992 - Records Management et Archivage électronique : les confusions à éviter

Je ne suis pas certain qu’à la lecture de cet article publié sur le site Web de sollan.com un néophyte puisse faire la part des choses entre

• Archivage
• Archivage électronique
• Archive
• Archive courante
• Archive définitive
• Archive intermédiaire
• Document
• Document d’activité
• Document dans une version finie
• Document dans une version non modifiable
• Document dans une version signée
• Document dans une version validée
• Document essentiel
• Document figé
• Document validé
• Gestion des documents d’activité
• Politique d’archivage
• Politique de sélection de conservation
• Record
• Records Management

Ouf ! Pas facile de cibler la portée d'un système de gestion des documents d'activité (SGDA).

Profitez-en pour lire le commentaire de Michel Cottin quant à l’origine de la traduction de l’expression « Records Management » par « Gestion des documents d’activité ». Un choix que j’ai appuyé dès qu’il fut proposé au début de la rédaction, entre autres, des nouvelles normes ISO de la série 30300.

Michel Roberge

965 – Quatre théories de l’information

Dans Recherche d'ID, Carnet de recherche des étudiants du master en information documentaire de la Haute école de gestion de Genève, on trouve un billet de Romaine Kaufmann et Manon Saudan qui présente quatre théories de l’information :

• La théorie mathématique de l’information – Shannon, Weaver, 1949

• La définition diaphorique des données – Floridi, 2005
• L’approche par patterns – Bates, 2005
• La méthode générale de conceptualisation relativisée – Mugur-Schächter, 2006

Toujours intéressant de méditer au-delà de la gestion traditionnelle des documents.

Michel Roberge

942 – Une définition « documentaire » de l’information

Lue sur le site web de gouvinfo.org cette définition de l’information :

« L’information : est un ensemble de données contextualisé et matérialisé par un support afin de formaliser des échanges entre individus ou entre machines. Ces supports peuvent être des documents papiers ou numériques, images, vidéos, bandes sonores, microfilms, discussions informelles d’individus à individus, ... »

Si on définit ainsi l’information, qu’en est-il d’un « document ». Et que penser d’associer la notion de « support » avec celles d’ « images », de « vidéo », de « discussions informelles d’individus à individus » !

Michel Roberge

896 - Quelques commentaires à propos de la variété terminologique d’un lexique de la GED

Le site Web magazineB2B.com publiait récemment un « Lexique de la GED (Gestion électronique des documents) » qui illustre bien à quel point on aurait avantage à unifier le vocabulaire du métier. En texte de présentation et cinq définitions, il y est question de :

• Gestion électronique des documents
• Gestion électronique du (sic) document
• Gestion de tous les documents d’une entreprise
• Documentation d’archive (sic)
• Salle d’archives
• Fichiers informatiques immatériels
• Gestion électronique d’informations et de documents de l’entreprise
• Archivage électronique
• Documents d’archives papier numérisés
• Archives
• Dataroom électronique
• Référentiel documentaire
• Gestion documentaire

Autant d’expressions qui se résument par la « Gestion intégrée des documents d’activité » !

Michel Roberge

881 – Un cadre terminologique pour dissiper toute ambiguïté : Documents d’activité et Documents d’archives

Les Documents d’activités d’une organisation sont tous les documents (textes, images ou sons consignés sur tout type de support) créés, reçus ou expédiés au quotidien pour la réalisation de sa mission et de ses mandats et pour sa gestion interne.

L’ensemble des documents qui documentent une activité constitue un Dossier d’activité.

La Gestion intégrée des documents d’activité est une fonction de gestion qui a pour objectif de planifier, d’organiser, d’administrer, de contrôler et de maintenir les systèmes de création, d’organisation, d’enregistrement, de description, de repérage, d’utilisation des documents d’activité pendant leur durée de vie utile pour le management de l’organisme et de leur disposition lorsqu’ils ont perdu leurs valeurs administratives, financières, juridiques ou opérationnelles. 

La durée de vie utile au management des dossiers et des documents d’activité varie selon l’étalement de leurs valeurs administratives, financières, juridiques ou opérationnelles.

La Gouvernance documentaire (ou la Gouvernance des documents) est une fonction stratégique d’encadrement de l’ensemble des processus de gestion intégrée des documents d’activité.

► Les activités de conception, de développement, de déploiement, de contrôle et de maintenance du système de gestion des documents d’activité d’un organisme sont assurées par des Analystes en gestion intégrée des documents encadrés par des Experts en gouvernance documentaire. Ils sont assistés par des Techniciens en gestion intégrée des documents d’activité.

►Les Gestionnaires des documents d’activités sont l’ensemble des utilisateurs des documents dans chacune des unités administratives de l’organisme.

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Les Documents d’archives : portion des documents d’activité dont la durée de vie utile au management d’une organisation est terminée et qui sont regroupés pour une conservation permanente dans les archives de l’organisme.

La Gestion des documents d’archives (ou l’Archivistique) est une fonction de gestion qui a pour objectif d’identifier, de récupérer, de conserver, de préserver et de mettre en valeur les documents d’archives d’une organisation.

► Les professionnels de la gestion des documents d’archives sont les Archivistes. Ils sont assistés par des Techniciens en gestion des documents d'archives.

Michel Roberge

À lire cette semaine : Considérations aviaires sur le Records Management

Le record, la poule et l’oeuf – Marie-Anne Chabin, Transarchivistique.

► En résumé :
La gestion des documents d’activité (le Records Management) consiste à mettre en place et à assurer la maintenance d’outils techniques, de processus et de solutions technologiques afin d’identifier, de structurer, d’enregistrer, de repérer, de rendre accessible et exploitable l’ensemble des dossiers et des documents qui « documentent » les activités de mission ou de gestion interne d’une organisation. 
Une fois leur durée de vie utile terminée, la majorité des documents sont détruits alors que certaine sont « archivés » (versés aux Archives) compte tenu de leur valeur historique ou patrimoniale.

Michel Roberge

778 – Mon lexique de la gestion intégrée des documents d’activité (GIDA) : N

Norme  - Ensemble de règles, de principes, d'éléments destinés à uniformiser des méthodes ou des moyens d'action et à guider dans l'application d'une politique quelconque. [OQLF]

Norme ISO 15489 - Norme internationale  pour la gestion des documents des organisations tant privées que publiques afin de garantir que tous les documents d'activité bénéficient de l'attention et de la protection appropriées, et que leurs valeurs de preuve et d'information sont susceptibles d'être mises en évidence plus efficacement et plus facilement, en ayant recours à des pratiques et des procédures normalisées. [Wikipedia]

Normes ISO 3030X – Normes internationales complémentaires à la norme ISO 15489 qui encadrent la gouvernance des documents des organisations tant privées que publiques par la mise en place, les audits et la certification de systèmes de gestion des documents d’activités intégrés aux systèmes de management.

Numérisation – Procédé de transfert de support qui consiste à convertir des informations analogiques (textes, images ou sons) en valeurs numériques exploitables par l’ordinateur et dont le résultat est la création de documents technologiques.

OQLF : Grand dictionnaire terminologique de l'Office québécois de la langue française

Extrait de Michel Roberge. – La gestion intégrée des documents en format papier et technologiques. Québec, 2009.

771 – Mon lexique de la gestion intégrée des documents d’activité (GIDA) : M

Manuel de GIDA - Document qui contient toutes les instructions et procédures relatives à la gestion intégrée des documents et des dossiers d'activité d’une organisation.

Mémoire flash - Semi-conducteur réinscriptible qui permet de stocker des données dans des cellules de mémoire qui ne s’effacent pas lorsque l’alimentation électrique est coupée.

Métadonnée - Donnée descriptive externe d’un document ou d’un dossier ou donnée descriptive liée à un document technologique qui permet de l’identifier et de le repérer au moyen d’une application logicielle (logiciel de GIDA, moteur de recherche, logiciel de GÉD…).

Mot clé  - Mot ou groupe de mots qui caractérise le contenu d'un document ou d’un dossier et qui augmente les performances des recherches documentaires.

Moteur de recherche - Application informatique qui indexe automatiquement le contenu et les métadonnées des documents technologiques  et qui permet la recherche et la consultation des documents à partir de questions en langage naturel.

Extrait de Michel Roberge. – La gestion intégrée des documents en format papier et technologiques. Québec, 2009.

768 – Mon lexique de la gestion intégrée des documents d’activité (GIDA) : I

Indexation - Action qui consiste à représenter, par les éléments d'un langage documentaire ou naturel, des données résultant de l'analyse du contenu d'un document ou d’un dossier.

Information - Renseignements qu’une organisation possède sur une personne, sur un autre organisme ou sur une activité d’un de ses domaines d’affaires ou de gestion interne.

Internet - Réseau informatique mondial composé de réseaux nationaux, régionaux et privés reliés entre eux par le protocole de communication TCP-IP.

Intranet - Réseau informatique privé disponible à l’intérieur d’une organisation et qui utilise les protocoles de communication et les technologies de l’Internet, au moyen d’un serveur Web.

Extrait de Michel Roberge. – La gestion intégrée des documents en format papier et technologiques. Québec, 2009.

761 – Mon lexique de la gestion intégrée des documents d’activité (GIDA) : L

Logiciel de GIDA - Application informatique qui permet d’enregistrer, de décrire, de repérer et de consulter  les documents et dossiers d’activité, les documents d’archives de conservation permanente et la documentation de référence d’une organisation et d’automatiser l’application des schémas de classification et du calendrier de conservation.

Extrait de Michel Roberge. – La gestion intégrée des documents en format papier et technologiques. Québec, 2009.

743 – Mon lexique de la gestion intégrée des documents d’activité (GIDA) : G

Gestion - Ensemble des opérations de planification, d'organisation, d’administration (direction) et de contrôle des objectifs, des activités et des ressources d'une organisation.

Gestion de la documentation de référence - Ensemble des opérations ou des techniques se rapportant à la conception, au développement, au déploiement, à l’évaluation, au contrôle et à la mise à jour des systèmes administratifs requis pour l’acquisition, la réception, le traitement, la description, la conservation et l'utilisation de la documentation de référence d’une organisation.

Gestion des documents d'activité- Ensemble des opérations ou des techniques se rapportant à la conception, au développement, au déploiement, à l’évaluation, au contrôle et à la mise à jour des systèmes administratifs requis depuis la création ou la réception des documents d'activité d'une organisation jusqu'à leur destruction ou leur versement comme documents d'archives de conservation permanente.

Gestion des documents d’archives de conservation permanente - Ensemble des opérations ou des techniques se rapportant à la conception, au développement, à la mise en œuvre et à la mise à jour des systèmes administratifs requis pour l’acquisition, la réception, le traitement, la description, la conservation et l'utilisation des documents d’archives de conservation permanente d’une organisation.

Gestion des documents essentiels - Ensemble des opérations ou des techniques se rapportant à la conception, au développement, à la mise en œuvre et à la mise à jour des systèmes administratifs requis pour l'identification et la protection des documents essentiels.

Gestion électronique des documents (GÉD) - Gestion, par des moyens informatiques, des documents technologiques depuis leur création jusqu’à leur destruction, en passant par leur modification, leur publication et leur partage. En Europe, on utilise l’expression Gestion électronique de l’information et des documents d’entreprise (GEIDE).

Gestion intégrée des documents d'activité (GIDA) - Système pérenne de gestion dont les composantes sont intégrées afin de donner, aux personnes accréditées, accès à toute l’information pertinente portée par un support qui documente les activités d’une organisation.

Graveur - Appareil qui permet l’enregistrement de cédéroms, de dévédés ou de Blu-rays, à l’unité ou en série, par gravure au laser.

Extrait de Michel Roberge. – La gestion intégrée des documents en format papier et technologiques. Québec, 2009.

732 – Mon lexique de la gestion intégrée des documents d’activité (GIDA) : F

Fichier informatique - Ensemble structuré d’informations stockées sur un support électromagnétique, magnétique, optique, électronique ou logique.

Fichier lié - Fichier informatique lié à un courriel, à un document ou à un dossier enregistré dans le logiciel de GID.

Flux de travaux - Processus administratif d'une organisation au cours duquel des tâches, des procédures et des informations sont traitées ou exécutées successivement, selon des règles prédéfinies, en vue de réaliser un produit ou de fournir un service. [OQLF]

Fonction - Ensemble d’activités des domaines d’affaires et de gestion interne d’une organisation.

Formulaire - Document qui comporte des espaces dans lesquels une personne est invitée à inscrire les renseignements demandés. [OQLF]

OQLF : Grand dictionnaire terminologique de l'Office québécois de la langue française

Extrait de Michel Roberge. – La gestion intégrée des documents en format papier et technologiques. Québec, 2009.

722 – Mon lexique de la gestion intégrée des documents d’activité (GIDA) : E

Édimestre - Professionnel ou technicien dont la fonction est de gérer, d’enrichir et de mettre à jour l'information contenue dans les sites Web.

Enregistrement des documents et des dossiers - Action qui consiste à rendre officielle l’existence de documents ou de dossiers dans le logiciel de GID d’une organisation.

Exemplaire principal - Document/Dossier administratif qui contient l'information la plus complète sur une personne, un organisme ou une activité.

Exemplaire secondaire - Document/Dossier administratif généralement en format papier, constitué pour remplacer, pour une durée limitée et à des fins précises, l'exemplaire principal.

Extranet - Réseau informatique constitué des intranets de plusieurs organisations qui communiquent entre elles, via le réseau Internet, au moyen d’un serveur Web.

Extrait de Michel Roberge. – La gestion intégrée des documents en format papier et technologiques. Québec, 2009.

715 – Mon lexique de la gestion intégrée des documents d’activité (GIDA) : D (3)

 

Document/Dossier technologique - Document/Dossier d’activité disponible sur support électromagnétique, magnétique, optique, électronique ou logique. Selon la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information, un document technologique forme un tout même si l’information qu’il contient est fragmentée et répartie sur un ou plusieurs supports situés en un ou plusieurs emplacements ; inversement, plusieurs documents technologiques réunis en un seul à des fins de transmission ou de conservation ne perdent pas leur caractère distinct, si  des éléments logiques structurants permettent d'assurer à la fois l'intégrité du document qui les réunit et celle de chacun des documents qui ont été ainsi réunis. 

Documentation de référence - Ensemble de documents de toute nature (monographies, publications en séries, vidéos…) conservés dans une bibliothèque ou un centre de documentation.

Documestre - Professionnel de la gestion des documents administratifs dont la fonction est de coordonner le déploiement et d’assurer l’entretien régulier du système global dans chacune des unités administratives d’une organisation, de vérifier l’adéquation du schéma de classification et des règles de conservation, de coordonner le transfert des documents et des dossiers semi-actifs, l’élimination des documents et des dossiers inactifs (inutiles) et le versement ou l’entreposage des documents d’archives de conservation permanente et d’assurer la mise à jour, selon l’évolution des besoins, du schéma de classification et du calendrier de conservation.

Domaine de la gestion interne - Ensemble de fonctions et d’activités communes à chaque organisme public ou à chaque organisation du secteur privé : gestion administrative et gestion des communications et des affaires juridiques ; gestion des ressources humaines, financières, informationnelles, matérielles et des services en soutien à la mission de l’organisation.

Domaine d’affaires - Ensemble de fonctions et d’activités relatives à la mission propre de chaque organisme public ou de chaque organisation du secteur privé. Exemple pour un organisme municipal : Gestion du territoire.

Dossier - Ensemble de documents d'activité, quel que soit le support d’information, portant sur une personne, un organisme ou une activité.

Droit d'accès - Droit de consulter, de reproduire et d'utiliser des informations ou des données contenues dans des documents ou des dossiers à l'exclusion de ceux pour lesquels des réserves ou des limitations ont été prévues par une loi ou des règlements.

Extrait de Michel Roberge. – La gestion intégrée des documents en format papier et technologiques. Québec, 2009.

712 – Mon lexique de la gestion intégrée des documents d’activité (GIDA) : D (2)

Disque  dur - Disque rigide simple ou regroupé en plateau servant à l'enregistrement électromagnétique de toute forme d'information visuelle ou sonore.

Document - Information portée par un support (papier, support électromagnétique, magnétique, électronique, optique,  logique, microforme…).

« L'information y est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d'images. L'information peut être rendue au moyen de tout mode d'écriture, y compris d'un système de symboles transcriptibles sous l'une de ces formes ou en un autre système de symboles. (…) est assimilée au document toute banque de données dont les éléments structurants permettent la création de documents par la délimitation et la structuration de l'information qui y est inscrite. » Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information.

Document d’archives de conservation permanente - Document dont la valeur administrative, financière ou juridique est éteinte, qui a une valeur archivistique, historique ou patrimoniale et qui doit être conservé en permanence.

Document/Dossier actif - Document/Dossier d’activité d’une organisation couramment utilisé à des fins administratives, financières ou juridiques et généralement conservé dans les espaces à bureau lorsqu’ils sont en format papier, sur les serveurs de fichiers ou dans une voûte électronique s’il s’agit de documents technologiques.

Document/Dossier confidentiel - Document/Dossier d’activité qui protège les droits d’une organisation (information stratégique) dont l’accès est limité à certaines personnes. Dans le cas des organismes publics québécois, la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels précise les principales catégories de documents et de dossiers à accès limité.

Document/Dossier d’activité - Document ou ensemble de documents produit ou reçu dans le cadre des activités d'une organisation et susceptible d'être utilisé pour consultation, étude, preuve, prise de décision ou suivi d’une décision.

Document/Dossier essentiel - Document/Dossier d’activité indispensable au fonctionnement d’une organisation ou qui assurerait la continuité de ses activités à la suite d'un sinistre, d'un sabotage ou d'une erreur.

Document/Dossier inactif - Document/Dossier d’activité d’une organisation qui n'est plus utilisé à des fins administratives, financières ou légales et qui peut être détruit ou conservé en permanence pour sa valeur archivistique, historique ou patrimoniale.

Document/Dossier semi-actif - Document/Dossier  d’activité d’une organisation occasionnellement utilisé à des fins administratives, financières ou juridiques. En format papier, il est généralement entreposé dans un local dédié à la cette fin ; technologique, il peut être stocké sur un  serveur dédié ou sur un support externe ou demeurer disponible sur un serveur de fichiers ou dans une voûte de documents technologiques jusqu’à ce qu’il devienne inactif.

Extrait de Michel Roberge. – La gestion intégrée des documents en format papier et technologiques. Québec, 2009.
 

709 – Mon lexique de la gestion intégrée des documents d’activité (GIDA) : D (1)

Date de début - Date du premier document d’un dossier.

Date de fin - Date du dernier document d’un dossier.

Déchiquetage - Réduction des documents en fragments ou en languettes, en vue de s'assurer de la confidentialité des informations qu'ils contiennent.

Déclassement - Transfert des documents semi-actifs, versement des documents d’archives au centre ou au service d'archives de conservation permanente ou destruction des documents inutiles.

Délai de communicabilité - Délai au terme duquel les documents ou les dossiers peuvent être consultés par le public.

Durée de conservation - Indication de la durée d'utilisation et des supports de conservation des documents actifs et semi-actifs d'une organisation.

Délai de prescription - Délai au terme duquel aucune action judiciaire ne peut être intentée.

Dépôt des documents essentiels - Lieu où sont conservés en toute sécurité les documents et les dossiers essentiels au fonctionnement d'un organisme.

Dépôt des documents semi-actifs - Lieu où sont conservés à moindre coût et selon des méthodes appropriées les documents et les dossiers devenus semi­-actifs.

Description - Ensemble des caractères physiques d’un document et des composantes d’un dossier faisant l'objet d'une analyse ou d'une indexation.

Destruction des documents/dossiers - Action qui consiste à éliminer des documents ou des dossiers.

Détenteur - Personne ou unité administrative d’une organisation responsable de la conservation d’un document ou d’un dossier.

Dévédé (DVD) - Disque optique qui a une capacité de stockage allant de 4,7 à 17 Go, soit plus de 7 fois supérieure à celle d’un cédérom.

Dévédé-R (DVD-R) - Dévédé inscriptible sur lequel il est possible d’écrire des données une seule fois en une ou plusieurs sessions et non modifiable lorsque la session de gravure du disque est fermée.

Dévédés-RAM (DVD-RAM) - Dévédé sur lequel il est possible d’écrire et de réécrire des données audio et vidéo.

Dévédé-RW (DVD-RW) - Dévédé inscriptible sur lequel il est possible d’écrire, d’effacer et de réécrire jusqu’à 1000 fois des données.
 

Extrait de Michel Roberge. – La gestion intégrée des documents en format papier et technologiques. Québec, 2009.

705 – Mon lexique de la gestion intégrée des documents d’activité (GIDA) : C (2)

Classification - Action d'identifier un document ou un dossier au moyen d'un schéma de classification.

Clé USB - Unité de stockage à alimentation directe via la connexion USB d’un ordinateur qui permet de transporter et d’échanger plusieurs Go de fichiers.

Code à barres - Code de représentation de caractères qui est constitué d'une succession de traits et d'espaces parallèles de largeur variable, distribués selon une configuration linéaire, et qui peut être décodé au moyen d'un lecteur optique. [OQLF]

Code de classification - Ensemble des équivalences entre l'expression des concepts d’un schéma de classification (rubriques et subdivisions) et les symboles correspondants (lettres ou chiffres).

Code logique - Code de classification dont la composition reflète le niveau de la rubrique dans le schéma de classification.

Code semi-logique - Code dont la première partie, qui identifie la fonction dans le schéma de classification, est complétée par des caractères numériques attribués à une rubrique selon la place qu’elle occupe dans la séquences des rubrique de la fonction.

Codification - Action d'apposer un code sur un document ou sur un dossier afin de répondre à un besoin d'identification systématique de l'information d’une organisation.

Conservation - Sauvegarde d’un document ou d’un dossier pour une période déterminée.

Contrôle - Évaluation de la conformité des résultats aux objectifs initiaux et redressement des écarts constatés.

Courriel - Message transmis à un ou plusieurs destinataires par l’intermédiaire d’un réseau informatique.

OQLF : Grand dictionnaire terminologique de l'Office québécois de la langue française

Extrait de Michel Roberge. – La gestion intégrée des documents en format papier et technologiques. Québec, 2009.