Résumé d'un atelier de réflexions et d'échanges que j'ai animé sur la gestion de l’archivage des courriels des fichiers informatiques organisé par la Corporation des officiers municipaux agréés du Québec (COMAQ) - Région 08 :La problématique - Chaque jour, on reçoit de nombreux courriels avec ou sans pièces jointes; on crée et on échange de nombreux fichiers informatiques de tout format et on « gère » le tout de façon individuelle! Or nous évoluons dans une organisation où l’information est une ressource essentielle pour la réalisation des activités en lien avec la mission de notre organisation; où l’information doit être repérable, partageable et partagée et gérée d’un point corporatif.
Les documents et les dossiers - Depuis 2001, au Québec, « Un document est constitué d'information portée par un support » (Loi sur le cadre juridique des technologies de l'information, art. 3). Depuis toujours, un dossier est un « ensemble de documents qui ont un lien avec une activité, une personne ou un organisme ».
Les courriels : l’anarchie dans l’échange d’information - Un courriel est un document (l'équivalent d'une lettre dans une enveloppe). Un courriel est un document électronique à format spécifique qui possède les mêmes caractéristiques et soulève la même problématique de gestion que les autres fichiers informatiques. Autrefois (et même encore aujourd’hui), la lettre envoyée, on en gardait une copie au dossier; la lettre reçue, on la classait au dossier; les documents envoyés ou reçus avec le courrier, on les classait aussi dans le dossier. Aujourd’hui, le courriel et ses pièces jointes, on les laisse « traîner » dans la boîte à lettres individuelle! Parmi les courriels, il y a les pourriels, les courriels éphémères et les courriels importants qu’il faut gérer. Et qui dit courriel dit parfois fractionnement de l’information. À moins qu’on ait établi une règle, les courriels sont sauvegardés dans des répertoires par défaut (Boîte de réception ou Éléments envoyés) ou dans une arborescence de répertoires personnels et non normalisés. Approche individuelle plutôt que corporative!
Les fichiers informatiques : l’anarchie dans la conservation, la duplication et la perte d’information - On est confronté à la grande variété de format de fichiers et d’applications logicielles pour les créer et les consulter. Problématique de l’évolution des versions des logiciels de création/lecture. Une solution : possibilité de convertir en format unique (PDF). Les fichiers informatiques sont généralement nommés de façon arbitraire et sauvegardés dans des répertoires personnels non normalisés. Approche individuelle plutôt que corporative! On est constant dans l’action.
Et le papier dans tout cela ? - Encore très présent. On a l’impression qu’il y a des solutions évidentes pour sa gestion. Qu’en est-t-il de la complémentarité des formats papier et électronique ? Des documents issus du transfert de support (numérisation, "dématérialisation" ? Des documents visés par la migration des supports technologiques (de cédérom à dévédé, de dévédé à bluray ? Des microformes ? Des autres bases de données ? Du site WEB, de l’intranet, de l’extranet ? De l'’information stockée sur des supports externes ? Et, pourquoi pas de la documentation de référence, des modèles de documents... ?
De toute façon, sous quelque forme qu’il se présente, un document a une valeur. On doit en assurer l’authenticité (signature), la fiabilité (contenu), l’intégrité (non modifiable), l’exploitabilité (pérennité) et dans certains cas, la valeur juridique.
Des avenues de solutions
Les documents et les dossiers - Depuis 2001, au Québec, « Un document est constitué d'information portée par un support » (Loi sur le cadre juridique des technologies de l'information, art. 3). Depuis toujours, un dossier est un « ensemble de documents qui ont un lien avec une activité, une personne ou un organisme ».
Les courriels : l’anarchie dans l’échange d’information - Un courriel est un document (l'équivalent d'une lettre dans une enveloppe). Un courriel est un document électronique à format spécifique qui possède les mêmes caractéristiques et soulève la même problématique de gestion que les autres fichiers informatiques. Autrefois (et même encore aujourd’hui), la lettre envoyée, on en gardait une copie au dossier; la lettre reçue, on la classait au dossier; les documents envoyés ou reçus avec le courrier, on les classait aussi dans le dossier. Aujourd’hui, le courriel et ses pièces jointes, on les laisse « traîner » dans la boîte à lettres individuelle! Parmi les courriels, il y a les pourriels, les courriels éphémères et les courriels importants qu’il faut gérer. Et qui dit courriel dit parfois fractionnement de l’information. À moins qu’on ait établi une règle, les courriels sont sauvegardés dans des répertoires par défaut (Boîte de réception ou Éléments envoyés) ou dans une arborescence de répertoires personnels et non normalisés. Approche individuelle plutôt que corporative!
Les fichiers informatiques : l’anarchie dans la conservation, la duplication et la perte d’information - On est confronté à la grande variété de format de fichiers et d’applications logicielles pour les créer et les consulter. Problématique de l’évolution des versions des logiciels de création/lecture. Une solution : possibilité de convertir en format unique (PDF). Les fichiers informatiques sont généralement nommés de façon arbitraire et sauvegardés dans des répertoires personnels non normalisés. Approche individuelle plutôt que corporative! On est constant dans l’action.
Et le papier dans tout cela ? - Encore très présent. On a l’impression qu’il y a des solutions évidentes pour sa gestion. Qu’en est-t-il de la complémentarité des formats papier et électronique ? Des documents issus du transfert de support (numérisation, "dématérialisation" ? Des documents visés par la migration des supports technologiques (de cédérom à dévédé, de dévédé à bluray ? Des microformes ? Des autres bases de données ? Du site WEB, de l’intranet, de l’extranet ? De l'’information stockée sur des supports externes ? Et, pourquoi pas de la documentation de référence, des modèles de documents... ?
De toute façon, sous quelque forme qu’il se présente, un document a une valeur. On doit en assurer l’authenticité (signature), la fiabilité (contenu), l’intégrité (non modifiable), l’exploitabilité (pérennité) et dans certains cas, la valeur juridique.
Des avenues de solutions
L’approche CMQR ("c'est mieux que rien") : une arborescence de classement logique à la manière de la gestion du papier; la navigation dans les répertoires du serveur (et ou du logiciel de courriels) pour la sauvegarde et la lecture des courriels et des fichiers. Le tout chapeauté par un outil d’exploitation des contenus (CMS) : un moteur de recherche dans le contenu des courriels et des fichiers ou une solution logicielle de partage des fichiers électroniques.
L’approche GID (Gestion intégrée des documents) : une solution logicielle de Gestion intégrée des documents en format papier et en format technologique; l’intégration d’un schéma de classification et des règles de conservation ; l’enregistrement des dossiers et des documents actifs, semi-actifs et des archives en format papier et la liaison des fichiers informatiques aux dossiers correspondants; la constitution d’une voûte de documents électroniques; la structuration logique et l’enregistrement institutionnel de l’information en format papier et en format technologique; le repérage et le partage de l’information à l’échelle corporative avec règles d’accès; l’application des règles de conservation sur toutes les composantes des dossiers.
Michel Roberge
L’approche GID (Gestion intégrée des documents) : une solution logicielle de Gestion intégrée des documents en format papier et en format technologique; l’intégration d’un schéma de classification et des règles de conservation ; l’enregistrement des dossiers et des documents actifs, semi-actifs et des archives en format papier et la liaison des fichiers informatiques aux dossiers correspondants; la constitution d’une voûte de documents électroniques; la structuration logique et l’enregistrement institutionnel de l’information en format papier et en format technologique; le repérage et le partage de l’information à l’échelle corporative avec règles d’accès; l’application des règles de conservation sur toutes les composantes des dossiers.
Michel Roberge
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