La clarté du projet et de ses objectifs. Un projet qui doit répondre à des besoins organisationnels, sectoriels, voire individuels clairement identifiés. Un projet dont le champ d’action est bien défini : la mise en place d’un véritable système de GID en agissant d’abord sur les processus et sur les outils de gestion documentaire avec un niveau de pénétration dans l’organisation clairement défini. Un projet qui respecte la culture et les orientations technologiques de l’organisation, l’environnement légal et réglementaire ainsi que les bonnes pratiques du métier.
L’engagement de la direction, des gestionnaires et de l’ensemble du personnel. L’assurance de la volonté affirmée et continue de la haute direction : la volonté exprimée du dirigeant, l’assentiment de ses adjoints ainsi que la concrétisation de sa volonté dans une politique officielle de GID; l’appui des gestionnaires, la sensibilisation du personnel et la nomination de documestres organisationnels et sectoriels.
Une démarche de gestion de projet. L’utilisation d’une méthodologie structurée, la mise en place d’un projet collaboratif dirigé par un spécialiste de la GID avec la collaboration des spécialistes des TI et l’implication de représentants du personnel. La planification du changement par la mise en place d’un plan de communication efficace, l’établissement d’un réseau de champions et de personnes clés à l’échelle de l’organisation, l’adoption d’une approche pédagogique et de transfert d’expertise qui se concrétisera par la formation initiale de l’ensemble des utilisateurs de documents. La réalisation d’audits de conformité sectoriels en cours de déploiement permettant d’apporter les ajustements requis s’il y a lieu.
La qualité des composantes du système. La qualité des outils de gestion documentaire que sont le schéma de classification et les règles pour la gestion du cycle de vie des documents et des dossiers sans oublier la qualité de la solution logicielle retenue. Et en conclusion, la nécessité d’intégrer le tout dans un contexte de gouvernance documentaire en :
- se concentrant sur les utilisateurs des documents, acteurs principaux d’une gestion documentaire optimisée;
- privilégiant la transmission des savoirs et des savoir-faire sur les solutions techniques et technologiques;
- accompagnant et soutenant les utilisateurs des documents afin d’accroître leurs compétences dans la gestion de leurs documents.
Michel Roberge
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