrite.

« …il devient possible de répondre à ses courriels ou de rédiger un texte avec un stylet ou son propre doigt.

Pour que cette option soit prise en charge, il faut veiller à bien activer les langues manuscrites à utiliser (symbolisées par un crayon) dans les paramètres de son compte. Dès lors, il devient possible de choisir entre les modes clavier et manuel. 

Dans Google Docs, l'option apparaît tout à droite de la barre d'outils.

À l'écran, une nouvelle fenêtre s'ouvre, dans lequel l'utilisateur est invité à écrire à main levée, à l'aide de la souris, d'un stylet ou du trackpad par exemple.

Plusieurs propositions sont ensuite élaborées, en fonction d'un algorithme de reconnaissance des caractères.

Cette reconnaissance de l'écriture manuscrite est pour le moment limitée à une cinquantaine de langues dans Gmail et une vingtaine sous Google Docs, parmi lesquelles le chinois, le japonais ou encore le hindi. »

L’interface humain/machine s’améliore.

Michel Roberge
1000e billet

Info Flash – Le premier pourriel

Lu sur le site Web arobase.org :

« 7 ans. Il n'aura pas fallu plus de 7 années après l'invention du courrier électronique pour qu'apparaisse le premier spam.

Le premier spam date du 3 mai 1978. Ce jour là [sic], sur le réseau Arpanet (l'ancêtre d'Internet), Gary Thuerk, commercial de la société informatique DEC, invitait par e-mail 393 personnes à découvrir sa nouvelle machine, le 2020 ».

Michel Roberge

742 – Ce courriel ne m’était pas destiné

Il y a de quoi frissonner quand on reçoit un courriel qui ne nous est pas destiné et qui contient des renseignements sensibles sur une personne dans un contexte trouble au sein d’une organisation.

Une adresse courriel erronée, un clic et le mal est fait !

Pas besoin de vous dire que je me suis empressé de communiquer avec l’expéditeur que j’ai ébranlé, mais aussi rassuré en lui confirmant la suppression du document en question.

C’est la troisième fois que je vis une telle situation. Et j’en ressors toujours troublé.

Michel Roberge

Flash Info : L’humanité produit autant d’informations en deux jours qu’elle ne l’a fait en deux millions d’années

À lire cet article signé par Gabriel Siméon, publié sur le site Web de Libération et intitulé : Données le vertige (sic).

Voici un extrait pour vous mettre l’eau à la bouche :

« chaque minute, environ 350 000 tweets, 15 millions de SMS et 200 millions de mails sont envoyés au niveau mondial ; pendant le même laps de temps, des dizaines d’heures de vidéos sont mises en ligne sur YouTube, des centaines de milliers de nouveaux fichiers sont archivés sur les serveurs de Facebook.

L’ancien PDG de Google, Eric Schmidt, estimait en 2010 que nous produisions tous les deux jours environ 5 exaoctets (Eo, soit 10¹⁸ octets) d’informations… soit autant « qu’entre le début de la culture humaine et 2003 » !

Selon l’institut IDC, 1,8 zettaoctet de données (Zo, 10²¹ octets) a été créé en 2011. « L’information disponible à la surface de notre planète en 2020 devrait tourner autour des 40 Zo… Mais ces estimations sont rendues fausses d’année en année par les nouveaux usages », précise Jean-Yves Pronier, directeur marketing du gestionnaire de données EMC. »

L’avenir appartient-il à ceux qui sauront utiliser cette profusion ?  comme l’affirme d’entrée de jeu l’auteur.

 

Michel Roberge

Brève - Consulter ses courriels au fur et à mesure pour être productif ?

À lire sur la page Trouve qui peut du site Web Influide Gestion stratégique de l’information cet intéressant texte signé Félix Arseneau qui s’articule autour de trois arguments :

1 : Une bonne partie de mon travail se passe via le courriel

2 : Mon équipe serait moins productive si je ne vérifiais pas  mes courriels

3 : Je pourrais manquer des informations importantes !

Michel Roberge

673 - La face cachée de l’immatérialité

« Un courrier électronique qui transporte vos données numériques [est-il] plus écologique qu’un courrier physique qui doit utiliser camion, train, avion [ ?]. Mais […] pour envoyer un e-mail, il […] faut un ordinateur, des réseaux de communication, des serveurs de stockage... et surtout, on en envoie beaucoup plus qu’on n’a jamais envoyé de courriers. » : 500 milliards par jour !

« L’utilisation d’un téléphone portable dix minutes par jour représente l’équivalent de 80 km en voiture sur une année, […]. Un chiffre en soi pas très élevé... sauf qu’il faut le multiplier par six milliards, soit le nombre de portables dans le monde ! »

C’est ce que rapporte Sophie Caillat dans un article publié sur le site rue89.com et intitulé Un e-mail, ça coûte très cher à la planète.

Ces affirmations sont tirées d’un ouvrage qui vient d’être publié par les éditions EDP Sciences : « Impacts écologiques des Technologies de l’Information et de la Communication ».

Michel Roberge