1145 – Exploiter le contenu numérique par la cartographie interactive

Je vous incite à lire cet article d’Eric Lacombe intitulé « Gestion de l’information, le rôle du support documentaire ou comment améliorer les performances par l’usage des cartes numériques interactives » et publié sur le site Web de books.openedition.org.

Il y est question des impacts de la perte des supports tangibles par na numérisation (dématérialisation) et des pistes de réflexion qui permettent de compenser les effets de la perte du support lors de la dématérialisation des documents en rematérialisant les données sur une carte numérique interactive.

Et l’auteur de conclure : « Partant du constat que les utilisateurs rencontrent des difficultés dans la gestion de l’information numérique, nous avons analysé les effets liés à la dématérialisation des documents. Détachée de son support papier, l’information rejoint les systèmes d’information, circule de plus en plus vite, et perd l’utilisateur dans le cyberespace...

Pour reprendre contact, il est donc nécessaire d’adapter les méthodes de travail et l’organisation des entreprises : une approche collaborative, une organisation en mode réseau apparaissent comme des incontournables. Une autre approche, complémentaire, est envisageable : utiliser la carte comme interface entre les espaces physiques et numériques, pour relier au sein de l’entreprise les flux physiques et les flux d’information.

La carte interactive et collaborative peut ainsi devenir le nouveau support de prédilection de l’information. Simple d’accès pour les utilisateurs, interconnectable aux systèmes d’information existants, utilisable par les robots du Web ainsi que par les objets communicants, adaptée aux besoins émergents de la mobilité, exploitable à de multiples échelles, elle permet d’établir un lien de continuité entre d’innombrables sources d’information et servir de référentiel commun aux différents acteurs du territoire.

 Il s’agit néanmoins d’un nouvel usage de la carte, à la croisée de deux disciplines, la géographie et la gestion de l’information, qui ouvre sans doute la voie à un nouvel axe de recherche. Les technologies sont potentiellement disponibles. Ce sont désormais les expérimentations qui sont à mettre en place pour pouvoir juger de la pertinence de ce nouveau paradigme. »

Le texte est accompagné d’une bibliographie pour qui veut approfondir la réflexion sur le sujet.

1123 – Numériser = capturer un document ou ses données ?

Au quotidien, on réalise souvent des activités sans s’interroger sur le sens des actions qu’on pose. Aline Saponara, responsable du secteur des ventes chez Kodak Alaris - Information Management, France nous rappelle ce qui est peut-être une vérité de La Palice pour certains d’entre nous : lorsqu’on numérise des dossiers physiques, est-ce qu’on capture les documents ou l’information (les données) qui y est consignée ? Tout dépend évidemment si on se limite à une capture d’image ou si on y applique automatiquement la reconnaissance optique des caractères ou des formes comme elle l’affirme dans un article publié sur le site Web de Les Échos.fr :

« La numérisation évoque généralement la dématérialisation, du papier vers le digital. Mais ce n'est plus l'essentiel : la capture de données d'un document, physique ou numérique, et son injection dans le système d'information constituent aujourd'hui un enjeu majeur pour le business de l'entreprise. »

1122 – Numériser les objets historiques ne les préserve pas du déclin

Le « changement constant des supports de l’information numérique et des formats des fichiers laisse derrière lui des montagnes d’informations qui, inexorablement, deviennent illisibles. Livrées à elles-mêmes, elles sont condamnées à l’oubli.

Cette problématique touche de plein fouet les résultats scientifiques, exprimés de plus en plus souvent sous forme de bases de données. Car celles-ci vieillissent très rapidement: les langages de programmation se révèlent obsolètes et les systèmes d’exploitation ne sont plus compatibles avec le nouveau serveur. »

Cette affirmation  de Daniel Saraga  dans un article publié sur le site Weblecourrier.ch  et intitulé « Les archéologues du numérique » sert d’introduction pour démontrer à quel point il est essentiel de s’assurer de la récupération de données numériques qui risquent avec désuétude des supports et des langages de programmation de devenir inexploitables. .» Citant, entre autres, la récupération par l’Université de Harvard du Lexicon Iconographicum Mythologiae Classicae, sauver l’une des plus importantes bases de données consacrée à la mythologie grecque qui s’est arrêté en 2009, après trente ans de développement.

Notes de lecture : le changement apporté par la numérisation des livres de meurtres

Lu aussi dans le polar Michael Connelly mettant en vedette l’inspecteur Harry Bosch (Dans la ville en feu – Paris : Calmann-Lévy, 2015) :

« Les trois années précédentes avaient vu le Death Squad numériser les anciens livres de meurtre conservés aux Archives, créant ainsi une énorme base de données aisément accessibles et permettant d’établir des comparaisons dans des affaires non résolues. Suspects, témoins, armes, lieux, éléments de langage, en bloc et en détail, tous les éléments d’enquêtes et d’analyses de scènes de crime ne cessaient d’être brassées par l’ordinateur IBM gros comme une cabine téléphonique de l’unité. Ainsi était née une manière entièrement nouvelle d’aborder les cold cases » (p. 135)

Note de lecture : Une ambition assouvie, maîtriser le fonctionnement d’un numériseur

Lu aussi dans Barcelona ! (Grégoire Polet. - Paris: Gallimard, 2015)

« - Bonjour mon neveu. Et comment ça va au Diari?

- Admirablement, tio, je me sens d’une utilité stupéfiante. On m’a confié la numérisation des archives. Magnifique. Mon ambition est assouvie. J’ai appris comment fonctionne un scanner. » (p. 126)

1004 – Coûts et bénéfices du transfert de support

Je vous invite à lire ce billet publié sur le site Web de Solutions numériques qui fait le point sur de retour sur investissement comme meilleur argumentaire des vendeurs de solutions de numérisation des documents. L’opinion de quelques spécialistes du domaine. De quoi alimenter notre réflexion.

982 - Va-t-on vraiment vers le zéro papier ?

Une des réflexions des plus intéressante sur la conservation et l'utilisation des documents technologiques. En quatre minutes et tout est dit. À visionner en boucle pour s'en imprégner.

Michel Roberge

Curiosité – Numériser des négatifs de photos à la maison à peu de frais

Une boîte de carton, un appareil photo, un logiciel d’édition et de la créativité suffisent pour récupérer vos vieilles photos à la maison :

À voir sur le site Web diariovasco.com.

975 - Numérisation de livres anciens au Tibet pour une meilleure protection

Le site Web french.peopledaly.com nous apprend que de « nombreux textes anciens de région autonome du Tibet (Sud de la Chine) sont en cours de numérisation, dans le but de mieux les protéger tout en les rendant accessibles à l'échelle mondiale. Actuellement, le personnel travaille à la numérisation complète du catalogue de la Bibliothèque du Tibet (deux manuscrits par jour), qui comprend des livres anciens à Lhassa et d'autres textes nationaux et 150 livres électroniques ».

Le projet prévoit également la numérisation de textes tibétains anciens dont plus de 750 000 sont conservés au Tibet.

Une collaboration de l'Université du Tibet et du Centre chinois de recherche en tibétologie.

Vient de paraître : Sécurité de la dématérialisation

Dimitri Mouton. - Sécurité de la dématérialisation - De la signature électronique au coffre-fort numérique, une démarche de mise en œuvre. - Eyrolles, 2014.

« Le guide incontournable du concepteur d’applications dématérialisées. En s’appuyant sur les textes et normes en vigueur et au travers d’exemples concrets, cet ouvrage détaille les mécanismes de sécurité indispensables aux applications web, ainsi que les méthodologies projet destinées à leur mise en œuvre, tant sous leurs aspects techniques et applicatifs que juridiques et comportementaux.

Après avoir rigoureusement défini confiance et sécurité, puis détaillé les mécanismes de cryptographie qui sous-tendent la sécurisation des services, l’auteur décrit les fonctionnalités à déployer dans tout projet de dématérialisation : l’identité numérique et le contrôle d’accès, le certificat, la confidentialité, la signature électronique et le cachet, la traçabilité et l’horodatage, le coffre-fort électronique et l’archivage. Une mise en perspective essentielle sur la dématérialisation.

Grâce à de nombreux témoignages d’experts de la dématérialisation, le livre développe la nécessité de faire naître la confiance des utilisateurs pour promouvoir les usages et précise le rôle des tiers de confiance dans la chaîne de la dématérialisation, dont il rappelle les bases juridiques, telle la convention de preuve qui donne leur valeur aux échanges et aux documents. »

Source : ressource-info.net.

963 – Quand le transfert de support laisse des traces… humaines

Cet article publié sur le site Web de rue 89 intitulé « Dans les livres scannés par Google, la trace de ses travailleurs invisibles » me rappelle une situation vécue au Québec, à l’époque de la crise d’octobre 1970, où certaines institutions d’enseignement supérieur avaient mandaté en catastrophe des firmes spécialisées en microfilmage de documents pour reproduire des milliers de dossiers d’étudiants. Plusieurs années plus tard, je me souviens avoir vu les images de ces documents parsemées de mains, de pages à moitié tournées, de mise au point inadéquate, de pages blanches…Comme quoi, ce n’est pas parce que la technologie a grandement évoluée qu’on n’est pas à l’abri d’un manque rigueur et de contrôle de la qualité.

Michel Roberge

Notes de lecture – Un cadeau empoisonné

Lu aussi dans La rue des voleurs, un roman bouleversant qui raconte quelques années de la vie d’un jeune marocain sans avenir, amoureux des livres et de l’écrit anumé par un désir d’affirmation d’un humanisme arabe (Mathias Énard. – Actes Sud / Leméac, 2012).

« Un jour, mon zèle m’a valu un cadeau empoisonné: en arrivant un matin, M. Bourrelier m'a convoqué dans son bureau. Il était joyeux, il rigolait comme un enfant, je viens d'avoir une excellente nouvelle, il m'a dit. Une magnifique nouvelle. Une très grosse commande du ministère des Anciens Combattants. Il s'agit de la numérisation des fiches individuelles des combattants de la Première Guerre mondiale. C'est un très gros contrat. Nous avons répondu à l'appel d'offres, et nous avons été retenus. Ce sont des fiches manuscrites, impossibles à traiter automatiquement, il va falloir les saisir à la main. On commence par les morts.

- Ils ne sont pas encore tous morts? j'ai dit naïvement.

- Si si, bien sûr qu'ils sont tous morts, il n'y a plus de combattant de la Première Guerre mondiale français vivant. Je veux dire qu'on va commencer par les "Morts pour la France", qui sont un lot de fiches à part.

- Et combien il y en a?

- Un million trois cent mille fiches, au total. Après il restera les blessés et ceux qui s'en sont tirés, ce sera plus gai. » (p. 97)

Notes de lecture - Saisie kilométrique de texte

Lu aussi dans La rue des voleurs, un roman bouleversant qui raconte quelques années de la vie d’un jeune marocain sans avenir, amoureux des livres et de l’écrit animé par un désir d’affirmation d’un humanisme arabe (Mathias Énard. – Actes Sud / Leméac, 2012).

« … je passais douze à seize heures par jour devant l'écran, le dos plié comme un ramasseur de haricots verts, à recopier fidèlement, avec  mes quatre ou six doigts, des livres, des encyclopédies culinaires, des lettres manuscrites, des archives, tout ce que M. Bourrelier me passait. Le job portait bien son nom: saisie kilométrique, travail au kilomètre; plus précisément "double saisie", car ce travail d'abruti était fait deux fois, par deux abrutis différents, et on croisait ensuite les résultats, ce qui donnait un fichier fiable qui pouvait être remis au commanditaire. Les clients de M. Bourrelier étaient des plus divers: des maisons d'édition qui voulaient exploiter numériquement ou réimprimer un vieux fonds, des ministères qui avaient des tonnes et des tonnes d'écritures à gérer, des villes, des mairies dont les archives débordaient, des universités qui envoyaient de vieilles bandes magnétiques de cours magistraux et de conférences à retranscrire - on avait l'impression que toute la France, tout le verbiage de la France atterrissait ici, en Afrique; le pays entier vomissait du langage sur M. Bourrelier et ses nègres. Il fallait taper vite, bien sûr, mais pas trop vite, car on payait les corrections de notre poche: chaque fois que le croisement de la double saisie révélait une erreur, le mot ou la phrase en question étaient vérifiés et la coquille décomptée de mon salaire. » (p. 96)

Notes de lecture - Survivre en recopiant des documents

Lu dans La rue des voleurs, un roman bouleversant qui raconte quelques années de la vie d’un jeune marocain sans avenir, amoureux des livres et de l’écrit animé par un désir d’affirmation d’un humanisme arabe (Mathias Énard. – Actes Sud / Leméac, 2012).

« Vous êtes payé à la page, 2000 signes, 50 centimes d'euro. Ça veut dire à peu près 100 euros pour un livre moyen. Ensuite on vous décompte les corrections, à 2 centimes pièce. En recopiant 20 livres par mois, ça vous fait 2000 euros, plus ou moins, si le travail est bien fait.

J'ai fait un calcul rapide: pour arriver à 20 livres par mois, disons 200 pages par jour, il fallait recopier 25 pages en 60 minutes. Une page toutes les deux minutes, plus ou moins. Ce Frédéric était un optimiste. Ou un esclavagiste, c'est selon.

- Ce ne serait pas plus simple de scanner les livres?

- Pour certains, non. Ceux dont le papier est un peu transparent, c’est presque impossible, on obtient n'importe quoi. L’OCR n’y comprend rien, et puis il faut démonter le bouquin, remettre en page, corriger, en fin de compte ça revient plus cher.

J'avais l'impression qu'il parlait chinois, mais bon, il devait savoir ce qu'il faisait. » (p. 75)

Vient de paraître : Guide de gestion d’un projet de numérisation

Le Bureau de la Coopération Interuniversitaire (BCI), autrefois la CREPUQ, vient de mettre en ligne un guide pratique pour la gestion d’un projet de numérisation de documents. Il propose une méthodologie inspirée de la gestion de projets.

Le document est composé de trois fichiers PDF :
 

1. Guide de gestion d’un projet de numérisation

 
DÉFINITION D’UN PROJET DE NUMÉRISATION DE DOCUMENTS

• Objectifs de la numérisation des documents
• Rôle du service de gestion des documents et des archives
• Cadre législatif, réglementaire et normatif
• Cadre législatif
• Cadre normatif
• Cadre réglementaire institutionnel

INITIATION DU PROJET

ÉVALUATION DU PROJET

EXÉCUTION DU PROJET

• Développement et test
• Déploiement et stabilisation
• Démarrage du projet
• Instructions pour compléter la grille de contrôle de qualité concernant le démarrage de projet
• Mise en production
• Contrôle de gestion de la numérisation et de l’indexation
• Contrôle du processus de transfert et de stockage des données
• Contrôle de qualité des documents numérisés
• Documentation relative au projet

FERMETURE DU PROJET

VEILLE TECHNOLOGIQUE ET JURIDIQUE

2. Guide de gestion d’un projet de numérisation de documents - Annexes

3. Guide de gestion d’un projet de numérisation de documents - Référentiel technique

FORMULAIRES

• Engagement à la confidentialité
• Déclarations - Conformité légale

INFORMATIONS TECHNIQUES

• Éléments de métadonnées Dublin Core
• Caractéristiques des numériseurs
• Comparaison des différents types de scanners
• Recommandations de numérisation selon le type de document et les objectifs de numérisation
• Résolution
• Formats et compression

923 - Le « tout numérisé » : eldorado ou mirage ?

Il est toujours intéressant de lire certains articles de fournisseurs sur un sujet qui, d’une certaine manière, entre en conflit avec leur prestation de service. À preuve celui-ci publié sur le site Web docaufutur.fr où l’auteur, Séverine Denys, responsable de l’activité Archivage électronique chez Locarchives, s’interroge sur la pertinence de tout numériser. Interrogation avec laquelle je suis d’ailleurs en accord. Mais avouez qu’on marche parfois sur la corde raide…

Cela dit, il important de faire les meilleurs choix en tenant compte du retour sur l’investissement. Et il est vrai qu’il est parfois préférable d’entreposer certains dossiers physiques plutôt que d’en transférer le support (coûts, taux d’utilisation, durée de vie utile…)

Michel Roberge

920 – Un lecteur de ebook conçu pour numériser des documents

Le site Web Actualitte.com fait mention d’un lecteur ebook, le PocketBook Ultra qui permet de numériser des documents avec reconnaissance optique de caractères (ROC) et qui peut aussi se référer au service de numérisation de Google « pour identifier le livre numérisé »

Les « les fichiers numérisés seront stockables directement sur son espace Dropbox dédié : avec DropBox, les livres électroniques et autres données peuvent être facilement synchronisés et stockés dans le Cloud ».

D'autres usages sont envisagés : « la gestion d'un inventaire et d'une bibliothèque - personnelle, ou, pourquoi pas, publique ».

Un autre produit technologique générateur de documents numériques qui devra faire ses preuves.

Michel Roberge

919 – Un nouveau disque optique comme support de stockage des documents technologiques ?

Selon L‘usine digitale, nous informe que « l’industrie des disques optiques s’engage dans une nouvelle bataille de standard. L’enjeu est d’imposer le format du successeur du Blu-ray pour l’archivage de donnée en entreprises. Deux camps s’opposent : l’un mené par Sony et Panasonic, l’autre par Pioneer et Memory-Tech. »

« Les deux formats ont en commun d’utiliser le même laser bleu […], la même ouverture optique […] et d’enregistrer les données sur les deux faces. Mais ils diffèrent sur le plan physique. »

La bataille qui s’engage n'est pas sans rappeler celle du disque optique vidéo à haute définition entre le Blu-ray et le HD DVD qui s’était terminée par la victoire du Blu-ray.

Et l’auteur de conclure en s’interrogeant à savoir si le marché est vraiment en quête d’un nouveau disque optique, d’autant plus que « depuis le CD enregistrable, chaque génération de disque optique donne lieu à une bataille de standard. »

Michel Roberge

Note de lecture : le photocopieur et les risque d’accès à de l’information sensible

Lu dans l’excellent polar Last : Minute de Jeff Abbott (Paris, Éditions J’ai lu, 2014) :

« – … Il était surtout doué pour pirater des photocopieurs.

– Des photocopieurs ? répétai-je en levant un sourcil.

– Oui, des photocopieurs de bureau. La plupart sont équipés de puces, aujourd’hui, et sont reliés à Internet. Les réparations peuvent se faire sur le Web, soit par une mise à jour du firmware défectueux, soit en communiquant au réparateur les pièces à changer.

[…]

– Ou alors tu peux programmer la machine pour qu’elle conserve une image de tout ce qu’elle copie et qu’elle te l’envoie, ajouta Fagin en se raclant la gorge.

– Wow.

– D’accord, je comprenais mieux. C’était énorme. Un photocopieur peut voir passer bon nombre d’informations compromettantes : des propositions de collaboration, des documents juridiques qui n’ont pas encore été transmis au tribunal, des rapports confidentiels. Même avec les mails, les copies papier étaient encore largement utilisées. En épluchant les images reproduites par un photocopieur, on pouvait en apprendre beaucoup sir une société ou sur un projet. » (pp. 164-165)

897 - Les appareils multifonctions et le risque de négligences liées aux documents sensibles

Intéressant cet article [Protégez votre propriété intellectuelle – echo.be] qui soulève la question de l’utilisation des appareils multifonctions qui permettent à la fois d’im­pri­mer, de pho­to­co­pier, de numériser, de télécopier et même d’en­voyer par courriel des do­cu­ments d'activité qui peuvent contenir des renseignements personnels, de l’information sensible ou qui peuvent posséder une valeur juridique (surtout, dans le cas de ces derniers, s’ils sont détruits après leur numérisation). Sans parler du respect de la propriété intellectuelle de l’organisation qui peut être compromise.

 

Question : que fait votre organisation avec les disques durs de ses photocopieurs numériques qui stockent une image des documents d'activité reproduits ou numérisés ?

 

Michel Roberge