Dans mon billet no 172, j’ai omis de mentionner la publication [Enfin puis qu’attendu depuis plusieurs années!] par Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) qui traite de La numérisation des documents administratifs : méthodes et recommandations. Ce document normatif de 39 pages remplace l’ancien Guide d’imagerie numérique - Numérisation de l’information consignée sur des supports traditionnels publié en 1998. Il se veut un outil pratique qui, comme il est mentionné dans son introduction, « n’a nullement la prétention de faire le tour complet de la question de la numérisation des documents », ce qui est effectivement le cas. Conçu pour les organismes publics assujettis à la Loi sur les archives, ce document peut aussi être utile pour les organisations du secteur privé qui souhaitent numériser certaines séries de documents ou de dossiers.En introduction, il y est question de l’inscription au calendrier de conservation des séries documentaires à numériser, de l’intégrité et la valeur juridique, de la documentation du processus de numérisation, de la destruction et conservation des documents sources, du respect du droit d’auteur, de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels et confidentiels.
Trois chapitres du document portent ensuite sur les caractéristiques d’un projet de numérisation, sur les exigences archivistiques (gestion du cycle de vie, classification, conservation, accès et destruction), sur les exigences techniques (outils de numérisation ; résolution des images, formats de fichiers et supports de stockage recommandés). Une section supplémentaire regroupe des recommandations relatives aux aspects juridiques, archivistiques, techniques et complète le tout. En annexe, un formulaire de « Déclaration de numérisation » est aussi proposé.
Michel Roberge
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