À mon avis, voici quelques questions à se poser avant l'établissement d'un nouveau schéma de classification:
Quels seront les principes directeurs sur lesquels s’appuieront le développement
du nouveau schéma de classification?
Quelle méthodologie sera utilisée afin d’assurer l’adéquation avec les besoins de l'organisation?
Ce schéma respectera-t-il les recommandations de la norme ISO 15489?
Sera-t-il composé d’un nombre trop limité de niveaux?
Sur la base de quelles normes seront rédigées les rubriques? Quel sera le nombre
maximum de caractères du titre de chaque rubrique? Comment l’énoncé de celui-ci
tiendra-t-il compte des liens hiérarchiques entre les rubriques?
Quelle sera la logique de l’ordre d’énoncé des rubriques? Un index alphabétique
sera-t-il requis afin de repérer une rubrique lors de son utilisation?
Quand sera déterminé le format des codes de classification proposés? Les codes
permettront-ils une expansion illimitée du schéma sans compromis sur la logique
de l’énoncé des rubriques? Sans devoir en modifier le format initial?
Comment sera-t-il possible de traiter les sous-dossiers récurrents de certaines
rubriques?
Comment sera-t-il possible de créer, au besoin, des sous-dossiers afin d’isoler certains
types de documents?
Et il ne faut surtout pas improviser car le schéma de classification constitue la pierre d'assise d'un système performant de gestion intégrée des documents en format papier et des documents technologiques.
Michel Roberge
Aucun commentaire:
Publier un commentaire