Dans le cadre des XII Jornadas
Archivisticas qui se déroulent à Guanajuato (voir mon billet précédent), on m’a
demandé d’animer un atelier d’une journée sur La conception, le développement, le déploiement, la maintenance et l’évolution
d’un schéma de classification hiérarchique des documents d’activités.
Dans un premier temps, nous prenons en
compte les Caractéristiques générales d’un schéma de classification hiérarchique :
l’arborescence logique de rubriques,
les règles pour l’évaluation de sa qualité structurelle ainsi que celles pour
sa notation (association à un système de codification).
Nous abordons ensuite le volet Conception
d’un schéma de classification hiérarchique pour les documents d’activité en
énonçant les caractéristiques de l’ensemble à classifier (les documents
et les dossiers) ainsi que les principes directeurs pour la conception de la
structure classificatoire.
Puis vient la phase de Développement
du schéma de classification hiérarchique abordée sous l’angle des cinq
thèmes suivants : une démarche qui se veut participative et collective,
les règles pour l’établissement de l’arborescence des rubriques, le processus
de validation, d’adoption et d’approbation de l’arborescence, la production
d’un guide d’utilisation et la mise en vigueur du schéma de classification.
Cette étape franchie, on peut se concentrer sur les modalités de Déploiement du schéma de classification : la formation initiale du personnel, le
traitement des dossiers et des documents, les ajustements en cours de
déploiement ainsi que les bilans sectoriels.
Enfin, pour assurer la pérennité de cet outil structurant des ensembles
de documents et de dossiers, des activités pour la Maintenance et l’évolution du schéma de classification doivent être
planifiées : l’évaluation continue de l’arborescence de classification, l’anticipation
des types de modifications potentielles, le processus de mise à jour de l’arborescence
ainsi que la formation continue, l’accompagnement et le soutien du personnel
utilisateur des documents.
Michel Roberge
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