556 – Valoriser la coordination organisationnelle et sectorielle de la GID

Je l’ai mentionné à maintes reprises, la gouvernance documentaire, la manière de gérer rigoureusement les documents d’activité dans une organisation (tout comme la gouvernance de l’information telle qu’en fait la promotion Jean-Pascal Perrein que je cite souvent) situe les utilisateurs des documents (l’ensemble du personnel) au cœur de l’action. En adhérant à ce credo, il est essentiel de mettre en place un réseau restreint de coordination et de transfert des savoirs et des savoir-faire pour une appropriation des outils techniques (schéma de classification et règles de gestion du cycle de vie des documents) et technologiques (solution logicielle) incontournables. Et ce dès leur développement ou leur sélection, pendant leur déploiement initial et leur utilisation sans oublier leur pérennité et leur évolution.

Depuis quelques années, dans mon entreprise, nous proposons la nomination de Documestres™ responsables de la coordination des activités de gestion intégrée des documents (GID) en format papier. Un néologisme inspiré de Webmestre : « responsable de la maintenance d'un site Web et la bonne marche d'un serveur Web, et qui peut également être chargée de la mise à jour ou même de la création des documents Web diffusés par l'organisation » à laquelle elle est rattachée ou d’Édimestre ou d’Infomestre « responsable de la gestion, de l'ajout et de la mise à jour de l'information contenue dans un site Web » tel que défini dans Le grand dictionnaire terminologique de l’Office québécois de la langue française – OQLF).

Ces rôles peuvent alors être officialisés dans la politique de gouvernance documentaire ou de GID. Les personnes identifiées et nommées Documestre™ organisationnelle (rôle de coordination à l’échelle de l’organisation en lien avec la personne responsable de la GID désignée par la direction) et Documestres™ sectorielles (par unité administrative) héritent d’une fonction à la fois valorisante et responsabilisante. Elles n’ont pas nécessairement de formation dans le domaine de la gestion documentaire. Elles sont d’abord et avant des représentantes des utilisateurs des documents chargées de voir à l’adéquation des solutions d’affaires mises en place, au bon fonctionnement de l’ensemble des composantes du système mis en place et à son évolution en adéquation avec les besoins organisationnels, sectoriels, voire individuels. Elles sont impliquées dès les phases de conception et de développement des outils de gestion documentaires, en lien avec un ou des spécialistes du métier. Elles prennent ensuite la relève de la coordination des activités de leur déploiement, de leur utilisation, de leur maintenance et de leur évolution.

Un transfert de connaissances et de savoir-faire doit être planifié : il en est de la responsabilité du ou des spécialistes du métier. Selon les besoins, un plan d’accompagnement et de soutien peut être établi pour une appropriation des compétences requises par leur fonction.

Michel Roberge

424 - La gouvernance documentaire serait-elle en panne ?

Un autre sondage réalisé la compagnie RICOH auprès de dirigeants d’organismes publics (services publics) et d’organisations du secteur privé illustrent-elles une réalité souvent masquée par une apparence de contrôle effectif des ressources documentaires? Un billet publié sur le site d'information pour les décideurs et les utilisateurs professionnels IT en France, ZDNet.fr, soulève la question de la gouvernance documentaire, la manière et les moyens mis en œuvre pour gérer les documents.

L’auteur, Frédéric Bergonzoli rappelle que le « patrimoine informationnel de l’entreprise devient une composante hautement stratégique, mais le management du système documentaire est laissé pour compte » selon une enquête pendant l’été 2009 et dont on peut consulter les résultats dans un livre blanc est disponible sur www.ricoh.fr/research :

75% des cadres supérieurs « reconnaissent les avantages d’une stratégie de gestion documentaire mais aucun d’entre eux ne l’ont mise en place au sein de leur entreprise. Ils sont toutefois conscients de l’impact de l’absence de gestion des coûts sur les résultats de leur entreprise ».

Les « procédures de gestion documentaire mises en place sont peu suivies, car leur responsabilité est souvent fragmentée et décentralisée. Plusieurs personnes ont souvent en charge la gestion documentaire au sein de leur entreprise, mais leur périmètre d’action réel reste flou ».

Il « suffirait que les dirigeants des organisations s’éloignent d’un modèle de gestion documentaire conventionnel et à court terme pour aborder une gestion globale et à long terme répondant aux besoins réels de leur entreprise. Elle permettrait de simplifier les procédures et d’offrir des avantages à long terme tels que la réduction des coûts et de l’empreinte écologique, l’amélioration de la sécurité et une meilleure utilisation des ressources ».

Et l’auteur du billet de conclure de la nécessaire émergence « dans les entreprises la fonction de D&IM (Document & Information Manager) », Documestre™ comme j’aime bien nommer cette responsabilité pour assurer la cohérence des actions.

Michel Roberge