831 - Pour en finir avec l’expression « Records Management » (4/4)

Traduire le « Records Management » par la « Gestion des enregistrements », la « Gestion des documents engageants », voire la « Gestion managériale de l’archivage » est absurde. Je l’affirme sur la base de mes quarante années d’interventions professionnelles sur le terrain dans des centaines d’organisations publiques et privées de toutes tailles. Et comme me l’a suggéré un de mes lecteurs assidus qui affiche un sens de l'humour hors du commun, « À quand le management archivistique de la gestion des archives archivées ? ».

L’Organisation internationale de normalisation a tranché. 26 pays se sont entendus sur une traduction qui a du sens. Encore la semaine dernière je rencontrais le directeur de l’administration et des finances, la directrice des technologies et une secrétaire de direction d’un nouveau client chez qui j’ai le mandat de préparer un plan de gouvernance documentaire. Nous avons parlé de documents d’activité, de schéma de classification des activités génératrice des documents de l’organisme. Jamais les mots « Records Management » ni « Archives, Archivistique, Archivage, Archiviste, Enregistrements, Documents engageants » n’ont été prononcés. Et comme dans toutes les rencontres que j’ai eues avec des clients et même certains fournisseurs de solutions technologiques, l’utilisation de l’expression « Gestion des documents d’activité » arrimait la fonction à la réalité quotidienne du management.

On ne peut accuser les organisations nationales de normalisation de faire fausse route en se ralliant aux choix d’ISO. Je le répète, 26 pays en sont venus à un consensus terminologique. Déjà en 2001, la norme 15480 ciblait les documents « créés, reçus et préservés à titre de preuve et d’information par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses obligations légales ou la conduite de son activité ». Même dans la loi française du 3 janvier 1979 vise les documents « quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité ». Sans oublier le Manuel d'archivistique français (édition 1970) qui associe les documents d'un fonds d'archives d'un « corps administratif » à « son activité » (p. 23).

En conclusion, il me semble important qu’en tant que membres de la Francophonie, nous toutes et tous du métier de spécialistes de la gestion des documents d’activités, nous nous devons d’adopter un vocabulaire unifié en référence avec la normalisation internationale. Et ce afin de nous imposer comme experts dans un domaine du management auprès des organisations qui requièrent nos services. Il faut cesser d’entretenir la confusion des genres et remettre les pendules à l’heure.

La définition de William Benedon, celui que je considère comme le père du « Records Management » avec qui j’ai eu le privilège de dîner (déjeuner), à Montréal, il y a plusieurs années, lors d’un congrès de l’Association des archivistes du Québec et le choix linguistique du sous-comité ISO/TC 46/SC 11 doivent nous guider. La richesse de la langue française doit servir de bouclier contre ceux et celles qui baissent pavillon en proposant l’anglais comme langue commune du métier ou en persistant à se qualifier de « Records Manager ».

Enfin, les « Records Managers » se regroupent au sein d’associations professionnelles internationales anglophones. La Francophonie aurait intérêt, elle aussi, de se doter de structures associatives professionnelles à la fois nationales et internationales afin de rassembler les spécialistes de la gestion des documents d'activité et mettre en commun, dans leur langue, leurs expériences.

Michel Roberge

PS : Ce billet en quatre parties a été rédigé en rafale. Sa forme et son contenu ne peuvent qu'être enrichis par vos commentaires et vos suggestions qu'il me fera plaisir de publier, quelles que soient les idées et les opinions que vous voudrez bien exprimer
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