458 - Les conséquences d’un schéma de classification tronqué (4)

En guise de conclusion sur cette série de billets sur les impacts de la mise en disponibilité auprès des utilisateurs de documents d’un schéma de classification hiérarchique incomplet des documents administratifs (documents d’activités), il est important de se rappeler, entre autres, que :

1. l’improvisation dans la conception, le développement, le déploiement et la maintenance de cet outil fondamental de gestion des documents peut placer l’organisation dans un contexte de risques : d’abord ceux liés au repérage et à l’utilisation même des documents et des dossiers, ensuite ceux relatifs à leur conservation en fonction des besoins administratifs, financiers et juridiques;

2. seuls des spécialistes possédant une solide formation en la matière (les programmes de formation devraient d’ailleurs redoubler d’effort pour combler ce type de besoins pointus), une parfaite maîtrise des processus d’affaires ainsi que les aptitudes requises en répartition logique des éléments à structurer devraient être habilités à établir de telles arborescences de classification;

3. des principes directeurs de conception et de développement doivent être préalablement établis et suivis et on doit s’assurer qu’ils seront également respectés en cours de maintenance du système;

4. les ramifications d’une structure classificatoire de dossiers doivent représenter la logique de la répartition et de l’ordonnancement des activités et d’autres objets de gestion sous chacune des fonctions des domaines d’affaires (mission de l’organisation) et du domaine de la gestion interne (soutien à la mission);

5. la structure de classification doit s’épanouir naturellement (à l'image d'un arbre, dans la nature) afin de bien représenter les niveaux hiérarchiques requis découlant de la logique des activités et des sous-activités;

6. le schéma de classification ne doit surtout pas être sous-dimensionné (artificiellement tronqué prétendument pour le rendre d’utilisation plus facile) ni surdimensionné en y intégrant, par exemple, des identifiants de dossiers spécifiques (défaut majeur d’un grand nombre de structures classificatoires);

7. l’organisation étant en perpétuelle évolution, l’outil de classification doit régulièrement être mi à niveau pour permettre d’identifier de nouvelles séries de dossiers d’activités ou d’autres objets de gestion : une démarche organisationnelle ainsi que des procédures préétablies doivent être respectées pour éviter la dégradation de la logique d’ensemble.

Enfin, disons qu’utilisation et l’application d’un arbre de classification doit être intégré dans un programme de gouvernance documentaire afin d’accompagner les utilisateurs de documents dans leur apprentissage et dans le développement de leurs compétences pour l’identification et l’enregistrement adéquat des dossiers et le rattachement des documents tant en format papier que technologiques qui les composent.

Concevoir, développer, déployer et maintenir un schéma de classification hiérarchique de qualité supérieure est un défi professionnel qui exige des efforts intellectuels dont on s’attend des professionnels du métier. Son application et son utilisation doivent, par la suite, couler de source. Sinon, l’exercice s’avérera un échec. La reconnaissance de l'utilité pérenne de notre profession ne peut pardonner l'insuccès.

Michel Roberge