616 - Conférence ISACA Montréal : L'établissement d'un plan de gouvernance documentaire dans un contexte de GID

Voici un résumé de la conférence présentée devant les membres de la Section de Montréal de l’ISACA (Information Systems Audit and Control Association), à l’Hôtel Novotel le 2 octobre 2012.

Après avoir mis en contexte le concept de gestion intégrée des documents (GID) [notion de documents et de dossiers, définition de la GID, lien avec la gestion de projet], cette conférence a d’abord permis de caractériser les composantes d’un tel système :

·         le schéma de classification en tant qu’outil d’organisation arborescente, de classement et de conservation des documents,
·         les règles de conservation pour la planification de la durée de vie utile et du sort final des documents,
·         le logiciel de GID, outil d’enregistrement, de gestion des versions, de repérage, de consultation, de partage et de gestion du cycle de vie des documents
·       sans oublier les politiques, les normes, les directives et les procédures d’encadrement et de support pour la mise en application, le contrôle et la maintenance des composantes du système.

L’essentiel de l’exposé a porté sur la démarche d’élaboration d’un plan de gouvernance documentaire qui repose sur les trois principes suivants :

·         Se concentrer sur les utilisateurs des documents, acteurs principaux d’une gestion documentaire optimisée
·         Accompagner et soutenir les utilisateurs des documents afin d’accroître leurs compétences dans la gestion de leurs documents
·         Privilégier la transmission des savoirs et des savoir-faire sur les solutions techniques et technologiques

S’en est suivi une présentation des étapes de réalisation du document de planification pourprise de décision :
 
·         D’où on part ? (le diagnostic)
·         Où on veut aller? (les objectifs)
·         Comment on va y arriver ? (le plan de match)
·         Le sommaire exécutif (la prise de décision)

Michel Roberge