26 - Système « corporatif » de Gestion intégrée des documents (GID)

Les documents, dans une organisation, que celle-ci soit publique ou privée, doivent être accessibles, selon des règles d'accès bien définies, quels que soient leurs formats, leurs supports et leurs lieux de conservation. Ils doivent être mis en relation les uns avec les autres afin de constituer des dossiers complets portant sur une activité, sur une organisation ou sur une personne. Cette affirmation est d'autant plus vraie dans un contexte de décentralisation de la conservation des documents analogiques (sur papier ou sur microfilm) et dans un contexte bureautique (documents technologiques).

La notion de système « corporatif » suggère donc la conception, le développement et le déploiement d'un système unique (à l'échelle de l'ensemble de l'organisation) pour la gestion des documents administratifs (documents de mission et documents de gestion interne) et des documents d'archives de conservation permanente.

Il s'agit d'unifier les pratiques, les processus et les outils de gestion documentaire :

- un schéma de classification unique pour structurer l'ensemble des documents analogiques et technologiques conservés dans chacune des unités administratives de l'organisation,

- un calendrier de conservation intégré au schéma de classification pour gérer le cycle de vie des documents et des dossiers et en déterminer le sort final et

- une solution technologique « corporative » pour constituer les dossiers et en automatiser l'enregistrement, la description et la gestion et pour en exploiter les contenus numériques (recherche plein texte).

Le tout reposant sur une politique « corporative » de Gestion intrégrée des documents (GID) qui définit les rôles des intervenants dans le système.


Le défi : la gestion du changement dans les pratiques actuelles, souvent individuelles pour les remplacer par des pratiques « corporatives ». C'est ce qui rend le métier passionnant.


Michel Roberge