562 - La théorie des trois âges revisitée - Un commentaire

Un lecteur de ce blogue, Eric Micaelli, a fait parvenir un commentaire sur mon billet 532 - La théorie des trois âges revisitée (2). Je le reproduis sous la forme même d'un billet parce qu'il apporte, à mon avis, un éclairage intéressant pour alimenter la discussion.

N.B. : j'ai ajouté entre crochets [] mes commentaires :

"Comme vous le dites très pertinemment « nous nous devons de présenter les choses de manière simple à nos interlocuteurs » ainsi dans un souci de clarté pédagogique, il serait à mon avis plus judicieux d’abandonner l’expression « théorie des 2 ou 3 âges » ou « règle des 2 ou 3 âges » qui semble désormais désuète au profit du terme de « jalons » indispensables qui rythme le cycle de vie des documents :

1er jalon : Validation
[l'imagine qu'il s'agit ici de l'étape création ou réception des documents]

2ème jalon : DUA ou DUAL (L pour légale)
[si on veut utiliser un acronyme, il serait plus approprié de parler de DUAFL : Durée Utile à des fins Administratives en général, Financières ou Légales. Il ne faudrait pas oublier non plus la valeur opérationnelle des documents témoins des activités de mission].

Cette vision sous l’angle des « jalons » aura à mon avis le mérite de considérer explicitement le cycle de vie du document dans sa totalité, depuis la création jusqu’à la conservation à long terme [conservation permanente] ou la destruction. Elle permet, toujours dans ce souci de clarté pédagogique :

- De préciser à quel niveau du cycle de vie des documents, se situe la conduite du projet ;

- Dans le « tempo » de la conduite du projet, de ne pas oublier, la dimension historique et patrimoniale des documents produits et de se poser les questions, à savoir : Où vont être transférés les documents ayant une valeur historique et patrimoniale ? Ou tout du moins que deviendront les documents après DUA dans le cadre d’une conservation à long terme [conservation permanente] ? Et quelles solutions sont offertes pour assurer cette conservation à long terme [conservation permanente] ?

- De réaffirmer le rôle indispensable du records manager et de l’archiviste concernant toute la plus value apportée en terme de détermination de la valeur probante, d’évaluation et de sort final des documents.

Enfin :

- De clarifier un « Meli-Melo » bien réel entre des acteurs dont les objectifs sont différents (éditeurs, intégrateurs, informaticiens, records managers, archivistes, etc.), et de mieux préciser le champs d’intervention de chacun.
Exemple de question importante : A quel niveau du cycle de vie au regard de ces deux jalons, se situe les solutions de progiciels d’un éditeur ?

- De clarifier les divergences sémantiques ou les mauvaises traductions qui sont importantes notamment dans la rédaction des normes.

Cette vision sous l’angle des « jalons » introduit un consensus sémantique dont nous avons besoin pour parler entre nous le même langage et faire preuve de clarté pédagogique avec les autres acteurs à l’extérieur de notre profession."

[On parle toujours de la gestion du cycle de vie des « documents ». Mais il faut se rappeler que c'est plutôt à l'ensemble des documents qui composent les « dossiers » que s'évalue en toute logique la DUAFL]

Michel Roberge