« Tout organisme
a avantage à gérer efficacement ses documents administratifs, produits et
reçus, qu’il conserve sur disquette. Il rentabilise alors ses investissements
en utilisant l’appareil de traitement de
textes ou le micro-ordinateur, non seulement pour ses fonctions de production
de documents, mais aussi pour ses capacités de classement et de repérage électronique.
Il est même assuré de réaliser des gains appréciables en temps requis pour les
opérations qui doivent être consacrées à la classification, au classement et à
l’élaboration des instruments de repérage de ses documents administratifs.
[…]
L’accès à l’information administrative est
définitivement plus efficace et plus rentable : une bonne partie des
recherches d’information trouve généralement réponse par la simple consultation
de l’index détaillé des documents. De plus, l’information électronique se diffuse
beaucoup plus facilement que par les moyens traditionnels.
À ces avantages qui relèvent des objectifs
mêmes d’un système de gestion des documents administratifs, il convient d’ajouter
les aspects économiques autres que ceux relatifs aux coûts de la main-d’œuvre :
il faut alors penser aux possibilités de récupérer, avec l’application du calendrier
de conservation, de l’espace magnétique réutilisable. Cet avantage est
considérable puisqu’il réduit sensiblement les coûts de stockage de l’information.
Selon les appareils utilisés, ceux-ci sont déjà moins élevés sur disquette
(incluant la copie de sécurité) par rapport au papier : l’économie à
réaliser peut être de l’ordre d’environ 30% par page d’information, par année
de conservation.
Il faut également mentionner que,
contrairement à la gestion des documents sur papier, les « originaux »
des documents classés sur disquette sont protégés grâce aux copies de sécurité
conservées en lieu sûr. Il en est de même pour les documents identifiés comme
ayant une valeur de recherche ou une valeur historique qui sont facilement
récupérés et fixés en permanence sur des supports plus stables (microformes,
disques optiques, etc.).
En somme, un organisme qui opte pour la
gestion de ses documents administratifs sur disquette franchit les premiers pas
qui le mèneront rapidement, avec l’expansion de ses systèmes de gestion et la
constitution de réseaux de communications internes et externes, vers un
véritable système intégré de gestion de ses documents administratifs. »
Incroyable : j’ai écrit ça en 1985, bien avant l’arrivée
d’Internet, des courriels, des logiciels de GID (solutions propriétaires ou
libres). Dans la conclusion du premier guide en français qui osait préconiser la gestion des documents sur
disquette !
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