225 – Pourquoi classifier les documents et les dossiers?

Une internaute me demandait dernièrement, dans un courriel, comment peut-on de nos jours justifier la conception et l’utilisation d’un schéma de classification pour gérer les documents d’entreprise. Et ce, plus particulièrement, si une grande partie des documents d’un organisme se présentent sous forme électronique : fichiers informatiques et courriels. Considérant les puissants moteurs de recherche ainsi que les outils de collaboration, tels les Sharepoint de ce monde. Il s’interrogeait sur les efforts requis pour développer de telles structures qui sont parfois complexes et pour amener le personnel d’une organisation à les utiliser.

Ce n’est pas la première fois que j’entends ce genre de commentaires et j’y ai déjà fait allusion dans des billets antérieurs. Ma première réaction est la suivante : il faut classifier, structurer de façon physique ou virtuelle, les documents d’une organisation afin de leur donner un sens. Je m’explique.

En soi, un document, isolé, a une raison d’être : il est la trace d’une décision et d’une action posée dans un processus d’affaires ou dans l’accomplissement d’une activité. Mais un document a vraiment un sens lorsqu’il est mis en relation avec les autres documents créés, reçus ou expédiés avant et après sa création, sa réception ou son expédition. Ces liens entre documents « de même famille » constituent ce qu’on appelle des « dossiers ». Ceux-ci sont composés d’un nombre plus ou moins important de documents en format papier ou microfilmés, ou qui se présentent sous forme de fichiers informatiques de tout type, y compris de courriels. Ces ensembles d’information portée sur un support documentent les fonctions, les activités, les relations qu’entretient l’organisme avec des personnes ou d’autres entités juridiques.

Et le schéma de classification est l’outil essentiel pour rendre possible la constitution de dossiers physiques, électroniques, virtuels ou hybrides. Sans schéma de classification, intégré à des solutions technologiques de gestion électronique des documents ou à des outils de collaboration, c’est l’anarchie dans l’accès à l’ensemble de l’information relative à un dossier d’affaires. Que celui-ci soit constitué et tenu à jour à des fins de gestion interne ou de gestion des activités découlant de la mission spécifique de l’entreprise. Et ne comptez pas gérer facilement le cycle de vie des documents sans schéma de classification hiérarchique!

J’illustrerai cette affirmation, dans un futur billet sur l’importance qu’on accorde maintenant au schéma de classification dans certaines solutions logicielles offertes sur le marché. Et je reviendrai également sur un certain nombre « d’idées reçues » quant à la conception et au développement de schémas de classification hiérarchiques pour les documents administratifs.

Michel Roberge