304 – Gestion du cycle de vie des documents ministériels

Comme vous avez pu le constater dans mes billets précédents (298 et 299), la Commission Bastarache soulève certaines questions de métier. Au cours de l’interrogatoire du premier témoin, l’ex-ministre Marc Bellemare, celui-ci a indiqué qu’il n’avait pas d’agendas qui pourraient corroborer ses affirmations de rencontres avec certaines personnes. Plus encore, lors de la deuxième journée d’audience, il s’est interrogé à savoir si des tels agendas ont été conservés au ministère.

Questions :

Quelles sont les règles de gestion du cycle de vie des documents d’un cabinet ministériels?

Ces documents sont-ils considérés comme des objets politiques ou administratifs?

L’article 12 de la Loi sur les archives du Québec mentionne que « Toute personne qui cesse d'être titulaire d'une fonction au sein d'un organisme public doit laisser sous la garde de cet organisme les documents qu'elle a produits ou reçus en cette qualité » et que cet alinéa « ne s'applique pas aux membres de l'Assemblée nationale qui peuvent cependant déposer ou verser leurs documents à Bibliothèque et Archives nationales et convenir avec lui de leurs délais d'accessibilité ».

Il est question ici des documents produits et reçus en tant que députés, membres de l’Assemblée nationale. Mais les ministres ont un statut supplémentaire : ils sont membres du Conseil des ministres et les documents qu’ils produisent ou reçoivent sont, c’est selon, des documents de nature politique ou administrative. Comment qualifier les agendas ministériels? Si ces agendas demeurent introuvables parce que détruits, on comprendra qu’ils entrent dans la première catégorie.

Comme quoi, la conservation ou la destruction de documents dans une organisation, même à la suite de l’application de règles de conservation adoptées et approuvées, peut avoir un impact important sur l’évaluation d’activités ou d’actions passées.

Autre question, en passant : il est certainement question d’agendas en format papier dans les propos entendus à la Commission Bastarache. Comme on sait que les documents technologiques s’incrustent dans les organisations et les informations qu’ils contiennent sont davantage stockées sous forme de copies de sécurité, qu’advient-il du contenu des agendas électroniques?

Michel Roberge