30 sept. 2013

801 - Quelques conseils pour bien choisir son outil de numérisation dans une petite entreprise

Lu sur le site Web journaldunet.com :

 « 99 % des entreprises européennes sont des PME. Ensemble, elles génèrent deux emplois sur trois dans le secteur privé. Et contribuent à plus de 50 % de la production totale de toutes les entreprises en Europe. De plus, 9 PME sur 10 comptent moins de 10 employés. Elles constituent l'épine dorsale de l'économie européenne. […] 

Alors, comment se fait-il que, lorsqu'il s'agit d'utiliser des technologies destinées à aider les PME tout ce dont nous entendons parler sont les solutions d'entreprise à grande échelle ?

La plupart des petites entreprises n'ont pas, ne souhaitent pas ou ne requièrent pas de systèmes de gestion de documents globaux, de connexions entre les différents centres d'archivage de données ou de procédures complexes pour la gouvernance des documents. Ce qui les caractérise, c'est la nécessité de gérer leurs informations et leurs coûts de la manière la plus efficace possible. Pourtant, la décision de déployer un scanner présente de multiples avantages environnementaux, sociaux et financiers qui ne sont plus à démontrer, pour autant que le scanner couvre tous les aspects fonctionnels requis par l'entreprise.

La plupart des entreprises a déjà accès à un scanner, qui fait généralement partie intégrante d'une imprimante multifonction (MFP). »

Suit une description des différentes fonctions disponibles sur de tels appareils. Et l’auteur, Klaus Schulz, d’ajouter en conclusion :

« Au sein des entreprises des quantités croissantes de documents sont transmises par voie électronique. Cela représente cependant moins d'un tiers de l'ensemble des documents entrants. Pour les documents restant, les documents papier, les solutions de numérisation permettent de les faire entrer dans le workflow de l’entreprise. Ces documents ainsi scannés peuvent être partagés, modifiés, des informations peuvent en être extraites et ils peuvent être signés.

L’investissement de quelques centaines d'euros dans un scanner peut être récupéré en seulement quelques mois, même dans le cas des entreprises les plus petites pour autant que l’ensemble des fonctionnalités mentionnées plus haut soient prises en compte. »


Michel Roberge

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