1114 – Le papier résiste encore à l’assaut du numérique

C’est ce que nous rappelle Mikaël Olivier dans un article intitulé « Le numérique devait tuer le papier, mais... c'est plus compliqué que ça » publié sur le site Web de L’Express.  

« Prenez-le comme une expérience: une journée sans se servir de papier. Une seule. Pas de courrier. Pas de journal. Pas de post-it. Pas de livre. Pas de document physique au bureau. Pas d'imprimante à la maison non plus. Pas de photocopie. Rien. Tout sur le téléphone, la tablette ou l'ordinateur. Ce monde dématérialisé vous paraît bien virtuel. Il pourrait le rester longtemps. Présentées depuis une décennie comme la grande victime du tournant numérique, les fibres cellulosiques végétales - le papier, pour les intimes - restent présentes dans de nombreux usages. Son industrie a pris le parti de se réinventer. Il fait, aujourd'hui, mieux que résister. »

Car il semble qu’on « perçoit mieux les choses sur du papier »

487 - Cinq suggestions pour gérer efficacement le papier

Lu sur le site infodsi.com (mes commentaires sont entre crochets] :

« 1. Se concentrer sur le « papier efficace » plutôt que sur le « zéro papier »
Le fait est que nous n'éliminerons pas le papier à court ni même à moyen terme. [je suis aussi d’accord avec cette affirmation] La croissance des archives papier va de pair avec l'explosion des informations numériques, le tout sur fond de réglementations toujours plus contraignantes et d'évolution des besoins métier. A cela s'ajoutent souvent des budgets restreints, des systèmes et processus dépassés, ainsi qu'une dispersion des responsabilités entre de multiples services. La solution la plus pragmatique consiste à adopter un modèle hybride, dans lequel tous les types d'informations (physiques et numériques) sont pris en compte et gérés dans le cadre d'une stratégie cohérente [les organisations d’aujourd’hui gèrent de plus en plus de dossiers hybrides dont la portion « plus ancienne » est encore disponible sur papier et un certain nombre de documents reçus le sont autrement qu’en format technologique].

2. Organiser et segmenter vos informations
Nombre d'organisations conservent de volumineuses archives de documents papier et ne savent tout simplement pas par où commencer. Le secret réside dans la segmentation [on parle aussi de catégorisation des actifs documentaires]. Les entreprises ont besoin de savoir ce qu'elles détiennent [enregistrement des dossiers et des documents] et à quel endroit [détenteurs ou centres de responsabilité]. Quels sont les documents critiques [documents essentiels] pour l'entreprise et où se trouvent-ils ? Il s'agit des documents indispensables au fonctionnement de l'entreprise, de ceux qui sont le plus souvent demandés par des tiers ou encore ceux auxquels les employés ont le plus fréquemment accès [documents actifs]. Quels documents ne sont plus nécessaires et donc voués à être détruits [documents inactifs] ? Cette démarche de segmentation [stratégie ou plan d’action] aidera les entreprises à réduire l'ampleur du problème et à concentrer leur énergie et leurs ressources sur la gestion de leurs documents les plus précieux.

3. Comprendre l'environnement extérieur
Le cadre réglementaire devient de plus en plus contraignant et complexe. Les entreprises qui opèrent à l'international se trouvent confrontées à un casse-tête supplémentaire : les législations variables et parfois incohérentes d'un marché à l'autre. Elles doivent se frayer un chemin à travers le terrain miné de la bureaucratie afin de veiller au respect de la loi, à savoir, quels documents conserver, de quelle façon et pendant combien de temps. Il leur est donc conseillé de travailler avec des tiers experts [experts en gouvernance documentaire] qui pourront les aider à archiver leurs documents conformément aux réglementations en vigueur, ainsi qu'à gérer l'ensemble de leur cycle de vie, depuis leur création jusqu'à leur destruction sécurisée.

4. Externaliser le stockage
Aux coûts cachés de l'accumulation des informations sur site viennent s'ajouter ceux, plus évidents, relatifs au temps consacré par le personnel au stockage, à la gestion et à la recherche des dossiers de l'entreprise. Un tiers de confiance peut se charger de filtrer la majorité des documents papier entrants avant qu'ils ne parviennent dans les bureaux de l'entreprise, tout en assurant le suivi de l'ensemble des questions de conformité. Les documents pertinents peuvent être numérisés et intégrés aux processus appropriés (comptes fournisseurs, par exemple), tandis que les documents moins essentiels peuvent être stockés hors site pendant une durée prédéfinie, au terme de laquelle ils seront détruits en toute sécurité.

5. Se méfier des solutions systématiques
Une numérisation systématique ne fera tout simplement pas l'affaire. Certains pensent qu'il suffit de numériser tous les documents et de broyer les originaux pour aboutir à un bureau totalement sans papier. Cette approche conduit invariablement à des investissements excessifs en raison de la numérisation de documents peu susceptibles d'être jamais réutilisés ou encore d'impressions en cachette par des employés cherchant à contourner le système. Ainsi, loin de s'améliorer, la situation ne fait qu'empirer. Par conséquent, plutôt que de tout numériser, il vaut mieux s'efforcer de déterminer quel est l'usage optimal des informations, puis investir en numérisant les documents auxquels vous devez avoir fréquemment accès » [entièrement d’accord avec cette suggestion].

L’ensemble de ces propositions peuvent d'ailleurs être mises en application dans un système de gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques.

Michel Roberge

482 - Un bourreau sans papier

J’ai souvent l’impression que depuis que le microordinateur de table ou portable a été inventé, nous sommes constamment confrontés à une sorte de bourreau intransigeant (pourrait-il en être autrement de la part d’un bourreau). Forcés que nous sommes à créer et consulter nos fichiers informatiques et nos courriels comme s’ils étaient épinglés sur un mur, au ras de notre table de travail. Pas surprenant que tant de gens impriment encore autant de documents…

Aussi, je trouve très intéressant ce commentaire de François Bon sur le site de Tierslivre.net à propos de l’ergonomie de la lecture des documents technologiques :

« La lecture numérique, ça commence quand on quitte la lecture sur écran d’ordinateur pour disposer d’un objet à lire qui élimine l’écran vertical, et permet que la lecture devienne tout simplement posture du corps, transportabilité, invisibilité du support. »

Le jour où, dans un contexte bureautique, cette réalité remplacera de façon universelle les ordinateurs, le bureau « sans papier » deviendra-t-il plus rapidement une réalité ?

Michel Roberge

474 - Journée mondiale sans papier

Saviez-vous que le 27 octobre 2011 était la Journée mondiale sans papier (World Paper Free Day) instaurée pour exhorter les entreprises à abandonner le papier ? Au moment où nous produisons environ 320 millions de tonnes de papier chaque année et que nous devrions atteindre 450 millions de tonnes d’ici 20 ans. Alors, le « bureau sans papier », on en reparlera! D’ici là, je vous invite à regarder cette vidéo produite par l’AIIM :





Et par la même occasion, réécoutez ce qu’en disait Jacques Attali, en 2008, dans mon billet 57.

Michel Roberge

472 - Le premier système de GID au Québec... en 1984

En 1984, j’étais responsable du Service de développement des systèmes aux Archives nationales du Québec (ANQ). L’organisation avait acquis, l’année précédente, un appareil de traitement de textes AES 100P qui permettait de stocker des fichiers sur des disquettes de 8 pouces. C’est d’ailleurs au moyen de cet appareil que fut rédigée la Loi sur les archives du Québec. Les ANQ avaient aussi un Service de microfilmage des documents.

Déjà préoccupé par la diminution du papier comme support d’information (la conclusion de mon premier livre sur La gestion des documents administratifs [1983] avait pour titre « Vers un bureau sans papier »), j’eus l’idée d’intégrer les principes de base d’un système de gestion documentaire aux maigres possibilités qu’offraient les ressources technologiques alors disponibles. Aussi, avec l’appui du Conservateur de l’époque, monsieur Robert Garon, et celui de ma secrétaire, Claudette Corriveau, j’ai imaginé, sans le savoir, le premier système québécois de gestion intégrée des documents (GID).

Tous les documents produits qui ne contenaient pas de signature étaient enregistrés sur des disquettes identifiées simplement par un numéro séquentiel : DS-01, DS-02… Les documents reçus en format papier ou imprimés et signés étaient microfilmés et disponibles sous forme d’images sur des microfiches identifiées, elles aussi, par un numéro séquentiel : MF-01, MF02…

Les noms uniques des fichiers électroniques étaient composés de l’identifiant de la disquette et d’un numéro séquentiel par disquette : DS-02/01, DS-02/02… Quant aux images sur les microfiches, elles étaient toutes identifiées par un numéro de séquence de 1 à X par microfiche. Ainsi, la première page d’un document possédait une localisation unique : un numéro de microfiche et un numéro d’image : MF-03/36.

J’avais développé un schéma sectoriel de classification des documents (les ANQ ne possédant pas, à l’époque, de schéma institutionnel) que nous appliquions à l’ensemble des documents de mon service.

Les premiers systèmes de traitement de textes permettaient aussi de créer et de trier des listes sous forme de tableaux linéaires (un peu à la manière d’Excel aujourd’hui). Une disquette « index » était donc réservée pour la gestion de ce tableau. On y retrouvait le schéma de classification : une colonne pour le code et une autre pour le titre de chaque rubrique. Chaque dossier y était enregistré lors de sa création (code de classification, numéro du dossier, titre spécifique du dossier).

Tous les documents électroniques et microfilmés y étaient indexés : code de classification, numéro du dossier, date, auteur, destinataire, description sommaire, localisation (no disquette/no document ou no microfiche/no image de la première page). Le tout était trié à la fois par ordre de code de classification et par date. Résultat, cette liste décrivait le contenu détaillé de chaque dossier avec localisation de chacun des documents sur disquette ou sur microfiche.

Et ça fonctionnait avec des ressources technologiques des plus rudimentaires. Ma secrétaire était aux petits oiseaux : aucune chemise de classement à ouvrir et aucun papier à classer. L’ensemble des documents du service étaient conservés dans deux boîtiers sur le coin de son bureau. Les documents électroniques pouvaient être consultés à partir de l’appareil de traitement de textes alors que ceux qui étaient microfilmés pouvaient être lus au moyen d’une visionneuse de microfiches.

Les résultats de cette expérience furent présentés au congrès 1984 de l’Association des archives du Québec (AAQ) dans un diaporama (à l’époque PowerPoint n’avait même pas encore été imaginé) intitulé « Un bureau sans papier, un jeu d’enfant » que j’avais réalisé avec ma fille [gestionnaire âgée 5 ans] et mon garçon [son secrétaire de 3 ½ ans]. Il n’y manquait que des règles de conservation.

Sans le savoir, j’avais mis au point les fondements de ce qu’on appelle aujourd’hui un « Système de gestion intégrée des documents (GID) » qui, au moyen de moyens technologiques puissants, permet de gérer des dossiers hybrides (composés de documents en format papier, voire microfilmés et de documents technologiques).

Michel Roberge

430 - Un bel exemple de gaspillage de papier...

En 2011, l’élimination maximale du support papier pour stocker et partager de l’information est plus que jamais devenue un impératif. Sauf probablement à la société québécoise productrice et distributrice d’électricité. Et j’ai nommé Hydro-Québec.

En effet, dans le journal Le Soleil de Québec du 21 mai, on peut lire cet entrefilet : « Le président-directeur général d’Hydro-Québec, Thierry Vandal, a fait parvenir aux élus québécois 28 cartables [reliures à anneaux] contenant la liste des contrats et des contrats-cadres octroyés par Hydro-Québec et la Société d’énergie de la Baie-James du 1er janvier 2000 au 31 août 2010. Ils contiennent 38 000 pages de documents. » Soit plus de deux mètres linéaires de papier et de carton! L’équivalent d’une dizaine de boîtes pour l’entreposage de dossiers semi-actifs en format papier! Plus de deux tiroirs de classeur photocopié! Pour impressionner la galerie?

Les PDF, une technologie qui n’a pas encore franchi les portes du siège social de la société d’État qui se dit verte? Et les élus dont il est question dans cette nouvelle, il faut espérer que chacun d’entre eux (ils sont 125) n’a pas reçu une livraison individuelle! Parce que si c’était effectivement le cas, il y a de quoi crier au scandale et au gaspillage de fonds publics, c'est-à-dire de nos impôts. Une seule livraison est d’ailleurs déjà de trop.

À quand une Assemblée nationale du Québec « sans papier »?

Michel Roberge

359 - Wikileaks et Records Management

On peut être en accord ou non avec les actions de Julian Assange dont le slogan est « Help Wikileaks keep governments open », ce qui en fait un souhait plutôt louable en tant que citoyen. Mais ce qui devrait surtout nous inquiéter en tant que praticien du métier, c’est cette illustration de la difficulté d’assurer la sécurité de l’information contenue dans des documents technologiques, tant pour les services publics que pour les organisations du secteur privé.

On apporte souvent comme argument que la gestion des documents en format électronique renforce la protection des informations sensibles et celle des renseignements personnels. L’effet Wikileaks tend à démontrer le contraire. L’information électronique (les fichiers informatiques, les courriels…) s’incruste dans les organisations. Et elle est généralement celle qui est la plus mal gérée. Bien qu’elle ne soit accessible qu’à partir de systèmes d’accès dits sécurisés (identifiants et mots de passe) de solutions logicielles de GÉD, de collaboration ou de gestion intégrée des documents (GID), il n’en reste pas moins que ce sont des individus qui la manipulent. Même s’il est technologiquement impossible de la reproduire, de la faire circuler si on n’en a pas le droit, il reste toujours des moyens détournés pour la copier ou la capturer et la remettre à qui de droit pour une utilisation tout autre que celle qui a été initialement prévue.

Cette réalité incontournable pose des défis très importants à notre profession : en mettant de l’ordre dans l’information portée par tout support, en l’enregistrant dans des outils informatiques de plus en plus performants, en la rendant désormais encore plus disponible qu’auparavant, ne contribue-t-on pas à une plus grande vulnérabilité informationnelle des organisations? Comme me le mentionnait dernièrement un collègue : le désordre serait-il plutôt garant de sécurité? L'aiguille dans une botte de foin est-elle plus en sécurité que bien classée dans un tiroir parmi d’autres du même type et de la même taille? J’exagère peut-être. J'ai déjà entendu cette argumentation pour justifier le refus de mettre en place un système unifié de gestion des documents administratitfs.

Toute réflexion faite, la protection de l’information que possède une organisation ne repose-t-elle aussi en grande partie sur la loyauté des membres de son personnel? Avec des systèmes de GID très performants, fournit-on à certaines personnes corruptibles des moyens efficaces de causer des torts irréparables à partir de l’écran de leurs postes de travail individuels, dans le confort de leurs bureaux?

À lire aussi sur le blogue de Claude Super : Information, techno 2.0, media sociaux Et le maillon faible ! et WikiLeaks Disclosures … A Wakeup Call for Records Management

Michel Roberge

346 - La preuve électronique au Québec

Vient de paraître en format papier ;-) : Phillips Mark. – La preuve électronique au Québec. - Markham : LexisNexis, 2010. - 164 pages. ISBN : 978-0-433-45952-1.

D’ici à ce que je vous en reparle, vous pouvez en consulter la table des matières.

Michel Roberge

303 – Un environnement sans papier

Dans le thriller La faute à pas de chance, le héros de Lee Child, Jack Reacher, qui enquête sur la disparition d’un membre de son ancienne unité d’élite de la CIA, un dénommé Swan, est confronté aux principes de gestion documentaire que lui explique la directrice des ressources humaines de la société New Age :

(p. 183) « Il n’y a aucune note manuscrite, chez nous. Pas de papiers. Ni plumes ni crayons. Sécurité de base. Vous êtes dans un environnement sans papier. Beaucoup plus sûr. C’est une règle. Il suffit de songer à écrire pour être viré. C’est fait sur ordinateur. Nous disposons d’un réseau indépendant avec des pare-feu sécurisés et un contrôle aléatoire des données. […] Quelqu’un part d’ici et trente minutes après, son disque dur est retiré de son ordinateur et détruit. Cassé. Matériellement cassé. À coups de marteau. C’est une autre règle de sécurité. »

Quelques jours plus tard, Reacher met en doute les informations initialement reçues :

(pp. 284-285) « Les gens prennent des notes. Font de petits dessins. Ils travaillent mieux avec du papier et un crayon. Ça n’existe pas , un environnement complètement dépourvu de papier. […] La première fois qu’on lui a parlé, [la directrice des ressources humaines] nous a dit que Swan utilisait son morceau du mur de Berlin comme presse-papier. Ça ne doit pas être facile d’utiliser un presse-papier dans un environnement sans papier, non? […] La première fois qu’on y a été, on a dû attendre avant de pouvoir entrer dans le parking […]. Un camion était en train de franchir le portail. […] Livraison ou réparation de photocopieur. Pas évident d’utiliser un photocopieur dans un environnement sans papier, non? »

Lee Child. – La faute à pas de chance. – Paris, Éditions du Seuil, 2010. – 449 pages.

Toujours intéressantes ces réflexions de romanciers qui ne sont pas spécialistes du métier.

Michel Roberge

296 – L’omniprésence du papier dans les cours de justice du Québec

La semaine dernière, j’ai assisté à une représentation sur sentence, au Palais de justice de Québec, dans la cause du décès de ma nièce tuée dans un accident de la route par un chauffard ivre en 2008. Pendant les deux journées au cours desquelles procureur de la Couronne et avocat de la défense ont fait leurs représentations et énoncé leurs plaidoiries, je n’ai pu faire autrement qu’observer leur environnement de travail. J’ai pu constater que le papier est le seul support d’information utilisé par les protagonistes : imposants cahiers de jurisprudence et divers autres documents (notes personnelles, documents de référence, textes ou notes de plaidoirie…) de chacun des avocats et autres documents du juge. Le tout en trois exemplaires : un pour le procureur de la Couronne, un pour l’avocat de la défense et un pour le juge. Quant à la greffière, elle a devant elle son écran d’ordinateur qui lui sert à enregistrer le dépôt des documents et à consulter certaines informations relatives au déroulement des activités. Son rôle consistant aussi à transmettre au jour, de main à main, les documents déposés par les avocats.

Deux jours au cours desquels il m’a semblé quasi impensable que le tout puisse se dérouler dans un environnement sans papier. Non-pas d’un point de vue juridique puisque la Loi concertant le cadre juridique des technologies de l’information le permet. Mais d’un point de vue fonctionnel. Tous au cours de l’analyse de la jurisprudence, le juge n’a cessé d’annoter les pages citées en plus de prendre un très grand nombre de notes personnelles sur tous les autres documents qui lui étaient présentés et sur les témoignages et les réponses à ses questions. Et, comme l’avocat de la défense avait de la difficulté à lire les documents en format papier (problème de vision), celui-ci aurait eu du mal à consulter un écran d’autant plus que lui-même et le procureur de la Couronne doivent se lever pour s’adresser au juge. Il est évident que l’ergonomie actuelle du numérique rend quasi impossible le déroulement fluide de tels échanges.

On peut vraiment s’interroger à savoir si les environnements 100 % numériques sont des vues de l’esprit théoriques dans le contexte de l’utilisation des documents dans le feu de l'action. Je serais curieux d’assister aux fameux conseils municipaux sans papier pour vérifier si les élus ne retournent pas sur support traditionnel bon nombre de documents qui leur ont été transmis sous forme technologique. Cette façon de faire facilite certainement le stockage et la distribution de l’information, mais elle n’est peut-être pas le meilleur moyen d’utilisation des documents. Juge et avocats consultaient simultanément plusieurs pièces sur leurs bureaux respectifs en plus de prendre régulièrement des notes. À ma connaissance, aucune technologie ne leur aurait été de grand secours, sans compter les possibles déficiences imprévisibles.

À la fin de la deuxième journée d’audience, juge et avocats ont consulté leurs agendas sur papier pour fixer la date et l’heure du dépôt de la sentence.

Post scriptum : Pour constater tous les dommages qui peuvent être causés par une conduite criminelle d’un véhicule automobile en état d’ébriété avancée (alcool ou stupéfiants), je vous invite à prendre connaissance de la lettre que ma sœur adressée au juge lors de cette audience. Après sa lecture, si vous considérez que cela peut faire œuvre de sensibilisation, je vous invite à transmettre ce lien à votre entourage (famille, amis, collègues).

Michel Roberge

271 – Longévité de l’information numérique

Un ouvrage à lire absolument pour quiconque est préoccupé par les questions relatives à la conservation à moyen et à long terme des documents technologiques. Une étude réalisée par Jean-Charles Hourcade, Franck Laloë et Erich Spitz sous l’égide de l’Académie des technologies et de l’Académie des sciences de l’Institut de France (EDP Science, 2010. – 106 pages).

On y constate qu’avec production croissante d’informations électroniques la durée de vie des supports technologiques « n’a jamais été aussi courte » pour leur conservation « sur des décennies ou un siècle ». Les auteurs affirment d’ailleurs que cette durée de vie est d’environ 5 à 10 ans, même moins la qualité de fabrication des supports. D’où la nécessaire mise en place d’un programme de « migration perpétuelle » de support en support.

Certaines données sur la durabilité des cédéroms et des dévédés font froid dans le dos et nous sensibilisent sur la distinction entre les capacités de stockage des supports technologiques grandissantes à des coûts de plus en plus bas et la pérennité des documents qui y sont sauvegardés.

Si la question « Les données que nous voulons garder vont-elles s’effacer? » vous intéresse…

Michel Roberge

255 – Paradis Clef en main

Lu dans le dernier roman de Nelly Arcan, Paradis clef en main (Coups de tête, 2009), page 66 :

« Le comité de sélection était là, à ma gauche, derrière une longue table sur laquelle traînaient des papiers, des dossiers sans doute, fait bizarre à une époque où tout est numérisé, informatisé, où l’utilisation du papier est, dans certains cas, un acte criminel . »

Les 215 autres pages sont évidemment à lire pour une toute autre raison.

Michel Roberge

250 – Le confort des tablettes de lecture

Lu sur IRT News.com : « Selon une nouvelle étude de Benchmark Group, 48 % des lecteurs de livres numériques citent le confort de lecture comme un des principaux avantages de l’e-book. Les possesseurs de Kindle Amazon ou Reader de Sony sont 73 % à penser que le confort de lecture est très bon sur leur appareil. Par contre, les lecteurs sont peu convaincus de la qualité de lecture sur les ordinateurs ou les téléphones portables. Les possesseurs de smartphones ne sont que 5 % à juger ce support adapté à la lecture de romans. Les lecteurs qui n’ont jamais expérimentés [sic] la lecture sur e-book se déclarent à 66 % intéressés par la lecture de romans sur un support électronique. Ce n’est cependant pas le confort de lecture qui les attire mais les fonctions de stockage et de recherche. »

Personnellement, j’attends avec intérêt le nouvel iPad ou, si jamais il voit le jour, l’ExoPC Slate québécois pour en faire l’évaluation non seulement pour la lecture de livres électroniques, mais aussi comme outil portable de Gestion intégrée des documents (GID).

Michel Roberge

239 - Le bureau sans papier, une utopie ?

Je vous soumets cette opinion d’un fournisseur de matériel de rangement européen publiée sur le site Com-unik.info qui met en évidence certaines attitudes. Je vous laisse en juger par vous-mêmes :

« Le bureau sans papier et sans classeur n’existe pas. Les progrès technologiques des dernières années ont permis de limiter l’amoncellement […][des contenants physiques], mais tout ne peut pas être converti en document électronique.

Il ne sera pas possible d’éliminer complètement le papier, mais il peut et il devrait y en avoir beaucoup moins. Encore aujourd’hui, la plupart des professionnels qui reçoivent leurs dossiers sur papier, les scannent, mais conservent malgré tout la version papier. […]

Certaines personnes sont horrifiées à l’idée d’un vrai monde sans papier et s’inquiètent que la méthode actuelle de lecture des documents tombe en désuétude dans un proche avenir, alors que la conservation de documents […] [dans des contenants physiques] a fait ses preuves depuis des siècles. Pourtant contre toute attente, l’utilisation du papier a de fait augmenté ces dernières années. Les utilisateurs d’ordinateurs peuvent facilement presser le bouton "Imprimer" et accumuler un vaste éventail de documents en format papier. Certains évoquent l’importance de toucher le papier et de conserver un dossier dans un classeur de bureau.

Il faut savoir que les secrétaires passent beaucoup de temps à classer et à manipuler du papier et sur un bureau électronique, c’est pareil [ce qui est très vrai]. Il faut ranger et être ordonné un minimum.

Le plus grand obstacle au bureau sans papier n’est pas technologique, il est conceptuel [tout à fat d'accord : voir mon commentaire plus bas]. En cas du tout électronique, personne ne peut manipuler le dossier ou toucher le papier et certains avocats y voient un concept difficile à gérer. Il faudrait d’abord faire évoluer les attitudes. »

Pour ma part, mon expérience sur le terrain m’amène à considérer que tant qu’on ne changera pas nos habitudes de vouloir ranger « physiquement » (sauvegarder) et utiliser dans un ordre logique (arborescence de répertoires) les documents technologiques, la gestion des documents ne sera pas efficiente. Et ce, même si une couche technologique dite de collaboration et de gestion des versions vient chapeauter le tout ou, qu'en pallèle et sans lien avec la gestion des documents en format papier, une solution dite de GED prenne en charge la portion électronique de l'information.

À mon avis, la clé d’un véritable bureau avec de moins en moins de papier réside dans un amalgame de composantes virtuelles (schéma de classification des activités et planification du cycle de vie) et technologiques alimentées manuellement ou de façon automatique (véritable solution de Gestion intégrée des documents – GID) dans un environnement de travail le plus convivial possible. C'est le défi de la prochaine décennie.

Michel Roberge

228 – Qui a dit que le papier était en voie de disparition?

Lu dans le journal Le Soleil de Québec du 22 février 2010, sous la plume de la journaliste Isabelle Mathieu, à propos de la disparition prochaine du Conseil d’agglomération de Québec jugé coûteux et inutile :

« Avant chaque séance du conseil d'agglomération, le Service du greffe de Québec doit envoyer des piles de dossiers aux élus, au directeur général, au trésorier et au greffier des villes défusionnées. "On nous a dit que ça coûtait 1 million $ par année, affirme Émile Loranger [maire de la Ville de l’Ancienne-Lorette]. Je reçois des caisses de documents à toutes les semaines, c'est fou!" »

Sauf pour un exemplaire, tout s'en va directement au recyclage, ajoute le maire Loranger. »

Si le Conseil devait être supprimé, il semble que les « dossiers pourraient continuer d'être transmis aux maires des villes défusionnées, et, si ces derniers ne formulent pas d'opposition, les points à l'ordre du jour seraient considérés comme adoptés ».

Ne pourrait-on envisager cette transmission par un partage d’information à la manière d’un système de gestion intégrée des documents (GID)? Monsieur Loranger qui fut, dans une autre vie, responsable de la gestion documentaire dans un ministère du gouvernement du Québec serait bien placé pour en faire la suggestion.

Michel Roberge

213 - 2010 : l'année de la gestion des documents technologiques

C’est ce qu’annonce Debra Logan (Gartner) sur son blogue. Je me permets ici de citer l’essentiel de son constat qui fait musique à mes oreilles :

« While we have been focusing on faster processing, increased bandwidth and ever denser storage devices, most of us have neglected to pay attention to the vast mountains of data that have been accumulating as a result of all this wonderful technology. »

« Everyone, but everyone, in every company that uses desktop or laptop PC, has the job of managing their own information. Some of us create personal taxonomies and file things carefully. Others rely on desktop search to find what they need. In any case, very few can see the point of deleting any of it: that disk is SO BIG and even if the information is of marginal (or no) value, saving it “just in case” is surely a good idea. »

« Think about this for a minute. How much time do you spend looking for, reading or rearranging files on your desktop? Even if you have a nifty desktop search engine that achieves perfect precision and recall of every single item you ever look for – and please, let us know if you do have that search engine – of what use is that information to your team or your company? The answer is ‘none at all’, unless you are there to find and interpret it for them. While you are on vacation, and I send you an email asking for ‘that document that I know we wrote but that I only have the 37 draft versions of versus number 38, which we decided was final’, I have NO ACCESS to your personal stash of goodies. And, everyone on our team has the same 38 versions (more or less) stored over and over and over again, on desktop, laptop, shared file drive, memory stick and (sometimes) in printed form, just for safekeeping. But storage is cheap and search is good (enough). So what? There are lots of “so whats?” »

« How much data does the company have? Where is that data? How much is it costing us to store it? Can we find what we need when we need it? Of what business value is the data that we are keeping? How often is it accessed? What are our legal and compliance obligations? Are we using it to its best advantage or are we keeping it because its simply too much trouble to sort the useful from the useless and bin what we can’t use? »

Définitivement, cette analyste chez Gartner vise juste. Elle décrit très bien la réalité de la non gestion des documents technologiques dans un très grand nombre d’entreprises et dans beaucoup d’organismes publics. L’espace disque coûte de moins en moins cher : so what!

À lire également sur ce blogue plusieurs billets de grand intérêt.

Michel Roberge

207 - Quelques souhaits de l’Union européenne pour 2010

L’Union européenne s’est donnée comme objectif d’assurer une gouvernance « transparente, accessible et ouverte ». Aussi, en ce début d’année, voici quelques-uns des souhaits qu’elle énonce, particulièrement ceux relatifs à la gestion documentaire :

Accès aux documents et aux registres
L’accès aux documents du secteur public est une obligation européenne pour les institutions depuis le règlement 1049/2001 qui sera probablement modifié au cours de 2010. Il semble que les impacts de ce règlement ne sont pas très satisfaisants : « recherche difficile pour les non-initiés, documents souvent invisibles pour les grands moteurs de recherche, absence de croisement possible entre les textes issus d’institutions différentes, mais pour une même procédure législative, pas de notification d’une nouveauté pour une procédure inter institutionnelle donnée si ce n’est sous une forme limitée pour l’observatoire législatif, études d’impact peu visibles, documentation de contexte, de background (études, auditions publiques, comitologie…) pourtant produite par l’Union, synergie défaillante avec les parlements nationaux. » En somme, des améliorations souhaitées afin d’offrir « des possibilités de recherche croisées, inter institutionnelles, thématiques et une réutilisation possible des textes afférents par les parlements nationaux et la société civile ».

Mieux créer et gérer les documents technologiques
La création des textes repose encore trop souvent sur l’utilisation simple de logiciels de traitement de textes tel que MS Word. « La réutilisation de ces textes dans la chaîne éditoriale (y compris les traductions et les amendements successifs) exigerait un outil plus rigoureux accessible et disponible sur Internet et permettant une structuration des documents ».

« Certaines institutions ne disposent pas encore d’un solide service interne de gestion des documents, de calendrier des obligations rédactionnelles, de ses versions successives, des notifications aux collaborateurs internes et externes, de ses différentes langues, de conservation pérenne, d’indexation… » Tout ce que préconisent certaines normes telles ISO 15489 et MoReq2.

Enregistrer et indexer les documents technologiques
« Certains penseront à tort qu’il suffit que Google "connaisse" les documents pour que le problème soit résolu. Mais comment parvenir à un Internet plus intelligent, plus sémantique sans un sérieux effort de catégorisation, d’indexation de tous les documents produits à l’aide de thesauri multilingues? » Cet énoncé est doux à mes oreilles. Comme quoi les moteurs de recherche ne sont pas la panacée (voir billet 204)! À l’évidence, la nécessité d’un véritable système de Gestion intégrée des documents (GID).

Michel Roberge

164 – Un cordonnier mal chaussé

Vous vous rappelez la vidéo et le diaporama sur le dépotoir technologique ghanéen (billet 142). Eh bien, les mêmes étudiants en journalisme de l’University of British Columbia (UBC) qui y réalisaient une enquête sur les « déchets électroniques » ont acheté, dans un marché public du Ghana, un ordinateur fonctionnel qui possédait sur son disque dur toutes les données de son ancien propriétaire, d’un grande compagnie américaine spécialisée en sécurité! Selon le responsable de l'équipe, Peter Klein, « Le disque dur contenait des centaines de documents concernant des contrats gouvernementaux ». Est-ce que c’est ce qu’on appelle un « cordonnier mal chaussé »?

Michel Roberge

156 - Le marché mondial des déchets technologiques

Vous allez certainement penser que j’en fait une obsession, mais il y a toujours deux faces à une médaille.Et le côté sombre de celle des TI fait parfois peur. À preuve, cette carte du Global Trade in Electronic Waste.

Michel Roberge

142 - Plus de 2000 tonnes de déchets informatiques

Les adeptes du « tout numérique », expression plus utilisée de nos jours en lieu et place du « bureau sans papier », aiment bien mettre en évidence que cette approche a un impact écologique positif. Que dire de cet entrefilet publié dans le journal Le Soleil de Québec, le dimanche 12 juillet 2009 : on y apprend que le gouvernement canadien a dû lancer un appel d'offres pour l'élimination de ses « vieux ordinateurs et autre matériel informatique qui n'ont pas trouvé preneurs [dans le cadre] des programmes de remise en état et de ventes de produits excédentaires. » Pas moins de « 2045 tonnes de déchets électroniques et électriques de ses ministères, l'équivalent du poids de 225 autobus scolaires » à disposer de façon écologique et sécuritaire dans des sites d'enfouissement.

Et, dans le même ordre d’idée, si vous avez 20 minutes, vous serez aussi bouleversé en visionnant cette vidéo intitulée Ghana : Digital Dumping Ground disponible sur le site Web de Frontline World – Stories from a small planet pour constater à quel point certains humains portent ce titre sans le mériter. Et par la même occasion, jetez un œil au diaporama qu’on y trouve : de quoi être encore plus dégoûté.

Merci aux étudiants en journalisme de l’University of British Columbia (UBC) de nous avoir sensibilisés à un autre visage de l’impact environnemental dit « positif » des TI. Espérons que le soumissionnaire gagnant de l’appel d’offres du gouvernement canadien n’a pas l’intention d’expédier nos déchets sur le territoire africain!

Michel Roberge