La théorie des trois âges développée par l’américain Schellenberg repose sur l’état dans lequel se trouvent les documents, par conséquent les dossiers par rapport à la gestion des activités des organisations : actifs, semi-actifs ou inactifs. Or, dans la vraie vie, la frontière des phases de ce triptyque existentiel est plutôt perméable, parfois même artificielle. Ainsi, même dans les deux premiers stades de la vie des unités documentaires, force est de constater que certaines d’entre elles, au sein d’une même série documentaire (rubrique du schéma de classification), sont plus ou moins actives ou semi-actives que d’autres. Ce qui n’est évidemment pas le cas pour le statut d’inactivité. Dans la réalité, le concept des trois âges s’éclate en multidegrés d’usages. Et on sait maintenant qu’il est de plus en plus impossible d’appliquer ce modèle rigide dans un environnement de dossiers 100 % technologiques, voire hybrides (composés en partie de documents en format papier et technologiques).
Dans une organisation, les documents et les dossiers doivent être conservés tant qu’ils sont utiles : à des fins de management en général, pour leur valeur financière ou leur valeur juridique, pour protéger les propriétés intellectuelles, les informations stratégiques et sensibles de l’organisme, les droits de ses partenaires, de ses fournisseurs et de ses clients, les renseignements personnels qu’elle détient. Elle doit assurer son existence et la continuité des affaires dans un environnement normatif, légal, réglementaire et sociétal et gérer les risques de disponibilité ou de non-disponibilité de l'information. L’information consignée sur un support qui a été créée, reçue ou expédiée, élément de preuve d’une activité en lien avec la mission ou la gestion interne, est utile à court, moyen ou long terme (voire en permanence). Et la majorité de ces documents, fédérés en dossiers faut-il le rappeler, deviennent un jour inutiles à des fins de management : leur sort final préétabli (à détruire ou à conserver comme document d’archives – mémoire historique organisationnelle) permet de les extirper des réservoirs d’informations managériales.
Sur la base de ce principe universellement reconnu, on devrait adopter un nouveau modèle conceptuel de gestion du cycle de vie en deux temps : une durée de vie utile (en nombre total d’années ou sur une base temporelle plus petite - mois, semaines ou jours -, selon les besoins) et un sort final lorsque les documents et les dossiers n'ont plus d'utilité pour la gestion des activités qu'ils documentent : à détruire, à conserver en totalité comme documents d’archives ou à trier (conserver les documents ou les dossiers ayant une valeur d’archives et détruire le reste).
Au besoin, pendant la période d’utilité, un ou des sites de conservation pourraient être assignés plus spécifiquement pour les dossiers 100 % ou en partie papier pour lesquels des modalités d’entreposage se traduisant par une localisation autre que celle des unités administratives s’imposent.
Le tableau annoté qui suit illustre ces propos (cliquez sur l’image pour l’agrandir).
Michel Roberge
1 commentaire:
Je suis très heureux de votre initiative. Déjà, lors d'une conférence au congrès de l'AAQ en 2006, j'ai remis en question le cycle de vie tel qu'appliqué au Québec, notamment dans le milieu des organismes publics soumis à la Loi sur les archives. Cette année, au congrès de Lévis, une table ronde portera là-dessus. Je compte bien reprendre votre modèle pour le discuter. Personnelement, je préconise le modèle de la DUAL: durée d'utilisation administrative et légale. On en reparlera... Merci!
Daniel Ducharme
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