Joyeux Noël 2010!

Cette année, la période des fêtes de Noël et du début de la Nouvelle Année sera plus reposante que celle de l’année dernière (voir billet 200) : évidemment bonne bouffe avec parents et amis, mais aussi lectures non professionnelles, cinéma, musique, musées, écriture… et, compte tenu de certaines opinions émises dans ces carnets au cours de la dernière année, promenades incognito sous haute protection ;-)

Michel Roberge

363 - Dans le temps… comme disent les aînés

Voici une photographie d’archives publiée par le Centre d’informations Internet de Chine qui en dit long sur la réalité sociale et politique d’une autre époque. Portez votre attention sur ce que tient dans sa main droite le jeune garçon immédiatement derrière John F. Kennedy qui prononce un discours sur une estrade improvisée. Vous pouvez cliquer sur la photo pour l’agrandir.

Michel Roberge

362 - Conservation, restitution et accessibilité des archives à BAnQ

À la suite des articles parus dans différents journaux québécois, dont Le Devoir, et à la demande de la ministre de la Culture, des Communications et de la Condition féminine du Québec, le document suivant, daté de décembre 2010, a été préparé bar Bibliothèque et Archives nationales du Québec : Note sur les procédures et moyens mis en œuvre par Bibliothèque et Archives nationales du Québec pour garantir la conservation, la restitution et l’accessibilité des archives.

Michel Roberge

361- Le classement

« Le classement, le vouloir classer, la possibilité de classer est une activité fortement socialisante. »

Roland Barthe

cité par Fabrice Luchini dans Le point sur Robert.

360 - Objets insolites trouvés dans les archives

Une collègue m’a transmis ce lien sur le forum britannique ARCHIVES-NRA d’échanges entre archivistes « For a Friday afternoon » à propos d’ « éléments » étranges trouvés par les archivistes dont en voici quelques-uns :

-- Une boîte de céréales Cornflakes et un pot de yogourt vide (Record Office for Leicestershire, Leicerter and Ruthland)
-- Un paquet de gommes au vin et des pastilles aux fruits (West Yorkshire Archive Service Wakefield)
-- Le cœur d’Henry II (Columba House)
-- La pipe d'un ancien bibliothécaire et des morceaux d'un cheval (Royal Botanic Garden)
-- Une boîte avec des cheveux humains (West Yorkshire Archive)
-- Deux boîtes de décorations de Noël faisant partie du fonds corporatif (NHS Business Services Authority)
-- Des pattes d'oiseaux (Norfolk Record Office)
-- Un écureuil momifié, des abeilles…

Et vous, qu’avez-vous fait comme découverte… archivistique?

Michel Roberge

359 - Wikileaks et Records Management

On peut être en accord ou non avec les actions de Julian Assange dont le slogan est « Help Wikileaks keep governments open », ce qui en fait un souhait plutôt louable en tant que citoyen. Mais ce qui devrait surtout nous inquiéter en tant que praticien du métier, c’est cette illustration de la difficulté d’assurer la sécurité de l’information contenue dans des documents technologiques, tant pour les services publics que pour les organisations du secteur privé.

On apporte souvent comme argument que la gestion des documents en format électronique renforce la protection des informations sensibles et celle des renseignements personnels. L’effet Wikileaks tend à démontrer le contraire. L’information électronique (les fichiers informatiques, les courriels…) s’incruste dans les organisations. Et elle est généralement celle qui est la plus mal gérée. Bien qu’elle ne soit accessible qu’à partir de systèmes d’accès dits sécurisés (identifiants et mots de passe) de solutions logicielles de GÉD, de collaboration ou de gestion intégrée des documents (GID), il n’en reste pas moins que ce sont des individus qui la manipulent. Même s’il est technologiquement impossible de la reproduire, de la faire circuler si on n’en a pas le droit, il reste toujours des moyens détournés pour la copier ou la capturer et la remettre à qui de droit pour une utilisation tout autre que celle qui a été initialement prévue.

Cette réalité incontournable pose des défis très importants à notre profession : en mettant de l’ordre dans l’information portée par tout support, en l’enregistrant dans des outils informatiques de plus en plus performants, en la rendant désormais encore plus disponible qu’auparavant, ne contribue-t-on pas à une plus grande vulnérabilité informationnelle des organisations? Comme me le mentionnait dernièrement un collègue : le désordre serait-il plutôt garant de sécurité? L'aiguille dans une botte de foin est-elle plus en sécurité que bien classée dans un tiroir parmi d’autres du même type et de la même taille? J’exagère peut-être. J'ai déjà entendu cette argumentation pour justifier le refus de mettre en place un système unifié de gestion des documents administratitfs.

Toute réflexion faite, la protection de l’information que possède une organisation ne repose-t-elle aussi en grande partie sur la loyauté des membres de son personnel? Avec des systèmes de GID très performants, fournit-on à certaines personnes corruptibles des moyens efficaces de causer des torts irréparables à partir de l’écran de leurs postes de travail individuels, dans le confort de leurs bureaux?

À lire aussi sur le blogue de Claude Super : Information, techno 2.0, media sociaux Et le maillon faible ! et WikiLeaks Disclosures … A Wakeup Call for Records Management

Michel Roberge

358 - L’image de l’archiviste dans les œuvres de fiction

J’emprunte le titre de ce billet à celui de Gilliane Kern, publié dans le journal étudiant La Référence de l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information (EBSI) de l’Université de Montréal. Un texte extrêmement intéressant à lire où l’auteur traite de l’importance des documents, de la présence de l’archiviste, des principes de l’archivistique, du rôle de l’archiviste, de la fin du chaos documentaire dans la littérature et au cinéma.

À lire absolument pour en rire ou en pleurer.

Michel Roberge

357 - Une loi sur la gouvernance des ressources informationnelles

La ministre responsable de l’Administration gouvernementale et présidente du Conseil du trésor du Gouvernement du Québec a déposé, le 8 décembre 2010, un projet de Loi sur la gouvernance et la gestion des ressources informationnelles des organismes publics et des entreprises du gouvernement.

« Le projet de loi établit un cadre de gouvernance et de gestion en matière de ressources informationnelles applicable aux ministères et à la plupart des organismes publics, y compris à ceux du réseau de l’éducation et à ceux du réseau de la santé et des services sociaux.

« Le projet de loi prévoit la nomination d’un dirigeant principal de l’information et détermine ses principales fonctions. […]

Le projet de loi prévoit également la désignation de dirigeants réseau de l’information et de dirigeants sectoriels de l’information et en précise les fonctions.
Il détermine les outils de gestion qu’un organisme public doit établir aux fins de la gouvernance et de la gestion de ses ressources informationnelles. […]

Le projet de loi oblige les organismes publics à faire approuver leur programmation annuelle et à faire autoriser leurs projets […].

Le projet de loi octroie également au Conseil du trésor le pouvoir de confier à un autre organisme public dont le Centre de services partagés du Québec, sur recommandation du dirigeant principal de l’information et aux conditions que le Conseil du trésor détermine, la réalisation, en tout ou en partie, d’un projet d’un organisme public en matière de ressources informationnelles. »

Avec ce projet de loi, l'État québécois aura-t-il le courage politique de donner enfin un solide coup de barre afin de rationaliser la gestion documentaire dans les organismes visés? Et faire cesser les actions récurrentes qui pourraient être unifiées dans des outils communs? Car l’administration publique québécoise, au nom de la sacro-sainte autonomie organisationnelle, constitue certainement le meilleur exemple de gaspillage des ressources et des fonds publics, obligée qu’elle est par des lois mal adaptées à la réalité d’aujourd’hui de réinventer la roue et les boutons à quatre trous. Car la gouvernance efficiente des ressources informationnelles inclut celle des documents administratifs et des documents d’archives de conservation permanente.

Un dossier à suivre.

Michel Roberge

356 - Quelques alternatives à … PowerPoint

Au temps de la préhistoire, lorsqu’on voulait illustrer une conférence ou un cours, on utilisait des feuilles d’acétates ainsi qu’un rétroprojecteur [désolé pour la Génération Y qui n’a malheureusement pas connu cette petite merveille ;-)]. Puis vint PowerPoint, le nec plus ultra des présentations électroniques qui, il faut bien l’avouer, n’as pas grandement évolué. Or il existe des alternatives pour la production de ce type de document administratif devenu incontournable. En voici quelques unes suggérées sur le site de Presse-citron.com :

Prezi : une solution qui propose une approche scénarisée par zooms successifs en format Flash qui exige un apprentissage ardu.

SlideRocket : une plate-forme collaborative de présentation et de dialogue, disponible entre autres dans une version HTML5, qui comprend des bibliothèques d’éléments réutilisables.

280 Slides : Une solution encore en version Beta conçue par des anciens d’Apple qui offre, entre autres, la possibilité d’importer des PowerPoint mais également d’exporter et de télécharger ses présentations dans ce même format.

Google Docs Presentations : L’outil de création de présentations de Google Docs en format HTML qui permet d’éditer du texte, des liens, des graphiques et images, de créer des formes et d’importer des vidéos dans ses diapositives.

Zoho Show : Une solution Web qui reprend les grands principes de PowerPoint qui permet d’importer des présentations PowerPoint et qui peut être intégrée à Microsoft SharePoint.

Et l’article de conclure sur un certain nombre d’avantages des services de présentations électroniques en nuage (« cloud ») :

« -- L’accès facile à partir de n’importe quel ordinateur connecté à internet
-- Le partage et collaboration avec des collaborateurs distants et la possibilité d’édition sans avoir à télécharger plusieurs exemplaires ou versions d’un document
-- La disponibilité à distance pour un client ou un collaborateur quelle que soit sa situation géographique, et aussi la possibilité de faire ses démonstrations tout en restant assis chez vous
-- Pour certains, la gratuité et l’ouverture à d’autres formats
-- Pour certains, l’accès à partir d’un mobile ou d’une tablette
-- Pas besoin d’installer un logiciel »

355 - Des normes sur les formats des documents publics

Cette semaine, à l’Université Laval, se tenait le Salon du logiciel libre du Québec. À la suite de la conférence de fermeture prononcée par la présidente du Conseil du Trésor, je note ce commentaire de monsieur Daniel Pascot, directeur du Département des systèmes d’information organisationnels de la même université rapporté le 8 décembre 2010 dans le journal Le Soleil: « Je suis […] déçu qu’il n’ait pas été question d’adopter des normes sur les formats des documents publics. Il faut s’assurer qu’ils puissent être consultés par n’importe quel logiciel dans 10, 15 ans ». J’ajouterais en permanence en ce qui concerne les documents d’archives. Et pourtant, le Québec a adopté en 2001, depuis bientôt dix ans, la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. Et qu’est-ce qu’on y lit aux articles 63 et 64 de cette loi :

« 63. Pour favoriser l'harmonisation, tant au plan national qu'international, des procédés, des systèmes, des normes et des standards techniques mis en place pour la réalisation des objets de la présente loi, un comité multidisciplinaire est constitué. […]

64. Le comité pour l'harmonisation des systèmes et des normes a pour mission d'examiner les moyens susceptibles:

1° d'assurer la compatibilité ou l'interopérabilité des supports et des technologies ainsi que des normes et standards techniques permettant de réaliser un document technologique, de le signer ou de l'utiliser pour effectuer une communication; »

Le comité a été effectivement constitué en mars 2010 (Hé oui, neuf ans après l'adoption de la loi - voir mon billet 243). Et depuis, plus de nouvelles!

Michel Roberge

354 - Notre patrimoine historique « est en sécurité »… à l’étranger

Il n’y a pas que nos archives « qui sont en sécurité » à l’étranger. D’autres pièces importantes de notre patrimoine historique et identitaire doivent être rapatriées. À preuve, cette vidéo :



Et pendant ce temps, la saga de la dispersion d’une partie de la mémoire des Québécois se poursuit :

• Archives nationales pillées - La passivité honteuse de BAnQ
• Archives dispersées: la ministre de la Culture demande un état de situation à BAnQ
• Archives nationales - Trou de mémoire.

Voir aussi mon billet 347.

Michel Roberge

353 - Cadeaux de Noël pour Records Managers ou Archivistes

Vous cherchez des suggestions de cadeaux de Noël pour Records Managers ou archivistes, pour vous amuser en voici quelques unes rapaillées, comme on dit au Québec, sur le net :

Vêtements :
Chapeaux : Records Managers - Archivistes
Cravates : Records Managers - Archivistes
Doudoune de sport Moncler édition spéciale et limitée, modèle « inspiré par ces marques archivistiques »
Prêt-à-porter John Smedley The Archivist
T-Shirts : Records Managers - Archivistes

Jeux :
Diablo 3 – The archivist
L’archiviste (Vassal)
L’archiviste (Naza)
Les parchemins de l’archiviste
Panique aux archives : Le jeu qui range

Musique :
Les archivistes

Livres :
Les cités obscures : L’archiviste
L’archiviste de Dublin (Flann O’Brien)

Film :
L’archiviste

Produits divers :
Aimants : Records Managers - Archivistes
Autocollants : Records Managers - Archivistes
Autocollants pour voiture : Records Managers
Boutons publicitaires : Records Managers - Archivistes
Cartes : Records Managers - Archivistes
Cartes postales : Records Managers - Archivistes
Petite boîte à archives
Porte-clés : Records Managers - Archivistes
Sacs : Records Managers - Archivistes
Tabliers : Records Managers - Archivistes
Tapis de souris : Records Managers - Archivistes
Tasses : Records Managers - Archivistes

Autres produits en vrac :
Records Managers - Archivistes

Vous avez d’autres suggestions pour compléter ma liste à expédier au bonhomme rouge du Grand Nord ?

Michel Roberge

352 - Comment contribuer à la gabegie documentaire dans une organisation? (3)

Oups! J'avais oublié le plus important...

Agir sans adopter et appliquer à la lettre une méthodologie structurée et rigoureuse

Michel Roberge

351 - Comment contribuer à la gabegie documentaire dans une organisation? (2)

• Croire que la technologie règlera le problème


• Gérer l’information en silos : classeurs, boîtes de courriels, serveur de fichiers…


• Imposer des solutions plutôt qu’impliquer le personnel dans le choix et la conception des outils de gestion documentaire


• Ne pas sensibiliser les gestionnaires et la direction


• Ne pas sensibiliser et ni former le personnel


• Éliminer le papier comme support d’information


• Concevoir un système qui s’appuie sur la structure administrative plutôt que sur les fonctions et les activités


• Accepter que les employés disent : ne touche pas à mes documents!


• Démissionner en se disant qu’il n’y a rien à faire


• Continuer à imprimer les courriels et les fichiers informatiques pour les classer dans les dossiers physiques


• Ne pas prévoir de mesures pour la protection des documents essentiels


• Ne pas protéger les renseignements personnels ou les documents confidentiels


• Utiliser des modèles de GID artificiels pour économiser sur les coûts de conception et de développement


• Ne pas réaliser d’audits périodiques de conformité pour assurer la pérennité


• Ne pas mettre à jour ses outils de GID sur une base régulière


• Se laisser guider par le « Moi je pense que » plutôt que par les bonnes pratiques du métier


• Laisser tout un chacun faire le ménage dans ses dossiers sans critères de référence


• Appliquer des règles non officielles pour la durée de conservation des documents


• Ne pas faire affaire avec un spécialiste expérimenté pour réduire les coûts


• Ne pas être en mesure d’identifier qui détient l’exemplaire principal (responsable du dossier)


• Ne pas avoir de cadre responsable, de champion, de documestre™


• Ne pas utiliser de moteur de recherche pour exploiter le déluge accumulé de fichiers informatiques


• Ne rien faire en se disant « C’est trop compliqué »


• Faire le minimum pour répondre simplement aux exigences des lois
  
  Et je suis certain que vous avez d’autres idées…
  

Michel Roberge

350 - Comment contribuer à la gabegie documentaire dans une organisation? (1)

• Ne pas prendre en considération la valeur de l’information consignée sur un support


• Laisser tout un chacun faire à sa façon


• Démissionner devant l’intrication documentaire


• Improviser dans l’établissement de schémas de classification


• Numériser des documents et détruire les originaux sans contrôle


• Accepter qu’un nouvel employé change à sa façon des méthodes corporatives


• Stocker sur des supports externes des quantités de fichiers informatiques périmés sans sort final préétabli


• Faire circuler des multi courriels avec les mêmes pièces attachées plutôt qu’avec des hyperliens


• Accepter qu’on demande de faire le ménage arbitraire des courriels dit périmés


• Ne rien faire pour intégrer les documents technologiques à la gestion des autres documents


• Acquérir une solution logicielle sans s’être assuré que ses outils de gestion documentaires sont conformes aux besoins et aux bonnes pratiques


• Numériser des séries documentaires avec comme objectif premier de gagner de l’espace


• Accepter que des documents technologiques importants soient stockés sur les postes informatiques locaux


• Ne pas avoir de calendrier de conservation


• Accepter que lorsqu’un employé quitte son emploi, il parte avec des documents


• Mettre de côté les dossiers de la personne qu’on remplace et recommencer en réinventant la roue


• Classer ses dossiers physiques par ordre alphabétique de titres non normalisés


• N’avoir aucun contrôle sur l’emprunt et la circulation des dossiers physiques


• Ne pas avoir de politique de gestion intégrée des documents (GID)


• Laisser les TI gérer le problème


• Penser que tout peut se régler sans appui formel de la haute direction


• Engager des ressources humaines inexpérimentées pour régler le problème


• Aborder la question au niveau local plutôt qu’organisationnel
  
  À suivre…
  
  

Michel Roberge