811 – Pourquoi déployer un système de gestion des documents d’activité électroniques ?

Lu dans un article intitulé La Ged s'étend à tous les étages de l'entreprise publié sur le site Web DAFmag.fr  et rédigé par Jérôme Pouponnot qui répond à cette question qu'il situe dans une « démarche de mise à jour profonde du système d'information de l'entreprise » :

 

• «  Emménager dans de nouveaux locaux est souvent l'occasion d'optimiser l'exploitation de la surface en diminuant l'espace occupé par le support papier […];
• partager plus efficacement et plus rapidement les données entre les collaborateurs […]
• capturer un flux d'informations à ­l'instant T et de l'organiser pour le partager et/ou l'enrichir […]
• contrôler des flux grandissants de données […]
• faire un pas de plus dans le sens du ­développement durable […]
• Sans oublier l’impact « important en matière de relation client » lorsque le système est associé « à la mise en place d'un CRM ».

Vous l’aurez certainement remarqué, l’accent est mis sur l’exploitabilité des contenus dans un environnement technologique performant. La réflexion devrait toutefois se poursuivre en s’intéressant entre autres à la gestion du cycle de vie de ces documents, à l’assurance du respect de leur authenticité, leur fiabilité et leur intégrité.

De plus, de tels systèmes reposent sur les créateurs et utilisateurs des documents à tous les niveaux de l’organisation qui doivent être formés, accompagnés et soutenus pour assurer l’efficacité et l’efficience des solutions mises en place. 

Car il ne faut jamais l'oublier : il y a des humains qui tapent sur des claviers !

Michel Roberge