1011 – Le flux d’information à travers 7 familles d’information

Voici une vidéo de Jean-Pascal Perrein intitulée « Les 7 familles d’information » dans laquelle il définit la gouvernance de l'information et traite de la modélisation de l'information. On y présente le flux information à travers 7 familles d'informations : engageante, patrimoine, personnelle, sensible, structurante puis bruyante et contributive.

Bon visionnement.

999 – Infographie de la gouvernance de l’information en 2015 (2)

La communauté GouvInfo IAI a décidé de produire une série de 9 infographies concernant la valorisation et la gouvernance de l’information à la lumière d’une consultation réalisée auprès de 719 participants. Cette enquête fait apparaître une nette prise de conscience depuis 4 ans sur l’importance à mieux maîtriser l’information des entreprises, de la nécessité de mettre en place des organisations pour maîtriser le flux Information. Voici le lien vers la troisième infographie qui porte sur les charges et les délais. On nous promet les autres au cours des prochaines semaines. Une fois assemblées, elles constitueront un puzzle mural de 60 cm sur 90 cm.

998 – Infographie de la gouvernance de l’information en 2015 (1)

La communauté GouvInfo IAI a décidé de produire une série de 9 infographies concernant la valorisation et la gouvernance de l’information à la lumière d’une consultation réalisée auprès de 719 participants. Cette enquête fait apparaître une nette prise de conscience depuis 4 ans sur l’importance à mieux maîtriser l’information des entreprises, de la nécessité de mettre en place des organisations pour maîtriser le flux Information. Voici les liens vers les deux premières infographies d’ont l’une porte sur les enjeux et l’autre sur l’instance de gouvernance de l’information. On nous promet les autres au cours des prochaines semaines. Une fois assemblées, elles constitueront un puzzle mural de 60 cm sur 90 cm.

 

The Authoritative Guide to Information Governance

Voici un guide qui permettra certainement d’accélérer l’adoption d’un plan de gouvernance de l’information dans une organisation et qui répond à certaines questions afin de mieux comprendre le concept et sa place dans la gestion d’une organisation :

• Qu’est-ce que la gouvernance de l’information?
• Pourquoi la gouvernance de l’information est importante?
• Quelles sont les différences entre les technologies de gouvernance de l’information et celle de la gestion des documents d’activité?
• Quelles sont les caractéristiques des outils de gouvernance?
• Comment établir un dossier d’affaires et convaincre la direction de passer à l’action?
•  Comment évoluera la gouvernance de l’information?

 Source : rsd.com

981 - Les familles d’information sur les cinq doigts de la main

Jean-Pascal Perrein identifie sur le site Web 3org.com les 7 facettes de l’information qu’on retrouve dans une organisation, qu’elle soit du secteur privé ou public, « dont 5 qui nécessitent d’être définies et formalisées à travers des politiques claires et homogènes » dans une démarche de gouvernance de l'information :

l’information engageante, porteuse d’éléments de preuve pouvant être utilisés au cours d’un litige, les informations très proches de celle-ci concerne le patrimoine, qui représente une valeur pour l’organisation qui doit rester accessible dans le temps, ces deux premières sont souvent associées à des projets d’archivage ou de Records Management.

l’information structurante, qui permet de classer les autres informations, elle se formalise par des référentiels de données, et on parle souvent de projets de Master Data Management.

l’information sensible, porteuse de risques qui peut mettre tout ou partie d’activités en péril ainsi que celle, personnelle, qui porte des éléments permettant d’identifier une personne physique ou de la rendre identifiable. Nous les appellerons les 5 familles majeures du flux Information.

l’information contributive, qui apporte un grand nombre d’éléments permettant d’alimenter ou de constituer les 5 familles précédentes.

l’information bruyante, qui n’a d’autre importance ou incidence en soi-même que de permettre de créer de l’information contributive.

966 - Qui devrait-être responsable de la gestion des documents d'activité dans une organisation ?

Lu sur le site Web de solutions-magazine.com cet intéressant article de Alain de Fooz intitulé Gestion documentaire : qui est responsable ?

L’auteur y décrit en une phrase la raison d’être de la gestion des documents d’activité dans une organisation : « Quand les bons documents sont accessibles aux bonnes personnes et au bon moment, les bonnes décisions peuvent être prises ». Mais s’interroge aussitôt à savoir si c’est bien le cas puisque les entreprises « sont confrontées à trois défis majeurs: la croissance continue du volume d’information, la multitude de systèmes de gestion sur site et dans le cloud et, enfin, les besoins croissants de traçabilité pour répondre aux audits et aux nouvelles réglementations. »

La table est mise pour une réflexion à savoir qui dans les organisations où la « gestion de l’information est devenue une fonction stratégique de l’entreprise » doit en être responsable. La démarche proposée est porteuse de succès permettant de conclure ainsi :

« Lorsque la gouvernance de l’information est bien mise en place, lorsque les systèmes ont été adoptés, les utilisateurs formés, lorsque les règles sont connues et respectées, lorsque les procédures sont formalisées et appliquées, lorsque les RACI dans la gestion de l’information des domaines sont bien mis en oeuvre, alors la gestion de l’information de l’organisation devient résiliente: le départ du chef de projet ou du consultant principal ne met plus en danger le savoir d’un domaine, ni la qualité des données, une ré-organisation tiendra compte des rôles et responsabilités dans la gestion de l’information, chacun est devenu acteur et responsable. Les libertés individuelles seront balisées et une responsabilité collective aura été construite. »

Tout à fait d’accord.

Michel Roberge

943 – Un livre blanc sur la gouvernance de l’information avec l’infonuagique

Le 16 jan­vier 2014, les Commission Records Management/Gestion des docu­ments d’acti­vité - Groupe de tra­vail Gestion des docu­ments d’acti­vité électroniques et Commission Archives électroniques ont orga­nisé, une jour­née d’études inti­tu­lée « Quelle gou­ver­nance de l’Information avec le Cloud Computing ? ».

Cette journée avait comme objectif de poser les fon­da­men­taux sur le Cloud Computing et aler­ter sur les enjeux docu­men­tai­res et archi­vis­ti­ques dans un contexte d’évolution rapide des usages et des tech­no­lo­gies :

« Le Cloud nous ramène à l’impé­rieuse néces­sité de bien dif­fé­ren­cier le sto­ckage, de la sau­ve­garde et l’archi­vage. Nativement, les offres et ser­vi­ces Cloud de sto­ckage ne répon­dent pas à toutes les exi­gen­ces pro­pres à la ges­tion des docu­ments d’acti­vité et à l’archi­vage électronique d’où le tra­vail préa­la­ble sur la nature, le besoin de conser­va­tion, d’élimination, la tra­ça­bi­lité et la cri­ti­cité des don­nées et docu­ments. Si ter­ri­to­ria­lité, sécu­rité et confi­den­tia­lité sont sou­vent cités comme les freins majeurs à l’adop­tion du Cloud et concer­nent également la ges­tion des docu­ments d’acti­vité et l’archi­vage, qu’en est-il réel­le­ment pour nous pro­fes­sion­nels de l’infor­ma­tion ? »

Le livre blanc découlant de cette journée est maintenant disponible en ligne.

933 - La gestion des documents d’activité en 2014 (4) : les trois plus grands risques d’une gouvernance de l’information défaillante

L’AIIM a réalisé en avril 2014 un sondage auprès de 487 professionnels du domaine de la gestion de l’information et des documents d’activité provenant d’organisations de toutes tailles : 33% de plus de 5 000 employés, 39% entre 500 et 5 000 employés et 28% de 10 à 500 employés. 74% des participants nord-américains et 19% d’européens. Il est possible de consulter l’ensemble des données de l’enquête en cliquant ici dont voici un des constats (traduction libre) :

« Les trois plus grands risques d’une gouvernance de l'information défaillante sont les coûts reliés à des questions portées devant les tribunaux, la perte de la propriété intellectuelle et les dommages à la réputation. 24% des personnes consultées ont connu un problème de conformité en lien avec des litiges au cours des 2 dernières années. »

913 – Organisation et définition de la gouvernance de l’information

En octobre 2011, Jean-Pascal Perrein publiait sur le blogue 3org.com cet intéressant billet visant à définir le concept de « Gouvernance de l’information ». Je l’ai récemment relu et vous me permettrez d’en rappeler certains extraits :

La gouvernance de l’information « s’appuie sur de nombreuses autres disciplines, pour certaines très anciennes : la gouvernance des données, la gouvernance documentaire, la gouvernance d’entreprise, la gouvernance des systèmes d’information, le développement durable, les transformations liées à la révolution informationnelle (réseaux sociaux…). »

Elle « est un ensemble de processus, et de rôles qui permettent de garantir la meilleure maitrise du patrimoine informationnel d’une organisation. » 

Elle interagit à travers 3 axes de pilotage : le cycle de vie du patrimoine informationnel  de l’organisation, la cohérence d’un « corpus de fondamentaux regroupant les décisions et réalisations spécifiques aux processus de gestion de l’information, tel que les règles, politiques, nomenclatures, plans de classement… […] avec aussi comme « mission de favoriser les usages et comportements d’usages des utilisateurs de l’information. L’objectif majeur étant d’intégrer l’utilisateur comme la clef de voute de la gouvernance de l’information, et donc lui offrir la possibilité d’avoir une relation d’adulte à adulte face aux services de gestion d’information qui lui sont mis à disposition. Elle a donc un rôle fort d’évangélisation, [voire] d’éducation, mais surtout de transformation de la relation entre les utilisateurs de l’information et les fournisseurs de services de gestion d’information. »

« La gouvernance de l’information: du conseil de haut niveau, de l’influence et très peu de directif. »

Une vision que je partage à 100 % dans la mise en application d’un plan de gouvernance documentaire pour la gestion des documents d’activité.

Michel Roberge

911– Information Governance et Records Management : quelle différence ?

Lu sur le blogue sherpasoftware.com, cette réflexion de Denny Russell sur la différence entre la Gouvernance de l’information et la Gestion des documents d’activité :

« Information governance programs are high–level, strategic initiatives which designate accountability for the management of electronic information throughout all areas of the organization.

Records management programs are much more operational in scope, and are often a mechanism for achieving some of the goals defined during the IG planning. »

Michel Roberge

À visionner : la gouvernance de l'information : au-delà du records management et de l'archivage

Une conférence présentée dans le cadre de Documation, Paris, 2014 :

Les projets classiques d'Archivage et de Records Management deviennent de plus en plus complexes. La gouvernance de l'information est une opportunité pour répondre à ces défis.

Intervenants :
Chazalon François : RSD | Directeur Marketing Europe
Blanger Jean-Pierre : FIDIM - Fédération Internationale Document and Information Manager | Vice-président
Brébion Patrick (Animateur) : Journaliste spécialisé

903 – Un exemple de qualifications recherchées des professionnels de la gestion des documents d’activité

Dans mes alertes de veille professionnelle de ce matin, cette offre d’emploi (18 mars 2014 – hq-cim-aim-im : la période de recrutement étant terminée, la page Web a malheureusement été retirée) au Comité international de la Croix rouge (CICR) de Genève est un exemple parmi tant d’autres qui vient appuyer les commentaires énoncés dans mon Billet 902 – L’archivistique à l’ère numérique : un « back to the futur » sans effets spéciaux.

Dans la section Raison d’être du poste, on peut y lire deux phrases qui décrivent bien la fonction de la personne recherchée :

Elle « agit de manière proactive auprès des unités et divisions du siège pour les aider à concevoir et mettre en œuvre leurs politiques de gestion documentaire.

[Elle] conduit les activités autour des applications qui supportent les fonctions de gestion de l’information et des records : maintenance, exploitation, formation des utilisateurs et support, évolutions ».

Michel Roberge  

898 - Conseil en gouvernance de l’information pour Records Managers « paralysés »

Lu sur le site searchcontentmanagement cette entrevue avec Steve Goodfellow, président de Access Systems Inc. Intitulée « Information governance tips for 'paralyzed' records managers » dont je reproduis ici une portion du texte introductif :

« Records management is rapidly becoming a necessity for many organizations, but it's also an intimidating prospect. Many records managers are" "kind of paralyzed" and are unsure of how to begin… »

« … the problems that records managers face today stem from the rapid pace of technological change and an age-old problem: Managing physical and digital records -- while completely possible -- requires a solid, cohesive system that can encompass both universes. »

« Many organizations have processes in place that stand in the way of successful records management. For example, some organizations regularly copy data and store it on local hard drives as well as centralized servers. Duplicative archiving creates problems by jeopardizing the single authoritative, or golden, image of a record. In other situations, companies have brought in new technologies that don't suit their business processes well. As a result, users may flout processes and manage records improperly or not at all. So, overall information governance strategy is also critical. »

Michel Roberge

891 - Gestion des documents d’activité et gouvernance de l’information : éviter le chaos

Beaucoup de praticiens s'accordent à dire que la gestion traditionnelle des documents d’activité n'a pas réussi à relever les défis de l'ère numérique. À partir de pratiques de gestion du papier, cette fonction de management a eu du mal à entrer dans le domaine d'une véritable gouvernance de l’information. Alors que la gestion des documents mise sur une centralisation sécurisée des documents avec pistes d'audit , de suivi et de flux de travail, elle se doit d'élargir son champ d’action afin d'intégrer de nouveaux formats de contenu plus facilement accessibles, consultables et utilisables. 

En plus des problèmes liés aux différentes plates-formes technologiques, de nouveaux défis sont à relever et la transition s’annonce difficile : une croissance exponentielle d’information de sources et de formats variés, les interfaces mobiles, la désuétude des technologies et l’infonuagique ajoutent une pression supplémentaire sur la gestion moderne des documents d’activité.
(traduction libre)

 « Records management must evolve into retention management », tel est le titre de cette entrevue réalisée avec Nick Inglis dans le cadre d’une conférence présentée à L’AIIM 2014 et publiée sur le site Web de SearchContentManagement.

Bonne lecture.

Michel Roberge

890 – Un modèle simple pour la gouvernance de l’information

Une réflexion en trois parties de Christian Liipfert, consultant, publié sur le site Web de l’AIIM :

A Simple Model for Information Governance, Part 1 

A Simple Model for Information Governance, Part 2 

A Simple Model for Information Governance, Part 3 

Extrait de l’introduction : « As I looked for a textbook to use for a course I am teaching to MBA students at Rice University on Information Governance, I discovered that, while many books fans « Information Governance » in the title, none of them really matched with my own working definition of the term. So I began a quest for the true meaning of « Information Governance. » Is it something more than « information Management » and, is fo, what? »

Christian Liipfert

887 - Connaissance et gouvernance de l’information

« Quel rapport entre la gouvernance de l’information et la connaissance. Celui, simplement qui base la connaissance sur l’information, et donc donne un point de vue qualitatif d’interdépendance entre les deux. L’information est le vecteur de développement de notre savoir et savoir-faire (connaissance et expérience). On entend très souvent parler de Knowledge Management ‑ KM (Management des connaissances), de gestion et capitalisation de connaissances, d’outils collaboratifs, de GED, etc. Il est possible de visualiser ces éléments très simplement, sous la forme d’un cycle de vie […] qui associe le monde de la gestion de l’information avec celui de la gestion du savoir (KM = Knowledge Management), et bien sûr avec celui des réseaux sociaux. »

« On note que si l’élément de base est une « petite » information, simple, appelée donnée, celle-ci évolue pour devenir un élément constitutif d’un réseau de savoir. Les étapes initiales correspondent à des méthodes de gestion, à des outils et à des cultures qui sont associées au monde de la gestion de l’information (plus technique, plus organisationnelle, plus structurée). La partie droite est associée à la gestion du savoir et savoir-faire (plus humaine, plus métier, plus complexe, plus liée à la culture de l’organisation, tous ces éléments induisent des conduites d’accompagnement au changement conséquentes, etc.).

[…] Si on maîtrise la donnée, on peut apporter une plus grande pertinence pour alimenter la connaissance et les compétences associées. »

Source : Extrait du livre blanc 2012 de la gouvernance de l’information réalisé par un collectif de 33 personnes venant de 26 organisations ayant participées à l’observatoire.

Michel Roberge

À lire cette semaine : Guerre de supports et Impacts sur le Records Management des outils de gouvernance de l’information

Un mix d’archives = archives mixtes ?  – Noureddine Lamriri , ever-team.com.

► Une autre manière de parler de la gestion intégrée des documents d’activité.

The new wave of information governance tools – What do they mean for Records Management  – James Lappin , AIIM.

► L’impact de ces outils sur les pratique de gestion intégrée des documents d'activité : eDiscovery indexing engines, in-place records management tools, e-mail archive tools, plug-ins for SharePoint et clean-up tools for shared drives. Une vision que je partage.

Michel Roberge

886 – Gouvernance de l’information - Records Management - Gestion du cycle de vie des documents d’activité

J’ai lu dernièrement cette réflexion de Don Lueders publiée sur le site Web Next Generation Records Management intitulé : « Opinion: Records Management, Information Governance and the Future of Information Lifecycle Management ». Une opinion que je partage.

Je reproduis ci-dessous quelques extraits qui, je l’espère, vous inciteront à en prendre connaissance dans son intégralité :

« In my nearly 20 years as a professional records manager, I can recall creating countless policy-level rules and all sorts of investment priorities for my customers. And accountability – knowing the provenance of a record, knowing where it is and who has access to it and knowing what internal and external lifecycle management requirements applied to it – was always my primary concern.

So, again, I fail to see what has changed.

But let me be very clear. I have no argument with the term ‘Information Governance’. I actually like it as a description for the work Records Managers perform. But here is why I believe it has the potential to cause significant damage – damage beyond what most information professionals across all industries seem to understand or want to admit. »

Michel Roberge

À lire cette semaine : Cycle de vie des documents – Gouvernance informationnelle – BD des durées légales de conservation

Archivage : Exemple d’un « bon » cycle de vie – Mémoire digitale

► Une autre représentation graphique de la gestion du cycle de vie des documents d’activité dans une organisation : celle de l’APROGED.

Si on parlait plus gouvernance informationnelle et moins de données – Blogue de Claude Super

► « Les organisations doivent évoluer d’un modèle basé sur la quasi sacralisation de l’écrit (le document) vers l’exploitation des échanges d’information (le réseau et la collaboration) et de ce point de vue les questions de gouvernance et plus globalement de gestion de la distribution et d’exploitation de l’information ne peuvent se réduire, loin s’en faut, à des options techniques ! »

Archivage et conformité juridique : Archimag lance une base de données des durées légales de conservation des documents – Site Web Archimag

► À quand la disponibilité au Québec d’un outil aussi indispensable en fonction de la réalité légale et réglementaire d’ici ?

Michel Roberge

863 - Les utilisateurs des documents : la clé de voûte de la gouvernance de l’information

J’aimerais rappeler ce court texte de Jean-Pascal Perrein publié en mai 2012 sur le site Web de GouvInfo.org en reproduisant la figure qui décrit bien le cœur d’un système performant (efficace et efficient) de gestion intégré des documents. Cette préoccupation qui devrait orienter le marketing de notre métier de développeurs d’outils de GID mais surtout de formateur et d’accompagnateur. Une mission enrichie auprès des dirigeants des organisations tant publiques que privées.

Michel Roberge