406 - Le plaisir de feuilleter un livre... électronique

Le fait de feuiller les pages d’un livre vous manque lorsque vous utilisez votre tablette de lecture. Rassurez-vous : l’Université d’Osaka veille au grain. Voici une vidéo qui présente un appareil qui pourrait recréer la sensation de tourner des pages lorsqu’on utilise un livre électronique : le Paranga. Une illustration qu’il n’y a pas de limite à l’imagination humaine :



Avouez qu’en terme de portabilité, on repassera!

Michel Roberge

405 - Quand vient le moment de choisir...

Pour conseiller et accompagner une organisation dans la gestion efficiente de ses documents à la fois en format papier et technologiques, il faut cumuler un bagage de connaissances, d’expertise, de savoir-faire et de savoir-être. Le corollaire est aussi vrai : une organisation qui a pour objectif d’intégrer à ses processus d’affaires un système de gouvernance de la ressource qui documente ses activités tout en protégeant ses droits ne peut prendre le risque de s’appuyer sur des intervenants qui, du jour au lendemain, s’improvisent spécialistes ou s’autoproclament chefs de file.

Un projet de gestion documentaire repose sur une réflexion incontournable sur les objectifs de l’entreprise et de ses dirigeants, sur les choix des cibles qui en découlent, sur l’approche conceptuelle et opérationnelle du système à mettre en place. L’organisation doit avoir l’assurance que la démarche qui s’en suivra s’appuiera sur une méthodologie structurée où chaque phase de conception, de développement, de déploiement et de maintenance sera pilotée de main de maître par des intégrateurs expérimentés. Comme il faudra d’abord agir sur les processus avant de privilégier telle ou telle solution technologique, il est donc impératif pour un organisme de s’associer avec des spécialistes d’expérience.

Quand vient le moment de choisir l’équipe de champions qui accompagneront les dirigeants, les gestionnaires et le personnel dans la démarche, il est important de vérifier sur le terrain les affirmations énoncées dans la documentation marketing et sur le site Web. Il faut s’enquérir de la méthodologie proposée et exiger d’en visualiser la documentation. Il est aussi essentiel de demander le dépôt des CV détaillés des intervenants proposés. Comme le schéma de classification est la principale composante du système à intégrer, les principes directeurs pour sa construction doivent aussi être clairement exprimés. Et il faut prendre le temps de comparer les offres, de les étudier, de s’enquérir des résultats obtenus dans d’autres organisations citées dans les CV, de rencontrer les personnes clés avant de prendre une décision uniquement basée sur les honoraires. Le rapport qualité/coût doit être considéré. Et la qualité doit être privilégiée à un coût raisonnable.

Aucune organisation n’a le moyen de se permettre d’engager ses ressources dans une aventure qui risquerait de se conclure par un résultat mitigé, voire un échec. La gestion des documents d’activités d’un organisme est un incontournable comme l’est la gestion des autres ressources (humaines, financières, matérielles…). Un échec dans la gestion des ressources documentaires laisse un goût amer. Il est difficile de remobiliser le personnel lorsque vient le temps de reprendre l’exercice.

Le choix d’un partenaire sérieux, compétent, expérimenté, en mesure de prouver ses affirmations ne doit définitivement pas se faire à la légère. De plus, le fait de voir apparaître dans la signature d’un proposeur de services les mots « Archiviste », « Leader », « Chef de file », « Expert »… ou les expressions « Gestionnaire de documents » ou « Records Manager » n’est pas nécessairement gage de crédibilité.

Michel Roberge

Dernières révisions et mise en page finale : Le schéma de classification hiérarchique des documents administratifs

La mise en page de l'ouvrage est complétée. Il comptera environ 500 pages et plus de 350 illustrations, graphiques, tableaux et exemples de formulaires pour la conception, le développement, le déploiement et la maintenance d'un schéma de classification.

L'Index alphabétique est terminé. La révision d'ensemble se poursuit et l'échéancier initial de réalisation est toujours respecté : il sera lancé au cours du mois de mai prochain. Dans quelques semaines, il sera possible de réserver votre exemplaire. Je vous tiendrai informés. D'ici là, vous pouvez consulter la version définitive du plan de rédaction.

Michel Roberge

404 - Un musée des TI d’hier

Les technologies évoluent à un rythme ahurissant. Après 35 ans de métier, on ne peut qu’avoir été un témoin privilégié de la transformation majeure des processus d’affaires dans les organisations directement influencés par l’introduction de nouveaux outils de travail dont certains sont disparus presque aussi rapidement qu’ils ont fait leur apparition. Heureusement, certains passionnés en ont gardé la trace visuelle.

C’est le cas de cette galerie de photos d’ordinateurs stockées sur flickr.com qui nous replonge dans un passé plus ou moins récent. Grâce au moteur de recherche, il est possible de faire découvrir des TI qui ont fait l’émerveillement d’une autre génération…

Michel Roberge

403 - ISO 15489 et la qualité d’un schéma de classification

Au cours de la rédaction de mon livre sur la conception, le développement, le déploiement et la maintenance de schémas de classification de qualité supérieure pour les documents administratifs, j’ai voulu, entre autres, arrimer la méthodologie proposée aux recommandations de la norme ISO 15489 « Records Management ». Or, en consultant le chapitre 4.2.2.2 de la partie 2 (Guide pratique), force est de constater que l’exemple fourni pour illustrer les principes directeurs suggérés par la norme ne correspond pas aux règles énoncées.

D’une part, la norme parle d’activités, d’actions et d’opérations ainsi que de « représentations séquentielles des processus de travail ». Alors que l’exemple qui suit est composé d’un mélange d’activités, d’actions et d’objets sans actions énoncés dans une logique plus ou moins rigoureuse. Tout à fait à l’image même de la majorité des schémas de classification malheureusement développés dans un grand nombre d’organisations.

La révision annoncée de la norme au cours des prochains mois devrait reposer sur plus de rigueur afin de soutenir l’établissement de structures classificatoires efficientes.

Michel Roberge

402 - Les ancêtres de Google

La généalogie du moteur de recherche Google vous intéresse? Voici une infographie qui permet de remonter aux sources (1990) de cet outil indispensable de navigation sur la toile.

401 - Information et savoir

« Le savoir pourrait également être infini dans un système de communication où les hyperliens s’étendraient à toute chose – sauf que, bien sûr, un tel système ne saurait exister. Nous produisons bien plus d’informations que nous ne pouvons en numériser et, de toute façon, l’information n’est pas le savoir. Pour connaître le passé, nous devons en dégager les vestiges et apprendre à en tirer un sens. »

Lu dans Apologie du livre (page 178) publié chez Gallimard en 2011 par Robert Darnton, historien et directeur de la bibliothèque d’Harvard.

Michel Roberge

400 - Anticipation technologique

Merci à Bruno Guglielminetti d’avoir attiré mon attention sur cette vidéo « A Day Made of Glass... Made possible by Corning » que j’aimerais partager avec vous afin de souligner la mise en ligne de mon 400e billet.

Remarquez bien les scènes où les protagonistes consultent les dossiers de production. J’avais fait référence à cette possibilité en décembre 2009 dans la conclusion (page 13.2) de mon livre sur La gestion intégrée des documents (GID) après avoir pris connaissance des travaux du Groupe des interfaces fluides du Massachusetts Institute Technology (MIT) et son projet Sixième sens (Sixth Sence).



Et dans la même veine...



...ainsi que celle-ci :




Michel Roberge

399 - Plus ça change, plus c’est pareil! (2)

« Quand nous faisons défiler un texte sur notre écran, ne retrouve-t-on pas quelque chose de ce que les lecteurs de volumina, de rouleaux, pratiquaient autrefois, autrement dit, la nécessité de dérouler un texte enroulé autour d’un support en bois, comme on en voit encore dans certains vieux cafés de Vienne? » Jean-Claude Carrière.

Lu dans N’espérez pas vous débarrasser des livres. - Paris : Grasset, 2009. - pp. 121.

Michel Roberge

398 - Management des documents d’activités (ISO 30300)

Les collègues français viennent de publier (3 mars 2011) un Livre blanc intitulé Introduction à la série de normes ISO 30300 – Système de management des documents d’activité – Intégration du records management et perspectives d’évolution de l’ISO 15489 [ouf!]. Un document publié sous les auspices de l’AFNOR, de l’Association des archivistes français (AAF) et de l’Association des professionnels de l’information et de la documentation (ADBS). Et ils ont retenu l’expression « documents d’activité » pour « records », ce que je trouve très intéressant comme choix. Je suis même prêt à l'intégrer dans mon discours [en écrivant cependant le mot « activité » au pluriel] en parallèle avec l'expression « documents administratifs » utilisée au Québec depuis le début des années 80.

Ce document d’une trentaine de pages présente l’échéancier de production des nouvelles normes de la série ISO 30300 et annonce, enfin, une révision de la norme ISO 15489 sur un horizon de 3 à 4 ans. Dans ce dernier cas, j’ose espérer que sa réécriture sera grandement améliorée pour une meilleure compréhension.

Sur le continent européen, la normalisation du Records Management (maintenant le Management des documents d’activités) alimente définitivement davantage les discussions et les écrits qu’au Québec où la pratique de la gestion des documents administratifs remonte au début des années 70. Est-il surprenant qu’en annexe de ce livre blanc aucune expérience québécoise ne soit présentée comme ayant « tiré les bénéfices d’un recours à la normalisation » ? Ou désolant ?

397 - Former des champions de la GID (7)

Dans un billet précédent (billet 393), je concluais que les appellations Archives, Archivistes et Archivistique n’avaient pas la cote dans le langage de la gouvernance d’un organisme public ou d’une organisation du secteur privé. Cette semaine, sur l’excellent blogue de Jean-Pascal Perrein (Points de vue sur l'information Sa gouvernance, ses usages, sa gestion dans nos organisations), un sondage plutôt révélateur.

À la question « Où se rattache la gouvernance de l’information? », 31 % des répondants la font relever de la Direction générale et 24 % de la Direction de l’organisation et des systèmes d’information. La Direction des archives physiques et numériques) arrive au 6e rang avec un maigre 4,17 %. Comme quoi, il faut donner un solide coup de barre pour revaloriser le métier et le repositionner dans le management d’entreprises.

Michel Roberge

Hors série - Quatre des plus belles bibliothèques du monde

Au cours de ma vie professionnelle, j’ai eu l’occasion de voir la Bibliothèque nationale du Québec (Montréal), la Public Library of Canada (Ottawa), la Bibliothèque nationale de France – Sites Richelieu et François Mitterand (Paris), la Bibliothèque royale de Belgique (Bruxelles), la Biblioteca de Catalunya (Barcelona), la Biblioteca de la Universitad de Salamanca, la Vancouver Public Library, la Library of Congress (Washington), la New York Public Library et la Boston Public Library.

J'attends des invitations pour visiter celles-ci, classées parmi les plus belles bibliothèques du monde : la bibliothèque Thiers (Paris), la bibliothèque du Trinity College (Dublin), la bibliothèque du Monastère de Strahov (Prague) et The George Peabody Library (Baltimore).

Michel Roberge ;-)

396 - Former des champions de la GID (6)

En surfant sur la Toile, j’ai eu l’idée, au cours du week-end, de consulter l’Annuaire 2010-2011 de l’École des sciences de la gestion de l’Université du Québec à Montréal (UQÀM), à la recherche de repères pour y associer la GID. À la page 195, une note s’adresse aux personnes intéressées à certains programmes ayant un lien évident avec le management tel que la gestion ou l’administration des services publics ou municipaux, l’informatique de gestion, l’administration scolaire, le marketing [et j’en passe] offerts dans d’autres facultés. Et devinez quoi : les personnes qui sont à la recherche d’une formation en gestion des documents et des archives doivent consulter le répertoire de la Faculté des sciences humaines. Une belle illustration que cette fonction est étroitement liée avec les sciences de la gestion (voir mon billet 386).

Michel Roberge

395 - Hypertexte en papier

Voici une création artistique qui transpose en mode analogique pour le plaisir de l’œil une technologie invisible mais dont ne pourrait se passer : l’œuvre de la designer allemande Maria Fisher, présente le livre Traumgedanken (Pensées sur les rêves) qui « renferme des extraits littéraires, philosophiques et psychologiques sur les rêves reliés entre eux par des fils de couleurs. Dans cet univers onirique, les lecteurs sont invités à naviguer entre les textes en remontant ces fils d’Arianne, qui matérialisent la fragilité et l’aspect mystérieux d’un songe ».

Je vous souhaite de beaux rêves.

Michel

Hors série : Que nous réserve l'avenir ?

« L'futur d’hier r'ssemble pas pantoute à aujourd’hui. J'ai ben hâte de voir c'qui nous attend dans qu'ques années ! »

Réflexion de Ives d'Arch, archiviste détective, héros plutôt flyé de mon futur roman en gestation qui devrait avoir pour cadre le Québec, Paris ainsi que la Catalogne et qui sera peut-être une réalité au cours des prochaines années. Qui sait ? Le futur d'aujourd'hui...

Michel Roberge

394 - Ce que le livre électronique et le MP3 n’offriront jamais

Les technologies de l’information sont séduisantes mais elles ne pourront jamais rivaliser avec une autre forme du génie humain : l’architecture et les arts décoratifs. À preuve, la deuxième plus belle librairie du monde selon le journal britannique The Guardian : El Ateneo Grand Splendid, la plus grande librairie d’Amérique du Sud située au 1860 de l’avenue Santa Fé, à Buenos Aires (Argentine). Autrefois un théâtre-cinéma traditionnel, le superbe édifice construit en 1919 a été aménagé sur trois étages afin d’offrir plus de 2000 mètres carrés de surface pour l’offre de son catalogue de livres et de musique. Avec des espaces de lecture aménagés dans les balcons et un café sur la scène.

Dans le palmarès du Guardian, le Grand Splendid est déclassé par le Boekhandel Selexyz Dominicanen de Maastricht (Hollande).

Il y a de quoi donner le goût à la lecture… d’un bon livre.

Michel Roberge