376 - Le plus vieux métier du monde

Pour celles et ceux qui découvrent le concept de Records Management, vous recommande de lire ou de relire deux articles bien documentés qui ont été diffusés en 1989 dans la revue Records Management Quarterly de l’ARMA par Luciana Duranti, Ph. D. sous le titre The Odyssey of Records Management. La première partie (From the the dawn of civilization to the fall of the Roman Empire) a été publiée dans le numéro de juillet (pp. 3-11) alors que la suite (From the Middle Ages to Modern Times) peut être consultée dans le numéro d’octobre (pp. 3-11).

L’auteur y énonce, entre autres, que la profession de gardien des documents existe depuis que se sont constitués les premiers groupes sociaux qui ont senti le besoin de constituer et de protéger leur mémoire collective. Elle retrace ensuite l’évolution de la fonction « gestion des documents » et démontre que, peu importe l’époque, les bonnes pratiques sont demeurées les mêmes : recueillir et préserver l’information relative aux activités et aux transactions et consignée sur un support par les personnes qui l’ont créée. Les moyens ont évolué, mais les préoccupations ont toujours et sont toujours les mêmes. Elle rappelle aussi que les principes modernes du Records Management sont nés en Amérique, dans l’administration américaine, après la Deuxième Guerre mondiale pour se répandre ensuite dans tous les secteurs d’activités.

Évidemment, ce survol historique se termine à la fin des années 80. Les 30 dernières années qui ont suivi ont été celles qui ont le plus fait évoluer le métier et la manière de la pratiquer avec l’intégration des nouvelles technologies de l’information. Mais nous perpétuons les mêmes gestes que les gardiens des documents de l’Égypte ancienne : faire en sorte que les documents définitifs, terminés, officiels et utiles aux prises de décisions et aux actions soient identifiés, rangés, conservés, préservés, repérables, consultables et utilisables.

Comme quoi le plus vieux métier du monde n'est peut-être pas celui auquel vous avez pensé en vous précipitant pour lire ce billet!

Michel Roberge

Hors Série : Omissions événementielles et trous de mémoire collective

Il n'y a pas grand-chose à ajouter à cette vidéo réalisée dans la belle Ville de Québec qui souligne certains trous dans notre mémoire collective, conséquence d'omissions événementielles dans l'enseignement de notre histoire nationale.

Michel Roberge

375 - Livre électronique et développement durable

Dans un article publié le 23 janvier 2011 dans le journal Le Soleil de Québec, Didier Fessou partage ses réflexions à savoir « du livre de papier ou du livre électronique [lequel contribue] au développement durable? ». Son intervention est en réaction à une opinion d’un lecteur qui affirmait que le « livre électronique permet de sauver beaucoup d'arbres, qui auraient servi à faire du papier et à détruire davantage l'environnement ».

Pour démontrer que le livre de papier l’emporte sur son équivalent technologique, le chroniqueur s’appuie sur les postulats suivants : « Un sylviculteur plante des arbres. Trente ans plus tard, des forestiers les récoltent et des camionneurs les acheminent à une usine. Là, des ouvriers les transforment en papier. Puis d'autres camionneurs portent ce papier à une imprimerie. Le livre qui en sort est expédié à un libraire. Où n'importe qui peut l'acheter. Une fois ce livre lu par son acquéreur, d'autres pourront le lire. Et quand ce livre aura terminé sa vie utile, il sera recyclé pour faire... du papier! »

Quant au livre électronique, il est « fabriqué en Asie et fait de plastique, c'est-à-dire du pétrole, une ressource épuisable. Sous le plastique, des circuits électroniques constitués de métaux rares. Ces métaux rares sont une autre ressource épuisable. Pour faire fonctionner le bidule, ça prend des batteries. Je vous passe le couplet sur le recyclage des batteries. Après quelques années, l'objet tombe en désuétude. Comme tout ce qui est électronique. Mis dans un cargo, il est retourné en Chine où des parias du monde moderne tenteront de récupérer certaines de ses composantes ».

Force est de constater qu’il n’a pas tort dans son argumentation. Les outils technologiques qui dit ont deviennent de plus en plus « intelligents » sont éphémères : génération d’ordinateurs, de téléphones portables, de caméras Web… et maintenant de tablettes de lectures (j’ai encore en main, soit dit en passant, plusieurs de ces artefacts qui se sont fait déclasser par l’arrivée de nouveaux produits) dont la durée de vie est plus que limitée par rapport aux moyens dont on disposait autrefois. Ne sommes-nous pas à l’ère de l’usure rapide des biens de consommation qui deviennent rapidement obsolètes?

Les librairies et les salons du livre regorgent d’un nombre de nouvelles publications en papier qui donnent le vertige. Un potentiel de recyclage incomparable avec les montagnes de produits technologiques qui s’accumulent dans certains dépotoirs de la planète. Il y a parfoir un sens caché de certains de nos choix.

Michel Roberge

374 - Déluge de données numériques et formation académique

Les organisations ne sont généralement pas conscientes des problèmes croissants du stockage plus ou moins contrôlé et même à leur insu des informations numériques sur des supports internes (ordinateurs individuels, serveurs de fichiers et de courriels, tablettes de lectures, téléphones mobiles, périphériques de stockage amovibles, pour ne nommer que ceux-là). Sans compter la résurgence potentielle de documents technologiques qu’on aurait crus détruits. Quel organisme peut se targuer d’harnacher efficacement ses données numériques sans qu’une partie de celles-ci se retrouve de façon volontaire ou par malveillance dans la globoshère : dans une boîte de courriel quelconque sur un autre continent, sur un iPod nano dérobé sur une plage, par exemple.

Quand on y pense, les moyens extraordinaires que les sociétés modernes disposent aujourd’hui pour partager, pour collaborer et pour diffuser de l’information ont une puissance telle qu’ils contribuent à une meilleure efficacité et une efficience jusqu’alors jamais égalée. Mais cette qualité indéniable fragilise aussi les organisations et la protection des renseignements personnels. Tout un paradoxe!

Nous savons tous, même si nous ne sommes pas toujours en mesure de l’évaluer précisément, que la production des données numériques connaît une croissance exponentielle. Celles-ci sont généralement sous la gouverne des unités de gestion des ressources informationnelles ou grâce au Web 2.0, susceptibles de s’incruster dans des puits sans fond des unités de copies de sécurité ou des médias sociaux, par exemple. Sans compter, évidemment, la surmultiplication des exemplaires dans un contexte d’absence de gestion de leur cycle de vie.

Les spécialistes de la gestion documentaire et les archivistes de la deuxième décennie du XXIe siècle sont confrontés avec de tels « gisements » plus ou moins structurés dont la gestion et l’élagage sont souvent humainement impossibles. C’est pourquoi, il est devenu urgent que la formation des futurs intervenants professionnels et techniques soit revue en fonction de cette réalité et qu’elle soit associée à un champ d’expertise priorisant l’acquisition des connaissances et le développement d’un savoir-faire en management d’une ressource. Ressource organisationnelle et sectorielle d’ailleurs, on en conviendra toutes et tous, la plus difficile à gérer dans une organisation en raison de ses caractéristiques, de la variété des contenus et de la quantité.

Une réflexion à poursuivre dans un prochain billet.

Michel Roberge

373 - Quand la fiction rattrape la réalité

Dans son septième opus, Louis Hamelin (La constellation du lynx. – Montréal : Boréal, 2010. – 594 pages) raconte, sous forme romanesque, les vrais événements de la Crise d’octobre 1970 : un diplomate britannique enlevé et le ministre du Travail kidnappé par deux cellules terroristes du FLQ (Front de libération du Québec), ce dernier retrouvé inanimé dans le coffre d’une voiture dans le stationnement d’une base militaire dans la banlieue sud de Montréal.

L’écrivain met alors en interaction une grande quantité de personnages aux noms modifiés dont, entre autres, un dénommé Chevalier Branlequeue, éditeur, poète et professeur de littérature à l’Université du Québec à Montréal (UQAM) et un de ses étudiants et « tâcheron de plume » Samuel Nihilo (Sam pour les intimes). Dans la trame dramatique, comme on peut le constater dans l'extrait reproduit ci-dessous, l’auteur incrimine ce dernier qui, à la recherche de la vérité sur cet assassinat ou sur cet accident, a subtilisé certains documents versés à la Bibliothèque nationale (BN) après la mort, en 1999, de son mentor :

« Sam posa devant lui, sur son bureau, la grande enveloppe jaune marquée Affaire de poulets. La méthodologie n’avait jamais été le fort de Chevalier, ni les dossiers bien rangés, les chemises de carton avec un thème ou un sujet bien identifié, les fiches de références, les étiquettes autocollantes. Il était plutôt du genre à fourrer des coupures de journaux et des feuilles volantes couvertes de gribouillis et pliées en quatre n’importe comment dans une enveloppe semblable à celle que Samuel tenait maintenant dans ses mains.

À l’UQAM, cette enveloppe bien épaisse et fatiguée avait attiré son attention, parmi un tas de paperasse de moindre intérêt à première vue. […] S’accordant la préséance sur les gratte-papier de la BN, Sam l’avait glissée ni vu ni connu dans son porte-documents. Il serait toujours temps, ensuite, de faire suivre le tout au Fonds Chevalier-Branlequeue des Archives nationales. » (p. 84)

Dans la foulée des articles récents publiés dans le journal Le Devoir concernant le vol d’une partie de notre mémoire patrimoniale, admettez avec moi l’à-propos de la fiction!

Michel Roberge

372 - Appel à la numérisation de la mémoire des Québécois

Je vous invite toutes et tous à signer cet appel à la numérisation du patrimoine culturel québécois lancé par Bibliothèque et Archives nationale du Québec (BAnQ), la Société des musées québécois (SMQ) et 18 autres organismes :

« Devant la nécessité de garantir la conservation du patrimoine culturel québécois et d’assurer sa présence sur le Web, le comité multidisciplinaire du Réseau québécois de numérisation patrimoniale (RQNP) invite les citoyens et les professionnels de l’information, de l’éducation et de la culture à soutenir son action en signant l’Appel à la numérisation du patrimoine culturel québécois ».

En lançant cette invitation, je ne veux surtout pas alimenter le débat à savoir qui de Google ou autre organisation devrait réaliser la numérisation des documents. Je crois cependant essentiel d'appuyer toute action qui a pour objectif la diffusion et par conséquent la protection des traces tangibles de ce qui fait de nous une nation francophone en Amérique.

Michel Roberge

371 - Cote pour document électronique

« Existe-t-il une cote spécifique pour les documents électroniques? » : étrange cette question posée cette semaine dans le forum ADBS! Je ne sais trop de quels documents électroniques il en retourne. Mais, à première vue, un document est un document, qu’il soit en format papier ou technologique.

Dans tous les cas, on a affaire à de l’information consignée sur un support qui, évidemment, a ses propres caractéristiques. Mais il n’en reste pas moins qu’il s’agit documents. Si on imprime le document électronique, donc si on en fait une copie ou vice versa si on numérise un document en format papier pour en faire une image numérique, n’a-t-on pas affaire aux mêmes documents? Si l’unité documentaire en format papier porte la cote XYZ, il me semble, en toute logique, qu’il n’y a aucune raison que la version électronique soit liée à son dossier de la même manière.

Avec l’expérience, il me semble que ce n’est pas parce qu’on gère depuis plusieurs années de plus en plus de documents électroniques qu’il faut chercher midi à quatorze heures. L’apport de notre métier dans les organisations est déjà suffisamment difficile à valoriser.

Le principe philosophique Keep It Strickly Simple (KISS) selon lequel la simplicité « devrait être le but recherché et que toute complexité non nécessaire devrait être évitée », ne devrait-il pas être aussi appliqué au domaine de la gestion documentaire?

Michel Roberge

370 – On en parle depuis…

Intéressant ce générateur de statistiques et de références de Google : Books Ngram Viewer. En traitant le contenu de plus de 5 millions de livres numérisés (plus de 500 milliards de mots indexés), les robots de Google peuvent fournir des données statistiques jusqu’alors non disponibles. Dans plus de neuf langues, il est possible de lister et de consulter les ouvrages et les articles dans lesquels tels mots ou telles expressions y apparaissent. Et avec la croissance du corpus de livres traités par cet engin, les données affichées seront de plus en plus précises.

Par exemple, on sait que les premiers principes du « Records Management » ont été énoncés, aux États-Unis, à partir de 1947. Le graphe de Google l’illustre bien :

Voyez le résultat étonnant avec le mot « Archiviste » de 1800 à 2000 :

Michel Roberge

369 - Une bibliothèque très accueillante

Lu pendant le congé des fêtes de Noël dans Un livre sans nom (Anonyme. – Paris : Sonatine Éditions, 2010. 461 p.), un des meilleurs polars que j’ai lu à ce jour et dont on annonce déjà la sortie en janvier et en juin 2011 de deux autres tomes :

« La bibliothèque municipale de Santa Mondega était tout simplement gigantesque : Miles Jensen ne pouvait s’empêcher de se demander pourquoi un trou aussi perdu et pourri que Santa Mondega nécessitait de telles ressources, et en quoi il les avait méritées. D’abord, la bibliothèque s’étendait sur trois niveaux. Plus impressionnant encore, chaque étage était aussi grand qu’une piste d’athlétisme. Il y avait des rangées et des rangées de livres alignés sur des étagères, jusqu’au plafond, haut de neuf mètres. Chaque étage disposait d’une agréable salle de lecture, à l’écart des rayonnages, avec par-dessus le marché distribution gratuite de café part un groupe de serveuses extrêmement aimables, qui se précipitaient dès qu’un lecteur en souhaitait un nouveau. » (page 237)

Quand nos bibliothèques publiques seront-elles aussi accueillantes ?

Michel Roberge

368 – Haïti, un an plus tard

Un an plus tard, les nouvelles qui nous viennent d’Haïti sont déprimantes et on nous dit qu’il faut être patient. La reconstruction ne se fera que sur une décennie ou davantage. Dans le chaos politique, le drame humain est insupportable. Et on se sent incapable d’apporter sa contribution individuelle pour venir en aide à une population qui a eu plus que son lot de catastrophes.

Dans des billets antérieurs (205 et 288) j’avais aussi soulevé le problème de la récupération et de la réorganisation des documents administratifs des organismes publics et des organisations du secteur privé haïtien. Le 25 janvier, je m’étais même proposé comme ressource bénévole auprès du Bouclier bleu, un organisme qui se disait à la recherche d’intervenants potentiels. Jamais je n’ai reçu ni de confirmation de la réception de mon offre et, évidemment, jamais il n’y a eu de suite à cette communication électronique. J’avais aussi communiqué avec la Gouverneure générale du Canada, madame Michaëlle Jean, Haïtienne d’origine, pour la sensibiliser à ce volet de la remise sur pied de l’administration du pays en ruine. Une réponse polie s’est limitée à me remercier pour l’intérêt porté par la cause. Pour sa part, le Consulat d’Haïti à Montréal n’a même pas daigné répondre. Désolant.

Un an a passé : à peine 5 % des ruines ont été déblayées et la vie continue tant bien que mal. Le quotidien des sinistrés repose sur des assises plus que fragiles. On dit que des interventions d’urgence ont été menées pour récupérer et protéger le patrimoine culturel de la nation. Mais il me semble que l’avenir passe aussi et peut-être davantage par le présent et la reconstitution de la mémoire administrative pour la gérance et la défense des droits et des devoirs des citoyens. Il est certain que l’ampleur de la tâche est colossale et qu’elle doit être accomplie sur une multitude de facettes : humaines, politiques, économiques, sociales, culturelles et, par déformation professionnelle, administratives.

Michel Roberge

367 - Avec des « si » on va à Paris…

« Si l’archivistique est un effort de représentation d’une personne alors, comment représenter l’espace personnel d’une vie (ma chambre, mon bureau et ma vie étendue sur le Web). »

Lu dans un syllabus de cours de 2e cycle.

Sans commentaires.

Michel Roberge

366 - Hors du secteur public point de salut

J’ai été piqué au vif par ce court billet publié sur le blogue de Geneviève Le-Blanc qui souligne, à juste titre, « qu’il faudrait que cesse cette très vieille habitude d’associer uniquement le secteur public avec le monde des archives », que les « enseignants doivent arrêter de se retrancher vers les besoins du Public comme si c’était un déshonneur pour un étudiant d’envisager d’aller dans le privé » et que les « archivistes du Public doivent arrêter de regarder les archivistes du Privé comme des parasites ou des incongrus ».

L’à-propos de ce commentaire qui pourrait aussi être valable de ce côté-ci de l'Atlantique : un article publié sur le site de l’etudiant.fr et intitulé : Frédéric Troilo, 30 ans, archiviste en auto-entreprise après un master pro archives dont la démarche trouve un appui du président de l’Association des archivistes français. Ce qui ne semble pas être l’opinion de tous si on en juge l’extrait d’un billet publié sur le forum archives.fr : « Attention donc à ces formules modernes qui génèrent précarisation, dévalorisation professionnelle et déstabilisation du marché ».

Après 25 ans à la direction de l’entreprise que j’ai fondée avec des collègues alors que j’avais à peu près le même âge que Frédéric Troilo, aurais-je donc contribué à la dégénérescence de mon métier?

Michel Roberge

365 - Analyseurs sémantiques et classification des fichiers informatiques

Depuis quelques années, des solutions logicielles d’analyse sémantique du contenu de fichiers informatiques composés de textes sur le marché. Ces outils puissants sont en mesure d’évaluer la structure syntaxique d’une phrase à partir de son sens. Le contexte d’utilisation des concepts ayant plus de poids que celui des mots. Prenons par exemple le mot « TABLE » : selon les définitions proposées par le dictionnaire du correcteur orthographique Antidote RX, il peut signifier à la fois :

• un meuble : une table où on prend les repas;
• la nourriture servie sur ce meuble : les plaisirs de la table;
• le meuble et le repas servi dans un restaurant : la meilleure table en ville;
• l’ensemble des personnes qui prennent leur repas autour de ce meuble : elle amuse toute la table avec son humour;
• un meuble servant à d’autres usages que les repas : table de travail, une table de jeu…;
• une surface plane naturelle : une table de granit;
• la partie plane d’un objet : une table d’enclume;
• la partie d’un instrument de musique sur laquelle les cordes sont tendues;
• une surface plane rectangulaire de petites dimensions sur laquelle on écrivait : une table de cire;
• la présentation d’informations sous forme de liste ou de tableau : une table analytique, chronologique, une table des conjugaisons…;
• un ensemble de personnes réunies à des fins de discussion : une table de concertation;
• …

Dans tous les cas, le contexte est essentiel pour donner un sens aux mots. Or ces analyseurs sémantiques, produits d’intelligence artificielle et de traitement du langage naturel, peuvent devenir de puissants assistants pour la classification automatisée des fichiers informatiques existants et futurs. Le tout en lien avec un schéma de classification hiérarchique des documents administratifs. Encore faut-il que cette arborescence soit de qualité supérieure dans son architecture logique et dans l’énoncé significatif des rubriques qui la composent. Plus la structure de classification est complète et rédigée à partir du vocabulaire propre aux activités et aux processus d’affaires et de gestion interne de l’organisation, plus les suggestions de classification et de classement des documents technologiques seront pertinentes.

Encore une autre bonne raison pour concevoir et développer des plans de classification à partir de principes directeurs rigoureux.

Michel Roberge

364 - Heureusement il y a les documents!

Lu dans La preuve électronique au Québec (Mark Phillips. – Montréal : LexisNexis, 2010. – page 4) :

« Il paraît que dans une certaine société peu développée, la conclusion d'une transaction immobilière s'accompagnait d'un rituel haut en couleur où les participants et leurs familles, voire même tout le village, s'habillaient en tenue de fête, la transaction s'accompagnant d'un cérémonial impressionnant. À un moment donné, les enfants étaient rassemblés sur la place et ensuite battus pour leur imprégner le souvenir indélébile de l'événement. Ainsi, on pouvait espérer que même plusieurs décennies plus tard, le souvenir de la transaction serait conservé. Le document permet de faire l'économie de telles barbaries. Le document peut constituer un artefact durable. »

Michel Roberge

Bonne et heureuse année 2011

Merci à toutes et à tous pour l'intérêt constant que vous portez au contenu de ces carnets. Et comme comme on disait autrefois au Québec : ... et le Paradis à la fin de vos jours! Et, à bien y penser, pourquoi pas avant.

Michel Roberge