Voici une liste de métadonnées minimales nécessaires pour l’enregistrement et à la gestion des documents technologiques (fichiers informatiques et courriels) liés à des dossiers. Encore une fois, on remarquera le peu de données obligatoires à saisir par l’utilisateur des documents dans un système qui automatise au maximum la gestion documentaire :
Saisie
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Métadonnées
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Obligatoire
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Facultative
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Calculée
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Automatique
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| Identification du document | ||||
| Numéro d'identifiant unique |
n
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| Fonds documentaire |
n
| |||
| Schéma de classification |
n
| |||
| Code de classification |
n
| |||
| Subdivision (uniforme® ou spécifique®) |
n
| |||
| Subdivision nominative |
n
| |||
| Titre du document |
n
| |||
| Auteur du document |
n
|
n*
| ||
| Destinataire du document |
n
|
n*
| ||
| Date du document |
n
|
n*
| ||
| Type de document |
n
|
n*
| ||
| Support du document |
n
|
n*
| ||
| Détenteur du document |
n
| |||
| Poste de classement |
n
| |||
| Exemplaire (principal/secondaire) |
n
| |||
| Résumé du contenu du document |
n
| |||
| Informations complémentaires | ||||
| Mots clés issus du schéma de classification |
n
| |||
| Mots clés propres au document |
n
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| Statut du document (actif, semi-actif, détruit ou archivé |
n
| |||
| Date prévue de transfert en entreposage |
n
| |||
| Date prévue de sort final (à détruire ou à archiver) |
n
| |||
| Date effective de transfert en entreposage |
n
| |||
| Date effective de sort final (détruit ou archivé) |
n
| |||
| Documens essentiel |
n
| |||
| Contient des informations confidentielles |
n
| |||
| Contient des renseignements personnels |
n
| |||
| Référencement avec d'autres documents |
n
| |||
| Type de référencement (version suivante ou voir aussi) |
n**
| |||
| Référencement avec des d'autres dossiers |
n
| |||
| Type de référencement (version suivante ou voir aussi |
n**
| |||
| Modalités de transfert de support |
n
| |||
| Nombre de copies conseillées |
n
| |||
| Modalités de déclassement des dossiers (par volume ou pour l'ensemble des volumes) |
n
| |||
| Informations de gestion | ||||
| Numéro de règle de conservation |
n
| |||
| Nom de la règle de consevation |
n
| |||
| Durée de conservation - Statut actif |
n
| |||
| Durée de conservation - Statut actif - Commentaires |
n
| |||
| Durée de conservation - Statut semi-actif |
n
| |||
| Durée de conservation - Statut semi-actif - Commentaires |
n
| |||
| Sort final - Statut inactif |
n
| |||
| Mode de destruction |
n
| |||
| Commentaires généraux sur la règle de conservation |
n
| |||
| Justification légale de la règle de conservation |
n
| |||
| Justification administrative de la règle de conservation |
n
| |||
| * si document technologique ou courriel | ||||
| ** s'il y a référencement | ||||
D’autres métadonnées pour l'administration du système (utilisateurs, groupes d'utilisateurs, contenants, fonds documentaires, supports d'information, mots clés) seront présentées dans un prochain billet. Elles sont davantage du ressort de la personne responsable de la configuration du système. On peut consulter la liste des métadonnées pour le schéma de classification, la gestion du cycle de vie des documents et l’enregistrement des dossiers dans mes billets 721, 726 et 733.
Michel Roberge
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