Voici une belle illustration des impacts de l’absence de gestion des documents administratifs dans une entreprise privée. Une entreprise française de Saint-Étienne (Loire), Manufrance, a fermé ses portes en 1985 et a liquidé ses biens. Ses dossiers, certainement dans l’état où ils étaient au moment où l’entreprise produisait entre autres des armes, des cycles, des machines à coudre, des articles de pêche… ont été récupérés par les archives départementales, mobilier de rangement en moins. Prenez le temps de jeter un coup d’œil aux photos diffusées sur le site le progres.fr et de regarder la vidéo qui accompagne l’article de Christine Colomb. Selon les archivistes du département, « trois ans de travail seront nécessaires à une équipe de trois personnes [soit neuf années/personne] sous la conduite d'un archiviste, pour classer et répertorier ce fonds d'archives exceptionnel » qui totalise près de deux kilomètres linéaires de dossiers.Bien sût, il s’agit ici d’un immense chantier de tri, de dépouillement, de classement et d’inventaire d’un fonds d'archives à partir d’un ensemble de documents administratifs sur lesquels aucune gestion organisationnelle du cycle de vie n’a probablement pas été appliquée. Sinon, le travail des archivistes en aurait été grandement simplifié. On ne met pas en place un système et des outils de gestion documentaire pour faciliter la tâche de ceux et de celles qui ont mission de conserver et de mettre en valeur les documents qui ont une valeur archivistique, historique ou patrimoniale. Mais le fait de standardiser la gestion des dossiers au moment où ils sont utiles parce qu’ils documentent les activités qui permettent de réaliser la mission de l’organisation – réaliser les produits et rendre les services –, les conséquences pour l’intégration dans les archives sont évidentes.
Michel Roberge
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