892 – Formation universitaire de premier cycle en Management - Spécialité gestion intégrée des documents d’activité

Quoi de mieux que de décrire les fonctions des professionnels spécialistes de la gestion intégrée des documents d’activité pour déterminer le contenu minimal potentiel (non exhaustif) d’un programme universitaire de premier cycle répondant aux besoins actuels du marché.

(savoir et savoir-faire en général : bonnes pratiques du métier GID et gouvernance documentaire – normalisation internationale dont, entre autres, ISO 15489 et la série ISO 3030X sur les systèmes de gestion des documents d’activité)

Dans les organisations tant publiques que privées, ces experts sont appelés à intervenir dans l’ensemble du processus de planification, de conception, de développement, de déploiement et de maintenance de systèmes performants, efficaces et efficiences pour la gestion intégrée des documents d’activité en format papier et technologiques :

• Phase Planification du projet
• Réaliser des plans de gouvernance documentaire, cadre stratégique pour la planification du projet. Être en mesure de :
• Recueillir et valider les irritants, les problèmes, les besoins et les attentes des décideurs et des différentes unités administratives (savoir et savoir-faire : caractéristiques et fonctionnement des organismes publics et des entreprises)

• Relever et évaluer les outils existants et les pratiques actuelles (savoir et savoir-faire : qualités souhaitées des outils et maîtrise des bonnes pratiques de GID d’activité)

• Identifier les obligations légales et réglementaires de l’organisation (savoir et savoir-faire : obligations pour les organismes publics et pour les entreprises)

• Identifier et valider les risques de non-conformité aux lois et aux règlements (savoir et savoir-faire : évaluation des risques)

• Déterminer et valider les cibles à atteindre pour répondre aux besoins et aux attentes de l’organisation ainsi qu’aux obligations légales et réglementaires (savoir et savoir-faire : optimisation des processus)

• Dresser et valider la liste des activités à réaliser pour atteindre les cibles. (savoir et savoir-faire : optimisation des processus et gestion de projet)

• Établir et valider les efforts requis (jours/personne + budget) et les échéanciers pour la réalisation des activités (savoir et savoir-faire : gestion de projet)

• Animer des activités de sensibilisation des décideurs et de l’ensemble du personnel de l’organisation (savoir et savoir-faire : animation de groupe et pédagogie)

• Phase Conception et développement des composantes du système
• Proposer des politiques de gestion intégrée des documents d’activité en format papier et technologiques (savoir et savoir-faire : caractéristiques et fonctionnement des organismes publics et des entreprises)

• Développer des schémas de classification reflétant les fonctions et les activités de l’organisation (savoir et savoir-faire : principes directeurs pour l’établissement de structure classificatoires de qualité supérieure)
• Intégrer des règles de gestion du cycle de vie des documents d’activité en format papier, des fichiers informatiques, des courriels et des données stockées dans les bases de données ou les systèmes informatiques existants. (savoir et savoir-faire : exigences légales et pratiques du métier sur la durée de conservation des documents)
• Rédiger des procédures de gestion intégrée des documents d’activité (savoir et savoir-faire : optimisation des processus et rédaction de procédures de travail)

• Assister l’organisation dans le choix des solutions technologiques appropriées (savoir et savoir-faire : fonctionnalités des solutions technologiques disponibles sur le marché)

• Phase Déploiement du système
• Développer un plan de communication pour soutenir la gestion du changement (savoir et savoir-faire : établir des plans de communication)

• Préparer le matériel pédagogique pour la formation des utilisateurs des documents (savoir et savoir-faire : pédagogie)

• Animer des activités de formation des utilisateurs des documents pour une utilisation adéquate du schéma e classification et des solutions logicielles choisies et pour l’application des règles de gestion du cycle de vie des documents (savoir et savoir-faire : animation de groupe et pédagogie)

• Accompagner les utilisateurs des documents en cours de déploiement du système de gestion intégrée des documents d’activité (savoir et savoir-faire : pédagogie)

• Réaliser des audits de conformité en cours de déploiement du système de gestion intégrée des documents d’activité (savoir et savoir-faire : réalisation d’audits de conformité)

• Soutenir sur demande les utilisateurs des documents en cours d’utilisation du système de gestion intégrée des documents d’activité (savoir et savoir-faire : pédagogie)

• Coordonner des projets de transfert de support (numérisation) (savoir et savoir-faire : gestion de projet, bonnes pratiques de numérisation – préparaton matérielle, numérisation, contrôle qualité, reconnaissance des caractères… – production de documentation de processus assurant la valeur probante des images numériques)

• Phase Maintenance du système
• Réaliser des audits de conformité périodiques sur l’utilisation et l’évolution du système de gestion intégrée des documents d’activité (savoir et savoir-faire : réalisation d’audits de conformité)

Michel Roberge