Vue sur le forum du groupe LinkedIn National Association of Government
Archives & Records Administrators (lien accessible uniquement si
vous êtes membre de ce réseau social), cette discussion : « Are
organizations making all their employees act as Records Managers? » lancée par Daniel Jacobs Account
Manager-Feith Systems and Software
« Not everyone in an organization is a Records Manager, and they
shouldn’t be. Then why would one expect everyone in an organization to records
manage? It’s inefficient, and probably detrimental to RMA 5015.2 compliance and
eDiscovery, to propagate manual records organization, right? Workaround
processes like email "categorization" by having staff set up rules
& macros in Outlook, dragging & dropping documents into messy folders,
or manually setting reminders or making notations about when a document is
ready for disposition, is not proper RMA. Is Automation the solution to letting
just Records Managers records manage, and where does one find that? Opening a
discussion on how to keep staff from having to records manage. »
Je ne sais pas ce que vous en pensez,
mais il me semble qu’il est devenu incontournable de responsabiliser l’ensemble
du personnel d’une organisation dans la gestion des documents qu’il produit,
reçoit et expédie au quotidien. Comment peut-il en être autrement depuis l’accessibilité
individuelle des outils bureautiques ?
Personnellement je crois que les
conditions gagnantes pour vider à atteindre les objectifs d’un système efficace
et efficient de gestion intégrée des documents activités reposent
inévitablement par une formation, un encadrement, un accompagnement et un
soutien continu des utilisateurs des documents.
Mais il faut aussi être réaliste :
il y a les normes et les humains qui les appliquent au moyen d’outils de plus
en plus sophistiqués… mais qui exigent encore l’interaction humaine.
Michel Roberge
1 commentaire:
D'accord avec toi Michel, c'est non seulement devenu indispensable, mais cela devrait l'être depuis longtemps. Quand je repense à mon premier poste, à la Direction de la Sécurité sociale du ministère de la Santé, que de dossiers dans les bureaux, errant de mains en mains, ou plutôt d'armoires en armoires, sans que quiconque ne les ouvre... L'activité courante n'y échappait malheureusement pas et c'est un vaste et continu travail de sensibilisation que patiemment s'acharnent à assurer les missions des Archives nationales.
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