92 – La numérisation des archives médicales

Un article intéressant paru le 10 mars 2009 dans le journal Le Soleil de Québec, sous la plume de Claudette Samson, fait le point sur la numérisation des « dossiers de patients » de deux hôpitaux de Québec : l’Hôpital de l’Enfant-Jésus et l’Hôpital Saint-Sacrement. Plus de 3,5 kilomètres linéaires de dossiers inactifs qui s’empilent dans des locaux loués. Une situation comparable vécue dans la majorité des centres hospitaliers (CH) du Québec. Comme la loi oblige les institutions de santé et de services sociaux à conserver en permanence certains documents qui constituent ces dossiers, une partie de la solution passe par l’épuration des contenus, la destruction des documents inutiles et la numérisation potentielle du reste.

Pas si simple compte tenu de la nature même des documents : le processus de numérisation doit être de haute qualité et aucune information ne doit être perdue, « ce qui inclut par exemple la petite note manuscrite d’un médecin au dos d’un dossier ».

Va pour le passé. Mais de tels projets doivent d’abord être proactifs, c’est-à-dire amorcer la numérisation des documents lors de la constitution des dossiers de patients ou, si les dossiers actifs existent déjà, leur numérisation et leur disponibilité numérique « la veille d’un rendez-vous » et leur alimentation numérique future.

Après avoir relaté l’expérience de l’Hôtel-Dieu-de-Lévis qui a pris le virage numérique depuis 2005, la journaliste fournit aussi quelques statistiques intéressantes : au Centre hospitalier universitaire de Québec (CHUQ), par exemple, qui regroupe trois grands hôpitaux (le Centre hospitalier de l’Université Laval, l’Hôtel-Dieu-de-Québec et l’Hôpital Saint-François-d’Assise), plus de 60 000 nouveaux dossiers sont créés chaque année. À ce jour, l’institution possède environ 27 millions de dossiers actifs, semi-actifs et inactifs. Et les archivistes médicales y classent annuellement près de 7,5 millions de feuilles.

Les coûts anticipés pour la numérisation de ces documents : plusieurs millions de dollars, et ce, pour trois centres hospitaliers. Multipliez le tout pour l’ensemble du réseau!

Michel Roberge